**在做PPT汇报时实现“分屏”，核心是把“观众看到的幻灯片”与“你自己看到的备注、计时器、提词信息、资料页面”等分开显示。**常见做法包括：在Windows或macOS中开启“扩展显示”，在PowerPoint中启用“演示者视图”，并在Zoom、Microsoft Teams、Google Meet等会议软件中选择正确的共享对象。**如果只有一台显示器，也可以用“以个人（窗口）浏览”的窗口化幻灯片方式，配合系统分屏来模拟。**对于投影仪、电视和无线投屏，优先使用扩展模式，避免镜像导致的屏幕冲突。下文给出系统级设置、PowerPoint内部开关、主流会议软件选项、常见故障排查与协作管理建议的全流程详解。

# PPT汇报如何分屏：多屏演示、双显示器与会议软件实战指南

## 一、分屏汇报的核心原理与适用场景
在“PPT汇报如何分屏”的问题中，**关键是把显示与共享的“上下文”分离，即一块屏专门给听众看幻灯片，一块屏给演讲者保留备注、资源与控制面板**。在实际演示中，这通常通过“扩展显示（Extend）”实现：操作系统把第二块设备（显示器、投影仪、电视）变成一个独立的桌面空间，PowerPoint可以将全屏幻灯片投射到这个扩展桌面，同时在主屏显示“演示者视图（Presenter View）”。与之相对的是“复制（镜像）显示”，它会把两个屏幕内容完全一致地输出，不利于隐藏演讲者备注，因此不适合“分屏汇报”。

分屏的常见场景包括：线下会议室的投影演讲、在线会议（Zoom/Teams/Google Meet）中的远程演示、培训与直播、多资料对照（如浏览器查资料+PPT播放）。**在视频会议中，分屏不仅要正确设置系统扩展，还要在会议软件里选对“共享对象”——共享正确的屏幕、或共享“窗口化的幻灯片”而非整个桌面，才能避免把演示者视图和隐私内容暴露给观众**。另一方面，使用硬件HDMI分配器和无线投屏（Miracast、AirPlay、Chromecast）也需要留意延迟与分辨率，避免出现动画卡顿或比例拉伸。掌握以上原则，才能在不同设备和环境下做到稳定的分屏演示。

## 二、Windows与macOS的扩展显示设置与窗口布局
要实现PPT分屏，第一步是在操作系统层面启用“扩展显示”。在Windows 10/11中，**使用Win + P快捷键呼出投影菜单，选择“扩展”即可**。随后进入“显示设置”，识别并排列显示器，定义主显示器（通常主屏设为自己面前的屏幕），调整分辨率与缩放倍率（建议两块屏幕的缩放尽量一致，例如都设置为100%或125%）。macOS中则在“系统设置-显示器”里勾选“扩展显示”，拖曳白色菜单栏到主屏，校准每块屏幕的分辨率与缩放（较新的macOS将其称为“更多空间/默认/较大文本”）。**保持两块屏幕纵横比一致（如都为16:9）的情况下，PPT在全屏播放时更不易出现黑边或压缩**。

布局方面，Windows 11提供“贴靠布局（Snap Layouts）”，可快速把会议窗口、资料网页、即时通讯等排列在主屏两侧；macOS可利用Split View或Stage Manager实现多窗口管理。**如果需要快速在不同虚拟桌面切换（尤其在线上会议期间），Windows的多任务视图与macOS的Mission Control都是高效工具**。当使用USB-C扩展坞或多合一转接器连接HDMI/DP时，优先选择支持DP Alt Mode或带宽更高的方案，避免因带宽不足导致高分辨率/高刷新不稳定。若用无线投屏（如Miracast或AirPlay），建议靠近接收端并使用稳定的企业Wi-Fi，降低延迟，确保动画与音频同步。

## 三、PowerPoint内部的分屏方法与演示者视图
在系统扩展显示设置完成后，第二步是在PowerPoint中激活“分屏演示”的内置机制。**打开PowerPoint-幻灯片放映-勾选“使用演示者视图”，并在“监视器”中选择具体输出屏幕**。当演示开始后，观众屏会看到全屏幻灯片，而你的主屏则显示演示者视图：包含备注、计时器、下一页预览、激光笔/画笔工具等。上台演讲或在线汇报都能通过这个布局实现高效掌控。需要临时对调主副屏，可在演示者视图的“交换显示”按钮快速切换，避免走位或误共享。

如果只有一块显示器或者需要在视频会议中更灵活地共享窗口，**可用“设置幻灯片放映-浏览型-由个人（窗口）查看（Browsed by an individual (window)）”**。此时播放的幻灯片不会全屏，而是在一个普通窗口里播放。结合操作系统的分屏布局，你可以一侧是PPT播放窗口，另一侧是提纲、脚本、即时聊天或会议控制台，达到“单屏模拟分屏”的目的。**另一个常用技巧是按Alt+F5（Windows）启动演示者视图的“受众模拟”模式，或使用“排练计时”，在排练阶段对语速与停顿进行微调**。在多份PPT之间切换时，避免同时打开多个全屏放映实例，建议先按Esc退出当前放映，再切窗口，以减少共享对象混淆。对于WPS Office演示等兼容套件，功能名称可能不同，但也提供窗口化播放与备注显示，原则相同。

## 四、视频会议软件中的共享选择与双显示器策略
在线会议时的“分屏汇报”，需要在会议软件中正确共享。**核心原则是：共享给与会者看的应该是“幻灯片内容”所在的屏幕或窗口，而非含备注的演示者视图；只有在特殊培训场景才会共享备注**。下表给出常见会议平台在PPT分屏上的操作要点与差异，便于按照你的设备与需求选择方案：

| 平台 | 推荐分屏方式 | 优点 | 限制 | 适用场景 |
|---|---|---|---|---|
| Zoom | 开启“使用双显示器”，共享放映屏；或用“共享窗口（窗口化幻灯片）”；另有“将幻灯片作为虚拟背景”功能 | 双屏时主持人控制台与观众画面分离；窗口共享更精准；虚拟背景模式更沉浸 | 虚拟背景需性能与光线；双屏需硬件支持 | 正式路演、线上培训、需要频繁切换资料 |
| Microsoft Teams | 使用“共享窗口”或“PowerPoint Live”；双屏时共享放映屏 | PowerPoint Live便于共同查看与翻译字幕；窗口共享避免备注泄露 | 某些动画/嵌入对象在Live模式下有兼容性差异 | 周会、评审、跨部门协作 |
| Google Meet | 共享“一个窗口”或“一个标签页”；必要时共享整个屏幕（扩展屏） | 浏览器标签页共享编码效率高；窗口共享更稳妥 | 标签页共享更适合网页演示；PPT动画需充分测试 | 轻量会议、跨网关环境 |

在Zoom中，**可在设置中启用“使用双显示器”（Zoom Support, 2024），让会中管理面板与共享内容分离**。当PowerPoint在扩展屏全屏放映时，选择共享该扩展屏即可。若你采用窗口化幻灯片，则仅共享该窗口，避免泄露其他应用内容。Zoom另提供“将幻灯片作为虚拟背景”，把演讲者叠加在PPT上，适合线上路演与直播，但需注意机器性能与抠像环境。Teams中，**“PowerPoint Live”能直接把PPT上传到会议，会中并提供字幕、翻译、共同浏览等增强功能（Microsoft, 2023）**；若动画较复杂，建议改用“共享窗口”或“共享扩展屏”。Google Meet则更适合浏览器演示，**共享“一个标签页”编码效率高**；但在PPT本地播放时，推荐共享窗口或扩展屏，保障动画同步与清晰度。

**双显示器策略**：如果你使用两块物理屏，建议把会议控制台（与会者列表、聊天、录制按钮）放到主屏，PPT放映到扩展屏，然后在会议软件中只共享扩展屏或PPT窗口。这样，你的聊天记录、私聊、笔记与通知都不会被观众看到。若只有一块屏幕，采用窗口化幻灯片并共享该窗口最安全；如果必须共享整个屏幕，则务必关闭通知、隐藏敏感应用，或启用“勿扰模式”。在线上培训需要频繁切换应用（例如演示代码/浏览器/白板）时，**可把常用演示窗口固定到扩展屏，并采用快捷键快速切换焦点**，减少参与者等待。

## 五、不同显示设备与连接方式：投影仪、电视与无线投屏
分屏是否顺畅，往往取决于显示设备与连接方式。**有线连接（HDMI、DisplayPort、USB-C DP Alt Mode）通常更稳定，适合正式汇报**。连接投影仪时，建议在投影端确认分辨率（如1080p）与投射比例（16:9或16:10），把系统输出一致地设为同样比例，减少黑边与拉伸。若使用电视，务必禁用电视侧的过度图像处理（如过强的“动态插帧”）以避免动画拖影。**在笔记本+会议室设备的组合中，先连接再开启PowerPoint能减少主副屏误判**；如果系统错误识别主屏，进入显示设置重新指定即可。

无线投屏方面，**Miracast（Windows）与AirPlay（macOS/iOS）是常见选择**。Miracast适合Windows直连支持的接收端（许多会议室一体机或投影仪原生支持），AirPlay可将Mac或iPhone画面投到Apple TV或支持AirPlay的显示设备。Chromecast与Google TV更偏向浏览器投屏，适合网页或Google Slides。如果你需要稳定的低延迟播放（如有视频片段或复杂动画），**优先考虑有线连接**。无线投屏时尽量靠近接收端、使用企业级路由与5GHz频段，避免拥塞。对于需要多扩展屏的移动办公，**DisplayLink方案的扩展坞可以通过USB实现多屏扩展**，适合需要三屏以上的场景，但需安装驱动，且对视频播放的延迟略高，应提前测试。

音频与点击器也影响演示体验。连接投影仪/电视时，确认系统的默认音频输出是否切换至外部设备，避免视频播放无声。**激光笔与蓝牙翻页器应提前配对并在PowerPoint中测试翻页灵敏度**。如果会议室设备提供触控反馈（如互动平板），需确认是否会触发电脑侧的光标焦点跳转，必要时关闭板端的触控写入或使用Presenter工具栏来标注。整体原则是：**有线优先、统一分辨率、提前走查**，尤其在多平台切换（Windows↔macOS）与多设备更换时，尽可能预留调试时间。

## 六、常见问题排查与高频误区纠正
分屏演示最常见的故障是“观众看到的是演示者视图或黑屏”。**其根因通常是会议软件共享了错误的屏幕/窗口，或PowerPoint把放映输出到了你没共享的那块屏**。处理思路是：先在系统显示设置里确认屏幕编号，再在PowerPoint“监视器”选项中明确指定输出屏，最后在会议软件中共享对应的屏幕。若出现黑屏，检查HDMI/DP连接是否牢靠、电源是否稳定、显示器是否被识别；在无线投屏下，检查Wi-Fi质量与接收端状态，并尝试降低分辨率以测试稳定性。

另一个问题是分辨率与缩放不一致导致的模糊或错位。**尽量为两块屏设置相同缩放倍率**，Windows下尤其要留意125%与150%混用可能导致窗口定位异常。高DPI屏幕（如4K笔记本屏）推送到1080p投影时，PPT中的细小字体与细线可能显示不清，应在设计阶段采用更粗的线条与更大的字号。若动画卡顿或视频掉帧，更新显卡驱动、关闭不必要的后台进程，或将PPT中的视频预先转码为更友好的编码（如H.264/1080p/30fps）。**在macOS上，如遇到Mission Control导致的窗口切换错位，检查是否开启“每个显示器有单独的空间”，合理使用全屏/窗口模式**。

只有一台显示器时，很多人误以为无法分屏。事实上，**“以个人（窗口）浏览”的窗口化播放+系统分屏就能完成“伪分屏”**：一侧是PPT播放窗口，另一侧是讲稿/会议控制台。此时在会议软件里共享“PPT播放窗口”，而非整个桌面。对于WPS或旧版Office用户，功能名称可能略有差异，原则仍是“窗口化播放+窗口共享”。如果PowerPoint版本较旧，演示者视图功能不完善，可以升级到Microsoft 365版或较新的独立版本，以获得更稳定的显示与字幕支持。**若企业内网策略限制了某些无线投屏或会议插件，提前与IT沟通白名单与驱动安装**，避免现场临时处理。

## 七、内容组织与团队协作：让分屏汇报更可控
分屏不仅仅是显示层的技巧，更是“信息架构与协作流程”的体现。**一个有序的汇报往往把“观众看到的内容”与“演讲者使用的资料/备注/控制”分层管理**：例如，幻灯片上的文字控制在可读范围内，细节与数据放在备注区；需要临时查证的资料置于浏览器标签页并固定；Q&A脚本单独放在文档窗口。在线上会议中，把会议聊天与私人笔记放在主屏未共享区域，把PPT播放窗或扩展屏作为唯一共享对象。这样，即使来回切换，也不会泄露无关内容。

如果你所在团队经常做评审或路演，可把PPT与演讲稿纳入项目协作系统统一管理，**例如在研发汇报或版本发布评审中，通过[PingCode](https://PingCode.com?utm_source=insights&utm_medium=%E5%93%81%E7%89%8C%E8%AF%8D)整理需求清单、问题单与里程碑，将导出的报表与图表嵌入PPT，并在会议备注中链接回追踪项**。在更通用的业务场景下，**通过[Worktile](https://worktile.com/?utm_source=insights&utm_medium=%E5%93%81%E7%89%8C%E8%AF%8D)组织会议议程、附件与行动项**，演示前在任务清单里核对最新版本，减少“现场找文件”的风险。**这种“资料在系统、展示在屏幕”的分层策略，让分屏更稳健**：演讲者可以在主屏快速定位资料，而观众仅看到筛选后的内容。对于跨部门协同，PowerPoint Live这类功能可提供共同浏览与字幕支持（Microsoft, 2023），同时让资料版本更一致。根据Gartner关于数字化工作场所的研究（Gartner, 2024），**清晰的内容治理与会议流程可以显著提高跨地域协作效率**，这同样适用于分屏汇报的准备与执行。

为了满足合规需求，**在对外汇报或包含敏感图表时，应启用只读或水印版本，确保共享时不会误传可编辑文件**。此外，建议在团队内部建立“演示清单”：包括分辨率检查、扩展显示确认、会议软件共享对象选择、字幕/翻译启用、音频测试、翻页器检查、应急方案（如转换为PDF/静态图备份）。把这些步骤写入协作系统的标准流程中，**演讲者只需按清单执行即可降低现场故障率**。当需要跨平台演示（Windows与macOS混合）时，提前准备两个版本的字体与兼容动画，或转为视频片段，避免字体替换与动画丢失。

## 八、总结与未来趋势：智能协作与低延迟多屏
归纳来看，**PPT分屏的“三步法”是：系统层面启用扩展显示→PowerPoint启用演示者视图或窗口化播放→会议软件中选择正确的共享对象**。线下使用有线连接与统一分辨率，线上注意窗口共享与通知屏蔽，均可显著降低事故率。随着远程与混合办公常态化，**视频会议平台持续增强演示体验，如PowerPoint Live的协同浏览与字幕、Zoom的双显示器与虚拟背景叠加**，配合更高带宽与更优编码，分屏演示的清晰度与互动性不断提升。硬件端，多口扩展坞与高带宽USB-C/Thunderbolt让三屏以上方案更普遍；无线投屏也在优化延迟，适合日常会议。在内容层，**以协作系统承载资料治理、以PPT承载精炼表达**的分工会更明确，帮助组织建立标准化的汇报流程。

面向未来，**AI辅助演示与低延迟网络将是两大趋势**：实时字幕、多语言翻译与智能提词会逐步成为默认能力，图表与关键数据可由AI在会中动态生成；会议平台将支持更灵活的多画面编排（如演讲者、PPT、白板、代码并行呈现），并提供更细粒度的共享权限。同时，浏览器端演示与本地客户端的界限会进一步模糊，**窗口化播放与云端演示的融合**将让分屏更易用。当前阶段，你只需按本文的方法打好“扩展显示+演示者视图+正确共享对象”的基础，再结合团队协作清单与版本治理，**就能在大多数线下与线上场景中稳妥地完成PPT分屏汇报**。

参考与资料来源
- Microsoft Support. Use Presenter View in PowerPoint. 2023.
- Zoom Support. Using dual monitors with the Zoom desktop client. 2024.
- Gartner. Digital Workplace and Collaboration Key Trends. 2024.
- Apple Support. Use AirPlay to stream video or mirror the screen of your iPhone, iPad, or Mac. 2023.

在PPT中，你可以通过启用演讲者视图来实现分屏展示。一边是演讲者备注和预览，一边是观众看到的幻灯片。此外，借助多显示器连接，你可以将不同幻灯片内容分别放在不同屏幕上，达到分屏效果。建议连接额外显示器后，在PPT的“幻灯片放映”设置中选择合适的显示模式。

使用PPT的分屏功能实现多幻灯片展示

我在做PPT汇报时，想同时显示不同的幻灯片内容，该如何操作分屏？

如何在进行PPT汇报时同时展示多个幻灯片？

可以将主要内容放在主屏幕展示，同时在副屏显示备注、计时器或相关资料，帮助自己更好地掌控演示节奏。使用分屏还能同时展示数据图表和文字说明，方便听众理解。确保提前设置好分屏模式，熟悉快捷键操作能够避免汇报中出现意外。

合理利用分屏功能提升汇报表现

在汇报过程中使用分屏功能，有哪些方法能够提升我的演示效果？

PPT汇报时分屏演示有哪些实用技巧？

是可以的。部分PPT软件提供移动设备远程控制功能，你可以通过手机或平板查看演讲者视图并控制幻灯片切换。将演示内容分别放在电脑和移动设备上显示，可以实现类似分屏的演示效果，方便你在汇报时更灵活地管理内容。确保移动设备与电脑联网，并安装相应软件。

利用移动设备辅助分屏展示PPT

除了电脑的多个屏幕外，我能不能通过手机或平板来同步分屏演示PPT？

是否可以用手机或平板辅助实现PPT汇报分屏？

PingCodeDocs

实现PPT分屏的核心是系统启用扩展显示、PowerPoint打开演示者视图或窗口化播放，并在会议软件中选择正确的共享对象。线下优先有线连接与统一分辨率，线上共享窗口或扩展屏以避免泄露备注与通知。Zoom可用双显示器或窗口共享，Teams可用PowerPoint Live或窗口共享，Google Meet适合窗口或标签页。遇到黑屏与误共享时，核对屏幕编号、监视器选择与共享对象。将资料治理纳入协作系统，演示只呈现筛选内容，能显著降低事故并提升体验。

ppt汇报如何分屏

**要把项目汇报材料做得清晰、有说服力，关键在于：明确受众与场景、采用标准化结构、用数据与可视化直观呈现进度与风险，并建立复用的模板与协作流程。**围绕“决策需要什么”“当前状态是否偏离”“下一步要什么资源”，结构化回答问题，可显著提升管理层与干系人的理解效率。**坚持用可追溯的数据来源和逻辑闭环表达**，能让项目进展、风险与价值被快速验证与认可。

# 项目汇报材料怎么写：结构、模板与实战技巧

## 一、明确场景与受众：让项目汇报“说人话”和“说重点”
### 1. 管理层与业务侧：决策型与结果导向
项目汇报材料首先要清楚“为谁而写”。当受众是管理层或业务负责人时，汇报要凸显决策信息：里程碑是否按计划、关键风险与成本控制、投资回报或目标达成度。**这类受众更关注项目价值与风险窗口**，渴望在最短时间内做出资源与方向判断。因此材料应以“状态红黄绿、KPI/OKR达成率、预算消耗与预测、重大风险与应对”为纲，用简洁图表和明确结论支撑。项目细节和工时记录可作为备份，必要时附录提供，避免信息过载。

### 2. 技术与交付团队：过程透明与依赖清晰
当受众是研发、测试、运维等交付团队，项目汇报更强调“过程透明”和“工作分解清楚”。**应突出迭代燃尽、缺陷密度、需求变更次数、跨团队依赖与阻塞项**等过程指标，并明确下周/下阶段行动项与责任人。此类材料要帮助团队快速对齐节奏与优先级，减少沟通成本。对外部依赖、上线窗口与风险联动要标红标注，确保跨团队协作时能第一时间感知。

### 3. 客户与合作方：价值呈现与承诺兑现
面对客户或合作方，汇报材料要重点呈现**交付价值、范围基线、质量与承诺兑现**。通过里程碑达成证据、验收通过率、关键缺陷关闭情况、上线效果指标等，建立信任。语言风格要更业务化，避免内部术语，**强调“已交付什么、效果如何、下一步承诺”**。对范围变更、风险沟通与影响评估要客观透明，提供备选方案和时间计划，为持续合作打下基础。

## 二、标准结构与逻辑大纲：一眼看懂项目现状与决策点
### 1. 标准化大纲，覆盖“现状—问题—对策—资源”
高信息密度的项目汇报建议采用固定大纲，增强可读性和复用性。推荐结构为：封面与概览（项目信息、RAG状态）、里程碑与进度（计划对比与偏差）、范围与变更（范围基线与变更记录）、质量与风险（缺陷、性能、合规与风险清单）、人力与成本（投入产出与预测）、下一步行动与请求（资源、决策点）、附录（详表与数据源）。**保证每个部分都有数据、有图、有结论**，并在每节开头给出一句话摘要，便于快速阅读与抓重点。

### 2. RAG状态与里程碑“先上墙”，结论前置
为提高高层决策效率，**将红黄绿状态、关键里程碑达成率和偏差原因前置**。例如：总体状态“黄”，原因是接口依赖延迟导致功能X延期一周；缓解措施已落地，预计下周回绿。对每个里程碑使用“计划/实际/偏差/责任/下步”五栏，形成闭环。这样能让管理层在30秒内掌握“是否正常、偏哪儿、要不要资源介入”，避免信息埋在后文。

### 3. 逻辑链条闭环：数据—洞察—行动—验证
每段汇报内容都应形成闭环：数据呈现（如燃尽图、缺陷趋势）、洞察与原因分析（为何出现偏差）、行动项（谁在何时做什么）、验证点（如何衡量效果）。**避免只有现象没有对策，或只有对策没有衡量**。对跨团队依赖的行动项要同步列出接口人与确认时间，保证后续可跟踪与追溯，减少“口头承诺”。

## 三、核心指标体系与数据取证：用“可追溯”打动决策者
### 1. 指标选择：进度、质量、成本与价值四维
常用的项目进度汇报指标包含里程碑完成率、任务按期率、迭代燃尽偏差；质量指标包括缺陷密度、关键缺陷关闭时长、回归通过率；成本指标涵盖预算消耗率、预测偏差、资源利用率；价值维度可采用OKR/KPI达成、上线转化率、用户活跃或运营指标。**根据项目类型（研发、工程、市场活动）适配指标权重**，并明确每项指标计算口径，避免“同词不同义”。

### 2. 数据取证与口径统一：建立指标字典
数据可信是汇报材料的生命线。建议维护一份“指标字典”，定义每个指标的计算公式、统计周期、数据源工具与负责人。**同一指标在不同版本材料中应保持口径一致**，如缺陷密度口径固定为“每千行代码/每个需求的缺陷数”。对于跨系统抽取（如工作项系统与缺陷管理系统），要记录抽取时间和版本号，确保可追溯。必要时在附录展示数据快照或导出文件链接，增强权威性。

### 3. 预测与预警：不只汇报现状，更要拉齐未来
除了呈现当前状态，更要提供预测。通过里程碑趋势线、剩余工作量预测、Monte Carlo模拟、燃尽斜率对比等方法，**判断未来两到四周的达成概率与风险窗口**。对“黄/红”状态应设立预警阈值与自动提醒，例如关键任务延期超过3天、缺陷增长超过20%。Gartner（2024）指出，数据驱动的预测与预警能显著提升项目风险响应速度与资源配置效率，这也是现代项目管理汇报的关键能力。

## 四、可视化与版式设计：让复杂进度“看得懂、记得住”
### 1. 三张图必备：里程碑、燃尽、风险矩阵
高效的项目汇报通常离不开三类可视化：里程碑甘特图展示关键节点与依赖；燃尽图呈现计划与实际偏差，直观反映迭代节奏；**风险矩阵（概率×影响）**将风险分区管理，配合负责人与应对策略一目了然。对于业务受众，可补充漏斗或转化路径图；对于工程项目，可加产能与产出效率图。图表应保持配色克制、图例清楚、标注关键点，避免纯装饰性图形。

### 2. 版式与阅读体验：一页一结论
将每页PPT或每屏文档做到“**一页一结论**”：顶部一句话结论，中部核心图表与数据，底部行动项与负责人。字号与间距保证可视距离舒适，避免过多字体与颜色。数字要配合上下文解释，如“预算消耗65%，低于计划5%”，而非“消耗65%”。对风险或延期，采用对比箭头、颜色与标签统一标注，**帮助受众形成视觉记忆**，减少口头解释时间。

### 3. 数据故事化表达：从现象到价值
图表不是目的，**讲清“现象—原因—影响—对策”**才是关键。以燃尽图偏差为例，应说明需求变更导致工作量增加，影响里程碑T3按期，已通过范围切分与加人手优化，预计下周回绿。对管理层，要补充价值层的解释，如“功能X延迟一周对营收窗口影响约2%”。PMI（2021）强调，基于价值与结果导向的沟通更能支持决策，这是PMBOK强调的原则化思维在汇报中的落地体现。

## 五、模板与示例：快速复用与对比参照
### 1. 汇报类型与内容侧重点对比
不同场景对应不同模板与侧重。下表提供常见项目汇报材料的结构与建议，以便快速选型与复用。

| 汇报类型 | 主要受众 | 目标与侧重 | 核心指标/图表 | 时长/页数建议 |
|---|---|---|---|---|
| 周报/迭代汇报 | 团队 | 过程透明、协调依赖 | 燃尽图、缺陷趋势、阻塞清单 | 10-15分钟/5-8页 |
| 月度/阶段汇报 | 管理层 | 价值与偏差、资源与决策 | 里程碑甘特、预算与预测、风险矩阵 | 20-30分钟/8-15页 |
| 里程碑评审 | 利益相关方 | 交付确认与范围控制 | 验收清单、达成率、变更表 | 30-45分钟/10-12页 |
| 项目总结/复盘 | 全员/管理层 | 经验教训与改进闭环 | 指标对比、因果分析、改进项 | 30分钟/8-12页 |
| 客户阶段汇报 | 客户/合作方 | 价值呈现与承诺兑现 | 成果清单、质量与SLA、下一步承诺 | 20-30分钟/8-10页 |

**在套用模板时，务必保留“结论前置、数据追溯、行动闭环”的骨架**。页数只是参考，重点在于“每页一结论”的表达密度，以及核心图表是否足以支撑决策。

### 2. 页内模板示例与字段
典型页内模板包含：标题（一句话结论）、关键数字（3-5个）、核心图表（1-2个）、要点（3条以内）、行动项（负责人/时间/结果）、数据来源（系统/时间）。**关键数字尽量标准化，如里程碑达成率、缺陷P1关闭时长、预算偏差**，保持跨期可对比。对于风险页，采用统一的风险分级、编号、触发条件和应对策略字段，便于复盘与跟踪。

### 3. 附录与备查材料
为兼顾简洁与全面，建议将详细任务列表、需求规格、测试报告、预算详细账单等放入附录或超链接。**正文只保留关键决策信息**，而详细数据可按需追溯。对外部客户的材料可附上范围基线、变更单和验收证据的索引页，增强专业性与合规性。避免在正文堆叠长表格，除非该表格直接决定当下的决策或风险判断。

## 六、工具链与协作流程：让汇报材料“自动长出来”
### 1. 数据源统一与集成：工单—代码—测试—财务
高质量项目汇报依赖工具链协同。常见数据源包括工作项/任务系统（进度）、代码仓库与CI/CD（质量与产能）、缺陷管理与测试平台（质量）、预算与财务系统（成本）。**建立从工单到代码再到测试与发布的追溯链**，可通过字段映射与标签规范保证“需求—任务—缺陷—发布”的闭环。对于跨系统场景，尽量使用唯一ID与时间戳，确保数据可聚合与核对。

### 2. 自动化收集与仪表盘：减少人工拼图
通过BI或看板对接，**将里程碑、燃尽、缺陷、预算等关键指标自动拉取聚合**，减少手工整理。Microsoft Power BI、Tableau等可直连工作项系统与表格，实现周报/月报仪表盘化。对于研发项目，PingCode在需求、任务、缺陷到发布阶段有流程化数据沉淀，便于构建一体化报表与汇报视图；在通用协作场景，Worktile提供任务看板、甘特与目标跟踪能力，能支撑进度与KPI的日常可视化。

### 3. 报告生产流水线：节奏、角色与质量门禁
建立“报告生产流水线”：每周固定时间截数（数据冻结），由数据管理员拉取与复核，项目经理撰写结论与行动项，核心干系人评审，形成定稿与归档。**设置质量门禁**：数据核对清单、图表规范检查、术语口径一致性、风险条目的触发条件与编号是否齐全。对外版本应通过法务或合规审阅，确保对客户与合作方表述准确。通过流程化运行，可让汇报材料稳定、可预测、低差错。

### 4. 安全与合规：权限与审计记录
对涉及客户数据、成本、合同与代码质量的指标页面，**应设置权限与访问审计**，避免泄露与越权访问。国内交付场景中，系统与数据留存、访问日志与备份方案应满足监管或客户合规要求。工具选型时关注数据主权、备份与恢复能力、审计日志可追溯性。对外分享材料建议使用水印与过期控制，减少传播风险，保障项目与组织声誉。

## 七、审阅机制与常见问题：把住“严谨与可读性”两道关
### 1. 复核清单：数据、逻辑、用词三重校验
在出门审前，项目汇报材料应通过三重校验。数据层面核对口径、时间窗、版本号、来源系统；逻辑层面检视结论是否被图表与事实支撑、因果是否被解释清楚；用词层面避免绝对化表述，**坚持客观、定量、留证据**。对风险页与延期说明，明确责任与下一步，不回避问题，也不夸大其词。保持图表配色一致与图例可读，避免误导读者。

### 2. 高频问题与解决策略
常见问题包括：过度堆砌细节、缺少结论；指标口径不一致；图表“好看但无用”；风险只是罗列无应对；对管理层的“资源请求”不明确。对策是：**每页一结论、每段一闭环**；建立指标字典；用业务问题驱动图表；风险表必须包含触发条件、影响、责任人与截止时间；资源请求用SMART原则明确化（具体、可衡量、可达成、相关性、时限）。通过这些措施，材料会更聚焦、更能促成决策。

### 3. 现场演示与问答准备
汇报不止是文档，**更是一次“现场决策会”**。建议提前彩排，准备常见追问的备选页（如预算细分、缺陷分布、依赖方进展）。控制节奏：重要页停留更久，数据页简短有力。对挑战性问题，回到事实与数据，用备用图表支撑；对未准备的问题，承诺会后给到书面说明与数据链接。演示结束后将行动项与责任到人进行确认，避免“会议散、事也散”。

### 4. 经验沉淀与知识库
将优秀材料与模板、指标字典、图表规范、合规要点沉淀到知识库，持续复用。通过复盘会议收集“问得最多的问题”“最被认可的表达方式”，优化下期材料。**用组织级标准固化“口径一致、结构统一、可视化规范”**，减少因人员变化导致的质量波动。定期更新工具链与模板，确保适配业务变化与合规要求，让项目汇报持续演进。

## 参考与资料来源
- Gartner. 2024. Top Trends in Project Management Data & Analytics.
- Project Management Institute (PMI). 2021. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), 7th Edition.

## 七、总结与趋势预测：从“进度播报”到“智能决策”
### 1. 总结：标准化结构与数据驱动是长期优势
一份可靠的项目汇报材料，必须做到受众清晰、结构标准、数据可信、可视化简洁与行动闭环。**将RAG状态、里程碑偏差与风险对策前置**，能显著提升高层阅读效率；建立指标字典与自动化仪表盘，减少人工拼接与口径分歧；在协作流程中设置质量门禁，使产出稳定。通过这些实践，项目从“被动解释”转向“主动引导”，让资源配置与风险控制更及时、更有效。

### 2. 趋势：智能化、实时化与价值导向
未来，项目汇报材料将更趋智能化与实时化。借助自动化数据采集、预测模型与可视化大屏，**管理者将直接看到“未来两周的风险与达成概率”**，而非仅看历史结果。生成式文本与图表辅助工具将缩短材料生产时间，但必须建立数据校验与合规边界。价值导向也将更突出：从单纯的进度与质量，拓展到全链路的业务影响、客户体验与可持续指标。对于研发型组织，像PingCode这样覆盖端到端研发流程的数据沉淀平台，更容易支撑一体化汇报与审计；对于综合协作团队，Worktile提供的任务、甘特与目标对齐能力能有效支撑周报与月报的标准化化与可视化。**当标准结构与智能数据结合，项目汇报将从“信息展示”升级为“决策引擎”**，持续释放管理价值与组织效能。

本文给出制作项目汇报材料的系统方法：围绕受众将结论与RAG状态前置，采用“现状—问题—对策—资源”的标准结构；以里程碑、燃尽、风险矩阵等图表实现高效可视化；建立指标字典与自动化仪表盘，确保数据口径一致与可追溯；通过报告生产流水线、质量门禁与合规控制提升稳定性；在工具上结合端到端的数据沉淀与通用协作平台；最终让汇报从进度播报升级为数据驱动的决策支持，并展望智能化、实时化与价值导向的趋势。

如何项目汇报材料

**主动式汇报的核心，在于在无人催促时主动、清晰、可验证地对齐目标、进度与风险，并把下一步动作与所需支持明确表达。**实践中，关键是基于角色差异提供分层信息：对管理者强调业务影响与决策点，对协作方强调接口、依赖与时间线；同时保持节奏稳定（如日报、周报、月报的层级化），用数据与可视化减少主观解读。主动式汇报不是“频率更高的汇报”，而是“问题更少的沟通”：提前暴露风险、提出方案、标注预期变化，形成“信息-结论-请求”的闭环。**当你做到可追踪、可复盘、可预警，汇报就从被动说明转化为推动共识与决策的杠杆。**

## 一、主动式汇报的本质与原则

主动式汇报的本质，是把信息“结构化成决策材料”。与被动回应不同，它以明确的业务目标为锚，围绕“现状、差距、动作、风险、请求”形成闭环，让听者能在最短时间理解现状并做出判断。**高效汇报的原则有四条：相关性优先、事实优先、结果导向、风险前置。**相关性优先要求你根据受众角色裁剪内容；事实优先强调指标、证据、可复现数据；结果导向把叙述从“做了什么”转为“产生了什么影响”；风险前置则是主动暴露不确定性，避免“最后一刻的惊讶”。这四条原则贯穿进度汇报、复盘、里程碑通告等各类场景，是职场沟通与项目管理的通用底层方法。

要让主动式汇报落地，还需建立可持续的节奏。很多团队误以为频率越高越好，但更重要的是稳定节奏与一致格式，让接收方在固定时间、固定入口获得标准化信息。**常见的节奏是：日级用于任务推进与阻碍清单，周级用于阶段成果与下周计划，月级用于目标达成率、资源使用与风险展望。**这种“层级化节奏”既保证信息新鲜度，也避免信息噪音；对跨部门合作与远程办公更具价值。稳定节奏配合标准模板，会让团队形成“信息预期”；当预期稳定时，信任也更易建立。

## 二、汇报结构：从事实到决策

一个实用的结构是“目标-现状-差距-行动-风险-请求”（简称GCDARR）。它以业务目标起点，先给出现状的量化描述，再指出与目标之间的差距，随后给到可执行的行动方案，提前标注风险与依赖，最后明确请求或决策点。**这一结构的优点是把信息从“散点”组织成“路径”，让任何接收者都能跟随逻辑快速理解与介入。**例如：目标为“Q1转化率提升15%”；现状“已达8%，关键漏斗在支付页”；差距“尚差7%”；行动“上线A/B两版支付页、优化移动端加载”；风险“支付网关切换需安全评审”；请求“审批测试流量至20%，安全评审加速”。当你按此结构书写或口头汇报，管理者能在一分钟内定位决策点，而同事能在三分钟内落地协作动作。

除了结构，语义层面的“指向性动词”也至关重要。避免“我们考虑”“我们尝试”等模糊动词，用“已完成”“已验证”“将交付”“需批准”等可执行词汇替代，**让汇报从“情绪与猜测”转为“动作与证据”。**同时保持数字化：用百分比、趋势、队列数据、环比同比来叙述事实；避免仅用形容词如“很多”“较快”。为不同受众准备“主摘要”和“附加细节”：主摘要控制在3-5条关键结论，附加细节提供表格、截图、仪表盘链接。这样既提高效率，也为深度追问留出证据链。

## 三、节奏与渠道：日/周/月与多渠道矩阵

不同场景下，汇报的频率与渠道选择应有矩阵化策略。对需要快速迭代的研发与运营团队，日级同步（阻碍清单与前置条件）有助于降低沟通成本；对跨部门项目与对外客户，周级或双周级更适合承载阶段成果与风险预警；对管理层，则以月度或季度的业务产出与资源效率为主。**渠道选择遵循“记录留痕+便于检索+统一入口”的原则：邮件适合决策与留痕，项目系统适合任务与里程碑追踪，会议适合复杂议题对齐，仪表盘适合实时可视化。**多渠道不是重复发声，而是分工明确：在项目系统更新事实，在邮件提交结论与请求，在会议解决分歧，在仪表盘让随时自助查看。

为更直观地指导实践，可参考下表的“汇报频率与渠道选择矩阵”。其中包含场景、频率、核心内容、渠道载体、关键指标、预警规则与时间投入。**通过矩阵化，你可以避免“泛泛而谈的周报”或“没有人看的日报”，而是用正确频率与载体承载正确的信息。**

| 场景 | 汇报频率 | 核心内容 | 渠道/载体 | 关键指标 | 预警规则 | 投入时间（分钟/次） |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 日常任务推进 | 每日 | 阻碍清单、接口依赖、当天可交付 | 项目系统+简短站会 | 完成数/阻碍数 | 阻碍>2项或影响关键路径即标红 | 10-15 |
| 研发项目里程碑 | 每周 | 里程碑进度、缺陷趋势、环境变更 | 邮件摘要+仪表盘链接 | 完成率、缺陷密度 | 完成率<计划80%或缺陷密度环比上升 | 30-45 |
| 市场活动执行 | 每周/双周 | 触达与转化、预算使用、素材进度 | 邮件+表格+会议 | CPM、CVR、预算消耗率 | CVR低于目标10%或预算超支趋势 | 30-60 |
| 客户交付/实施 | 每周 | 交付件状态、UAT进展、客户反馈 | 会议纪要+系统工单 | UAT通过率、NPS | UAT停滞>3天或关键缺陷未关闭 | 45-60 |
| 管理层季度复盘 | 季度 | 业务产出、资源效率、战略风险 | 汇报PPT+仪表盘 | 收入增速、毛利、效率指标 | 核心KPI偏差>15%即专项说明 | 60-120 |

在全球化与远程协作背景下，时区差也会放大信息延迟与误解。此时，**让仪表盘与项目系统成为“单一事实来源”，用邮件或简报承载“结论与请求”，并在固定节奏的会议上解决多方分歧**，能显著提升沟通效率。根据行业实践（PMI, 2023），沟通成熟度提升与项目成功率显著相关，企业在建立稳定汇报节奏与渠道治理后，延期与返工出现率下降，风险暴露更及时。

## 四、指标与可视化：用数据讲故事

主动式汇报必须“用数据讲故事”。选择指标时遵循三条原则：可驱动（与目标直接相关）、可核验（数据来源可信且一致）、可解释（对非技术受众也直观）。**避免“虚荣指标”，如仅看曝光或页面浏览量；而应选择与目标因果相关的指标，如激活率、留存率、转化率、缺陷密度、交付周期等。**将指标嵌入汇报结构：在“现状”部分用趋势图或表格展示当前水平与目标差值，在“行动”部分用实验设计与预期影响量化，在“风险”部分用敏感性分析或情景预测。可视化层面，优先选择对比清晰的折线、柱状与漏斗图，避免花哨但难读的图形。

当团队有多个系统与数据源时，确保“可视化的一致性”尤为重要。建立统一的口径定义与维度命名（如明确“活跃用户”的口径），维护一个“指标字典”，在所有汇报中引用同一口径。**仪表盘要可自助、可穿透、可过滤，避免仅有静态截图；并设置状态颜色与阈值，让预警一目了然。**在研发与跨职能项目场景，可借助项目与需求管理系统整合里程碑、缺陷与进度；如在研发项目全流程管理中，通过PingCode的里程碑、需求与缺陷模块结合看板视图，能让主动式汇报从“文本”升级为“动态事实源”，并以权限与留痕满足合规与审计需要。在通用协作场景下，也可采用Worktile组织任务、目标与周报，统一汇报入口，降低跨工具切换成本。

## 五、风险、依赖与预期管理：如何提前打旗

很多汇报之所以“临门一脚掉链子”，根源在风险与依赖没有前置暴露。主动式汇报强调“提前打旗”，即在推进过程中持续记录并更新风险清单、依赖清单与缓解计划。**风险不只是问题清单，而是“概率×影响”的量化评估；对高等级风险要给出至少两种备选方案与触发条件。**依赖方面，明确“谁、在何时、交付什么、格式为何”，并在汇报中定期更新依赖状态与迟滞影响。预期管理则是把时间线、资源与质量标准对齐，让接收者知道“何时看到什么样的结果”，避免因认知偏差引发不必要的争执。

在与外部客户或多个合作方的项目里，预期管理更需制度化。制定“沟通契约”：定义更新频率、渠道、升级路径、响应时间与信息模板，形成可执行的服务承诺。**当出现偏差时，采用“三明治式纠偏”：先给出事实与影响，再提出可行方案与复原时间线，最后明确需要的支持与决策。**根据行业研究（Gartner, 2024），在复杂项目中，建立标准化的状态沟通与风险升级路径，能显著降低跨部门协作摩擦并提高决策速度。把这些机制写入项目启动文件（Project Charter），并在每次里程碑复盘时更新，主动式汇报就不再依赖个人习惯，而是成为团队流程的一部分。

## 六、跨文化与上行沟通：对不同受众的汇报方法

主动式汇报要因受众而异。面对高层管理者，聚焦业务影响、资源效率与决策节点，控制篇幅与细节密度，**用“结论先行”的金字塔结构：一句话结论、三个关键论点、必要的证据链接。**面对专业团队（研发、数据、设计），强调接口、假设与实验方法，提供可追踪的证据与复现步骤。面向客户或合作伙伴，保持语言中立与事实透明，避免术语过载，提供“可验证的里程碑与交付件状态”。跨文化沟通中，注意时间观念与决策风格差异：有的团队偏好前置书面材料，有的团队偏好同步讨论。提前询问偏好并适配格式，会让汇报更易被接受。

上行沟通的关键，是把汇报转为“可决策材料”。不要把问题以“开放式困境”抛给管理者，而是提供备选方案与权衡：列出两到三种方案，明确成本、收益、风险与时间线，并给出你的推荐与理由。**上行汇报的“请求”要可执行、可衡量：如“批准额外测试流量20%”“授权跨部门接口变更”“增加两名前端资源至下周”等。**同时在每次上行汇报中更新“承诺清单”，列出管理者上次已批准的事项与你已完成的结果，形成信任的“闭环账”。当你持续把问题转为方案，并用数据支撑你的建议，主动式汇报就会成为你职业竞争力的核心组成。

## 七、实施落地：模板、工具与习惯养成

落地主动式汇报，除了理念与结构，更需要模板与工具。你可以为常见场景准备三套模板：邮件周报模板、会议纪要模板、里程碑更新模板。**邮件周报模板建议采用“结论-证据-风险-请求”四段式：第一段用三条要点给出结论；第二段用表格或链接支撑证据；第三段标注风险与缓解计划；第四段明确需要的支持或决策。**会议纪要模板包含议题、决议、负责人、截止时间与跟踪入口。里程碑更新模板以目标、达成情况（图表）、差距、下一步、阻碍与依赖构成。把这些模板做成团队的“公共资产”，并在新人入职时培训，能迅速提升整体沟通质量。

在工具选择上，应优先考虑“事实源统一与留痕完备”。项目系统是事实源，邮件是决策载体，会议是对齐过程，仪表盘是自助窗口。**在研发项目场景，可在PingCode中维护需求、缺陷与里程碑，以看板与版本视图形成实时进度与质量度量；在周报中引用其仪表盘链接，避免复制粘贴与数据滞后。**而在通用协作与跨职能项目中，采用Worktile整合任务、日程与周报，设置标准化模板与提醒，以形成稳定节奏与统一入口。习惯层面，建立“每次汇报复盘”的机制：检查是否结论先行、是否数据可信、是否风险前置、是否有明确请求。通过持续改进，你的汇报会从“告知”升级为“驱动改变”。

## 八、实践范式：可复用的主动式汇报示例

为了帮助你把方法转为日常行为，下面给出三个可直接复用的示例。示例一：每周邮件摘要。主题行采用“[项目名][Wxx]三条结论+两项请求”，正文第一段三条要点分别对应业务影响、进度差距与风险缓解；第二段用表格列出核心指标、目标与本周变化；第三段列出两项请求与截止时间；末尾附上仪表盘与文档链接。**这样的邮件符合结论先行、证据支撑与请求明确的要求，便于管理层快速抓重点。**示例二：站会阻碍清单。每人汇报“昨天完成-今天计划-阻碍与依赖-需帮助”，限制在60秒内；团队用统一的标签标注阻碍类型并设定升级路径。示例三：里程碑更新。用一页简报说明达成情况、差距与下一步，用一条时间线展示关键事件与决定，用一个风险表列出概率、影响、缓解与触发条件。

这些示例不是强制格式，而是帮助你把“目标-现状-差距-行动-风险-请求”的结构快速内化。随着团队成熟度提高，可以把示例模板嵌入项目系统的更新流程：如在PingCode或Worktile中为里程碑更新与周报创建模板与提醒，**让结构化汇报成为默认动作而非临时发挥。**同时，在每次重要汇报后进行“元复盘”：记录接收方的反馈、未解的问题与可改进点，把它们加入下一次汇报的准备清单。长期来看，这种“迭代式沟通”会显著提升跨部门协作效率与项目成功率。

## 九、常见误区与纠偏方法

主动式汇报的典型误区包括：信息过载、没有结论、只报好不报坏、指标不一致、请求不明确。信息过载常源于“把所有细节一次性抛出”，纠偏方法是使用摘要模板与“附录链接”，把深度细节迁移到可选阅读。没有结论则源于“害怕承担”，纠偏方法是让结论成为第一句话，并用数据与假设支撑。**只报好不报坏会损害信任，应采用“中性事实+有方案的坏消息”策略，坏消息要与缓解计划绑定。**指标不一致带来认知混乱，纠偏方法是建立口径字典与统一仪表盘。请求不明确则让决策延迟，纠偏方法是把请求写成可执行动词与时间边界（如“在周三前批准X”），并在主题行或摘要中突出显示。

另一个误区是过分依赖会议解决问题。会议适合讨论复杂议题，但状态更新应当“异步化”，通过系统与仪表盘自助查看。**把会议留给决策与分歧，而不是阅读周报；把周报留给结论与请求，而不是逐条流水账。**对跨时区团队，采用“书面先行”的策略：先发结构化材料，再开会讨论关键差异，这样每个人都有准备时间并降低理解偏差。持续纠偏的关键，是在团队层面建立“汇报质量指标”：如摘要可读性评分、响应时效、风险前置率与行动完成率，通过这些指标驱动习惯改进。

## 十、结尾：总结与未来趋势预测

主动式汇报是一种把信息转化为决策的能力。它建立在清晰的结构、稳定的节奏、可信的数据与前置的风险管理之上。**当你能持续以“结论先行+证据支撑+请求明确”的方式对齐受众，汇报就会成为推进业务与协作的加速器。**组织层面，通过统一模板、标准口径与事实源整合，辅以项目系统与仪表盘治理，能让主动式汇报成为机制而非偶然。未来趋势上，生成式AI与自动化将深度介入汇报：自动摘要、异常检测与风险预警会成为常态；数据治理与合规审计将提升对“留痕与权限”的要求；跨文化与远程协作的增长会让“书面先行、异步为主”的模式更普及。企业若能抓住这些趋势，结合行业最佳实践（PMI, 2023；Gartner, 2024），就能在复杂环境中保持信息透明、决策迅速与执行稳定。

参考与资料来源
- PMI, 2023. Pulse of the Profession: Delivering Value. Project Management Institute.
- Gartner, 2024. Project Status Communication and Stakeholder Engagement Toolkit.

主动式汇报的关键在于用结构化与数据化的方式，把信息转化为可决策的材料，并以稳定节奏与统一入口持续对齐受众。核心做法是采用“目标-现状-差距-行动-风险-请求”的闭环结构，结论先行、证据支撑、请求明确，配合日/周/月的层级化频率与邮件、项目系统、仪表盘、会议的分工。通过选择可驱动、可核验、可解释的指标与可视化，前置暴露风险与依赖，建立沟通契约与升级路径，避免信息过载与只报好不报坏等误区。在实践中将模板与工具制度化，如在研发场景利用PingCode整合里程碑与缺陷，在通用协作采用Worktile统一周报与任务，使主动式汇报成为团队默认行为。未来，生成式AI与自动化摘要、异常预警将进一步提升汇报效率与透明度，帮助组织在复杂环境中稳定推进与快速决策。

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