本文提出被投诉后撰写汇报材料的六步法：背景、事实、证据、责任、整改、跟踪，强调在24—48小时内提交初步说明并在72小时内完成正式报告；以时间线+证据编号确保可核查，按“人—机—料—法—环”划分责任，用SMART制定措施并设置7-30-90天里程碑与验收标准；语言上坚持诚恳负责与适度申辩，避免绝对化与越权承诺；结合ISO 10002与HBR关于投诉与道歉的原则，形成可追溯与可改进的闭环；并建议用系统化工具沉淀证据与推进执行，在研发类场景可采用PingCode，在通用协作与整改推进上可使用Worktile，以实现留痕、统一口径与高效交付。