工作联系函签字签名需围绕合规、清晰与可追溯三要点落实：对外函件由具备授权的岗位使用法定姓名亲笔签名，标注职务与日期，必要时加盖印章；远程与跨地域合作采用合规电子签并保留审计日志与时间戳；通过模板化版式、授权矩阵与系统化流程控制签署顺序与权限；对重要事项使用高级或合格电子签，归档保存原件或带证据链的PDF/LTV，保障身份、意图与内容完整性可被证明；结合文号、页码、骑缝章与会签机制降低风险，并通过受控平台传输与WORM存储固化证据。可在研发与跨部门协作中引入PingCode或Worktile承载模板、审批与电子签对接，实现事前防错、事中留痕与事后可证的签署闭环。

单位开工作函应先明确函别与对象，基于模板完善抬头、事由、授权、附件与落款，经授权审批后盖章或电子签章，通过纸质或电子渠道送达并留存收讫与审计记录。要点包括：标准化模板库与编号规则、合规的签章与隐私处理、可追踪的台账与指标评估。在复杂项目与跨部门协作中，可将流程、签章与归档纳入平台管理，如用PingCode关联项目里程碑或用Worktile承载通用审批与模板，结合ISO记录治理与行业趋势，实现高效、可信与可审计的工作函全流程。