展会前准备需求需全面覆盖展台设计与搭建、物料筹备、团队分工、客户邀约、IT技术保障、后勤及安全、预算与进度管控等重点环节，建议按标准化流程细化具体参数、责任分工和时序节点，用协作工具如PingCode或Worktile全流程管理协调，提高效率和展会成果。随着国际标准提升和数据化趋势，建议企业不断优化需求模板与数字化协作方式，以适应未来展会管理的发展。