# Excel文字提取全场景实战指南
**掌握3类Excel文字提取工具**可覆盖90%职场提取场景，**函数搭配通配符的组合方案**是中小团队低成本实现数据清洗的最优路径，职场人可根据数据体量与匹配规则选择对应提取方法，快速完成发票抬头、合同条款、客户名称等文本信息提取。

## 一、基础提取规则与核心职场场景
不难发现，Excel文字提取的核心需求主要分为三类场景，分别对应不同的数据结构化程度。固定位置文本提取是最基础的场景，比如从员工工号“XZ2024001”中提取部门前缀“XZ”，或是从订单编号中截取后四位流水号。这类场景下，职场人无需复杂操作，只需定位固定起始与终止位置就能完成提取。其实大多数职场新人的首次文字提取任务，都属于这类标准化场景，也是搭建Excel数据处理能力的入门环节。只要掌握基础位置锚定规则，就能快速完成80%的日常提取需求，为后续复杂提取操作打好基础。

### （一）固定长度文本提取的操作逻辑
固定长度文本提取的核心是锚定文本起始位置与截取长度，职场人可根据文本排布规律设置对应参数。比如从固定格式的快递单号中提取中转仓代码，单号格式统一为“ZC-2024-SH01”，中转仓代码是最后四位字符，此时可直接调用RIGHT函数截取最后四位。值得注意的是，若原始数据存在空格或隐藏字符，需要先用TRIM函数清除格式干扰，再进行提取操作。这类提取方法无需自定义规则，适配全版本Excel软件，是职场新人快速上手的首选方案。

### （二）关键词匹配提取的需求特征
关键词匹配提取场景主要针对不规则长度文本，比如从客户沟通记录中提取产品型号、或是从合同文本中截取甲方公司名称。这类场景下文本长度不固定，无法通过固定位置锚定提取，需要搭配通配符实现模糊匹配。其实职场人常用的星号“*”和问号“?”通配符，就能轻松解决这类问题，星号可匹配任意长度字符，问号可匹配单个字符。只要先梳理提取目标的前后缀特征，就能快速构建匹配规则，完成精准提取。

## 二、函数类提取工具深度解析
Excel内置函数是当前应用最广泛的文字提取工具，Gartner, 2024中小企业数字化工具应用现状报告显示，72%的职场数字化工具用户依赖内置函数完成基础数据处理任务，其中Excel文字提取场景的占比高达61%。职场人可根据自身Excel版本和提取难度，选择对应函数工具，实现高效提取。下面通过对比表格清晰展示各类函数的适配场景与操作门槛：

| 提取函数组合       | 适用场景               | 操作难度 | 支持Excel版本 |
|------------------------|------------------------|----------|---------------|
| LEFT/RIGHT/MID单函数调用 | 固定长度文本提取       | 低       | 全版本        |
| TEXTBEFORE/TEXTAFTER搭配分隔符 | 指定前后缀文本提取 | 极低 | 365/2021及以上 |
| XLOOKUP嵌套通配符 | 模糊关键词匹配提取 | 中 | 365/2021及以上 |
| SUBSTITUTE嵌套MID | 移除干扰字符后的精准提取 | 中高 | 全版本 |

### （一）基础截取函数的实操步骤
LEFT、RIGHT、MID是Excel全版本都支持的基础截取函数，操作逻辑清晰易懂。LEFT函数从文本左侧开始截取，RIGHT函数从右侧开始截取，MID函数可自定义起始位置与截取长度。比如从员工身份证号中提取出生年月日，只需使用MID函数定位到第7位，截取8位字符即可。其实大多数职场人日常使用最多的就是这类基础函数，只要掌握参数设置规则，就能快速解决标准化提取需求。完成提取后，建议使用VALUE函数将文本格式的数字转换为数值格式，便于后续数据排序或统计。

### （二）新函数简化前后缀提取流程
Excel 365与2021版本新增的TEXTBEFORE和TEXTAFTER函数，大幅降低了前后缀提取的操作难度。比如从“北京-朝阳-XX大厦”中提取城市信息“北京”，只需使用TEXTBEFORE(A1,"-")即可完成提取，无需手动计算截取长度。值得注意的是，若文本中存在多个相同分隔符，可通过第三个参数设置提取第几段内容，比如提取第二个分隔符前的区域，可使用TEXTBEFORE(A1,"-",2)。这类新函数的普及，让职场人能跳过参数计算环节，直接根据语义逻辑完成提取。

## 三、Power Query可视化提取方案
对于结构化程度较低的混合文本，比如混杂数字、符号、换行符的杂乱内容，基础函数难以精准提取，此时Power Query可视化工具就成为最优选择。中国电子技术标准化研究院, 2023企业数据处理合规白皮书提到，可视化低代码数据处理工具可降低35%的数据处理出错率，尤其适配非结构化文本提取场景。Power Query通过可视化界面设置拆分规则，无需编写复杂函数，就能完成批量提取操作。

### （一）拆分列功能的快速提取方法
Power Query的拆分列功能可根据分隔符、固定长度或自定义规则拆分文本，操作全程可视化，无需记忆函数参数。比如从混杂型号与价格的文本“PT001-299元”中提取产品型号，只需将数据导入Power Query，选择拆分列功能，设置分隔符为“-”，即可一键拆分出型号与价格字段。其实很多职场人忽略了Power Query的批量处理能力，一次设置可完成上万行数据的提取，远快于函数下拉填充的效率。

### （二）自定义规则提取非结构化文本
对于无固定分隔符的非结构化文本，Power Query支持通过自定义列编写M语言规则完成提取。比如从随机排布的客户反馈中提取提到的产品名称，可通过包含匹配规则筛选出目标文本。值得注意的是，M语言基础逻辑与Excel函数类似，职场人无需系统学习代码，只需参考官方模板就能快速搭建提取规则。完成提取后可直接将结果加载回Excel表格，无需手动复制粘贴，避免格式混乱。

## 四、批量提取的降本增效模型
日常职场工作中，单次提取需求往往仅占20%，剩余80%都是批量提取任务，比如批量提取1000份发票的抬头信息、或是从500条合同数据中提取签约日期。针对这类场景，单一函数或可视化工具的效率仍有提升空间，职场人可通过组合工具搭建批量提取模型，进一步降低时间成本。

### （一）名称管理器简化重复提取操作
其实很多职场人不知道，Excel的名称管理器可将提取规则保存为自定义名称，后续重复提取相同类型文本时，只需调用自定义名称即可完成操作。比如将提取发票抬头的TEXTBEFORE函数规则保存为“提取抬头”，下次处理新发票数据时，只需输入=提取抬头(A1)就能快速得到结果。名称管理器可同时保存多套提取规则，适配不同类型的文本提取需求，大幅减少重复编写函数的时间。

### （二）宏录制实现一键批量提取
对于需要反复执行的固定提取流程，职场人可使用宏录制功能将操作步骤保存为VBA宏，后续只需点击按钮就能完成批量提取。比如批量提取文件夹内所有Excel文件中的客户名称，宏录制可自动完成文件打开、提取、合并结果等全流程操作。值得注意的是，宏录制生成的代码可手动编辑优化，适配复杂提取场景。使用宏工具前建议开启信任中心的宏支持权限，避免操作被安全拦截。

## 五、提取后的合规校验与格式优化
完成Excel文字提取后，职场人需对提取结果进行合规校验，避免出现乱码、缺失或提取错误的情况。数据校验不仅能保证提取结果的准确性，也能符合企业数据处理的合规要求，降低后续业务决策的风险。

### （一）格式校验提升数据准确性
常用的格式校验方法包括使用EXACT函数比对提取结果与原始文本的匹配度，使用COUNTBLANK函数检查提取结果是否存在空值。其实职场人还可通过条件格式标记提取错误内容，比如将与原始文本格式不匹配的结果标记为红色，快速定位问题数据。完成校验后，建议将提取结果转换为值格式，避免因原始数据修改导致提取结果变动。

### （二）跨语言文本提取的适配方案
值得注意的是，提取中文、英文混杂的跨语言文本时，需开启Excel的Unicode编码支持，避免出现乱码或字符丢失的问题。职场人可通过文件选项卡中的高级设置，勾选“以Unicode格式保存此文件”选项，保证跨语言文本的提取准确性。针对繁体中文文本，可使用CLEAN函数清除特殊编码字符，再进行提取操作。

Gartner, 2024中小企业数字化工具应用现状报告
中国电子技术标准化研究院, 2023企业数据处理合规白皮书

可以使用Excel中的LEFT、RIGHT和MID函数来提取文本。LEFT用于从文本左侧提取指定数量的字符，RIGHT用于从右侧提取，而MID可从文本中间某个位置开始提取指定长度的字符。此外，结合FIND或SEARCH函数，可以定位文本中特定字符的位置，帮助更精准地提取需要的内容。

使用Excel内置函数提取文本

我想从Excel单元格中提取特定格式或位置的文字，有没有简便的方法或者函数？

如何在Excel中提取单元格中的特定文本？

Excel中可以使用数组公式结合文本函数来分离数字与字母，但操作较为复杂。更方便的是利用Power Query功能，可以将数据导入查询编辑器，通过自定义列和文本拆分功能快速分离数字和字母部分。这样做不仅高效，也能批量处理大量数据。

利用数组公式或Power Query实现分离提取

有一列混合了数字和字母的文本，我想分开提取数字和字母部分，如何操作？

Excel中怎样批量提取每个单元格的数字或字母？

可以先用筛选功能筛选出含有关键词的单元格，方便浏览。也可以用IF结合SEARCH函数检测文本中是否包含关键词，满足条件则返回对应文本或关键词本身，方便提取和后续处理。这样能够快速定位并提取需要的文字。

使用条件筛选和文本函数定位关键词

我想找出单元格中包含某个关键词的内容，并提取出来，该怎么做？

有没有办法快速提取Excel中含有特定关键词的文字？

PingCodeDocs

本文围绕Excel文字提取需求，从基础提取规则、函数工具、可视化方案、批量模型以及合规校验五个维度展开讲解，结合权威行业数据对比不同提取工具的适配场景，分享职场实操技巧，帮助职场人根据数据结构化程度选择对应提取方法，高效完成数据清洗任务，降低提取出错率和时间成本。

在excel中如何来提取文字

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