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如何轻松做好项目规划?做好项目规划的框架及9大步骤

如何轻松做好项目规划?9大步骤:1.定义项目要解决的问题; 2.制定使命陈述,然后再制定主要目标说明;3.制定能达成所有目标的项目战略;4.撰写范围说明书,定义项目范围(要做什么以及不做什么);5.制定工作分解结构(WBS);6.利用WBS,估计所需时长、资源及成本(根据具体环境来估计);7.制定项目总时程及预算。确定项目组织结构,是矩阵组织结构,还是层级组织结构(前提是你可以自由选择);8.制定项目规划;9.让所有项目干系人在规划上签字;

一、什么是项目规划

项目规划是什么?简单来说,规划就是回答下图列出的问题。

如果你学过访谈方法,就会知道这些问题可概括为何人、何事、何时、何地、为何、多少、多久。看似简单,实则很难。说“很难”是因为,要回答其中某些问题,你必须得预见未来,特别是“这件事需要花多长时间”这类问题。如果没有先例可供参考,这个问题将很难回答。一位工程师曾说过:“你无法替创造力排时间表。” 

二、规划即回答问题 战略、战术及后勤 

要做好项目规划,你必须注意项目生命周期内可能会用到的三种活动:战略、战术及后勤。战略指纵观全局的方法,有时候也被称作“制胜之道”。

举一个例子:

千百年来,人类造船都是把龙骨朝下建造,这样船造好以后,不用翻身就能直接下水。20世纪40年代之前,这个方法一直很有效,可是第二次世界大战期间,造船厂必须加快造舰速度,因此面临巨大压力。当时造舰都是采用钢板,而非木材,很快造船厂就发现,龙骨区焊接作业极为困难,如果从外面焊接,你怎么下到舰船下面?如果进到里面焊接,那人就必须倒立着焊接。埃文代尔造船厂发现,如果将钢质舰船反着建造,那焊接就会容易得多,因为能够从龙骨区外面进行焊接,也就是站在舰船上面作业,在里面也能站立着操作。这一战略非常有效,埃文代尔造船厂造船速度远远超越竞争对手,成本变得更低,质量也更高,该方法一直沿用至今。

做规划的人在选择项目战略时,标准往往是“一直以来都是这么操作的”,而不是选择优异的方法。

制定详细的执行层面规划之前,你必须时时刻刻自问:“做这件事优异的方法是什么?” 执行层面规划 一旦决定采用反造法造船,你就必须确定所有实施细节,必须谨慎细致、锱铢必较。这个时候你就得回答何人、何事、何时、何地等问题。

实际上,许多人谈到“规划”时,他们指的就是执行层面规划,可是,如果项目战略不对,执行面规划做得再好,也只会让你败得更惨。 

后勤,军队最清楚后勤的重要性。

如果没有弹药、食物、衣物和交通运输,就没法打仗。后勤负责的就是这些事务。施工经理能在这个程序上记录什么时候收到多少数量的砖,根据一定的使用速率,程序会算出这些砖用完的时间,然后在用完之前,提醒经理安排补砖。 曾听过另一个例子,印度的一个公路建设项目,工人生活条件非常差,吃不好,睡不好,工人士气非常低迷。可是,项目经理及手下员工却住在附近市区一间很好的宾馆,他们意识到问题后,搬到施工现场和工人住在一起,工人的生活条件立刻得到改善,士气及效率也跟着得到提升。这个例子说明了后勤的附带效应有多么重要。 

规划的要素 ,列出一个项目规划必须包含的要素。

较好将这些资料保存在一个集中式的项目数据库里,刚开始这份电子文档只含有一个规划文件,随着项目推进,再陆续添加报告、变更等文件,等到项目完成时,这份文档将完整记录项目历史,以后可作为参考,帮助其他人制定项目规划及实施项目管理

有计划地做规划。

将所有人聚在一起制定规划肯定不容易,制定规划这个过程本身就需要规划,如果不事先规划,制定规划的会议很可能变成一次毫无章法的会议,许多组织都深受其苦。也就是说,必须事先制定议程,尽可能限制会议时长,与会人员应“按部就班”,一旦有人离题,会议主持人应尽快让其重回正轨。

下图是项目规划的框架:

执行规划的人应该参与规划制定,否则,干系人可能对规划毫无承诺,他们的估计可能出错,还可能把自己的重要任务忘得一干二净。

制定规划的名列前茅条规则就是做好重新规划的准备,因为必然会遇到意料之外的障碍,而你必须进行处理。这也意味着,如果规划有可能变更,那就不要制定太多细节,因为纯属浪费时间。 因为必然会遇到意料之外的障碍,所以务必做一个风险分析,预测最可能碰到的障碍。

为防止A计划行不通,请制定一个B计划。

那为什么不一开始就直接使用B计划呢?因为 A计划更佳,只是存在一些不足。B计划也存在不足,但是两者的不足之处一定要有所不同,否则B计划就称不上“备用”计划了。 做风险分析有个很简单的方法,就是问个问题:“哪里可能出错?”分别考察时程、工作绩效及项目规划的其他部分。有时候,只需要识别风险就能排除风险,但是,如果无法排除,至少制定一个备用计划。

还有一个提醒:如果和你共事的人是非常喜欢分析的人,那他们可能陷入“过度分析”不能自拔,你要做的不是识别所有可能的风险,只需要识别可能性较高的就行。 做任何事之前都必须明确目标,因此务必要制定一份问题陈述。组织的所有行动都应该达成一个结果,换句话说就是“解决一个问题”。

千万注意:一定要找准最终用户真正需要的解决方案,有时候,项目团队自认为自己的解决方案适合客户,但最后可能弃置不用,造成巨大浪费。将工作分成较小的部分,便于精准估计所需时间、成本及资源。

 项目规划的基本步骤如下:

  1. 定义项目要解决的问题。  
  2. 制定使命陈述,然后再制定主要目标说明书。   
  3. 制定能达成所有目标的项目战略。  
  4. 撰写范围说明书,定义项目范围(要做什么以及不做什么)。   
  5. 制定工作分解结构(WBS)。   
  6. 利用WBS,估计所需时长、资源及成本(根据具体环境来估计)。   
  7. 制定项目总时程及预算。确定项目组织结构,是矩阵组织结构,还是层级组织结构(前提是你可以自由选择)。   
  8. 制定项目规划。  
  9. 让所有项目干系人在规划上签字。

下图是项目计划的内容和任务:

以上就是如何做好项目规划的全部内容,希望对大家有所帮助。

延伸阅读:项目规划辅助工具推荐

1.国产研发项目管理工具榜单前二(36Kr发布):PingCode  【官网:https://datayi.cn/w/z98mjJdR】 

2.国外项目管理工具市场占有率前二:Atassian(如今已经对国内用户停售本地版,政策详情可通过以下文章了解: Jira最新政策及与国内工具大对比  https://docs.pingcode.com/blog/tool/16840.html 

3.国内通用项目协作工具市场占有率前二:Worktile【官网: https://datayi.cn/w/korbgXZo 

4.国外优异易用项目管理工具:Trello 【官网:Trello.com】

5.优异开源项目管理软件:Redmine 【官网: https://www.redmine.org/ 

6.优异个人项目管理软件:Teambition(对个人永久免费)【官网:Teambition.com】

以上工具,以及更多工具的对比测评可以通过以下文章了解:2023年排名前十的项目管理软件大盘点: https://docs.pingcode.com/blog/tool/16767.html

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