需要使用项目管理软件的几种情况：一、项目规模较大或复杂性较高；二、需要实时跟踪项目进展；三、需要提升项目工作效率；四、无法按时完成项目任务；五、项目成员之间缺乏有效沟通。项目规模较大或复杂性较高时，使用项目管理软件可以提高团队的协作效率。
一、项目规模较大或复杂性较高
随着项目规模的增大，项目的复杂性也会增加，包括任务分配、进度跟踪、资源管理、风险管理等方面。此时，如果只依靠人工管理，可能会导致项目信息丢失、延误等问题，甚至会对项目进度和质量产生重大影响。例如，如果一个项目需要跟踪数十个任务和资源，以及每个任务的进度和优先级，使用纸笔或电子表格进行管理很容易出错。此时，使用项目管理软件可以更好地控制项目进展和风险，进而提高项目团队的协作和工作效率。
二、需要实时跟踪项目进展
在项目管理中，实时跟踪项目进展非常重要，因为它可以帮助团队及时发现问题，并采取相应措施。使用项目管理软件可以帮助团队轻松地跟踪项目进度，及时了解任务的完成情况，以及预测项目的完成时间。例如，PingCode是一款非常流行的项目管理软件，可以帮助团队跟踪任务进度和优先级，以及实时讨论项目问题。
三、需要提升项目工作效率
如果没有项目管理软件，员工要花费更多的时间来记录项目，例如将数据输入电子表格，这不仅需要花费更多的时间，而且还可能因为手动输入的错误，或者是数据丢失而增加了返工的可能性。项目管理软件减少了这种手动操作和重复性工作的需求，使员工有更多的精力进行更多的分析和总体规划。我们相信谁也不愿意面对着每天都要手动更新的电子表格，或者是每天都要手动更新的项目报告。
四、无法按时完成项目任务
在管理项目时，按时按量完成项目进度是非常重要的，如果团队经常有延迟交付的习惯，这会严重打击团队成员的积极性，同时也会给领导留下不好的印象。但是有了好用的项目管理软件，就可以有效地管理项目的进度，如果项目有延迟也可以准确及时的查看，确保项目按时按质顺利进行。
五、项目成员之间缺乏有效沟通
在项目管理中，沟通是至关重要的一环，因为它可以帮助项目成员了解彼此的工作进展、障碍和需求等信息。如果项目成员之间没有有效的沟通，可能会导致项目延误、质量下降、成本增加等问题。在这种情况下，使用项目管理软件可以提供一个更好的沟通平台，以便项目成员可以更方便地共享信息、讨论问题、协调任务等。例如，使用在线聊天工具、项目日历、任务分配和进度跟踪等功能可以帮助项目成员更加清晰地了解项目的整体情况，避免信息断层和冲突。
延伸阅读：项目管理软件
1.国产研发项目管理工具榜单前二（36Kr发布）：PingCode 【官网：https://datayi.cn/w/z98mjJdR】
2.国外项目管理工具市场占有率前二：Atassian（如今已经对国内用户停售本地版，政策详情可通过以下文章了解： Jira最新政策及与国内工具大对比 ： https://docs.pingcode.com/blog/tool/16840.html ）
3.国内通用项目协作工具市场占有率前二：Worktile【官网： https://datayi.cn/w/korbgXZo 】
4.国外优异易用项目管理工具：Trello 【官网：Trello.com】
5.优异开源项目管理软件：Redmine 【官网： https://www.redmine.org/ 】
6.优异个人项目管理软件：Teambition（对个人永久免费）【官网：Teambition.com】
以上工具，以及更多工具的对比测评可以通过以下文章了解：2023年排名前十的项目管理软件大盘点： https://docs.pingcode.com/blog/tool/16767.html
1. PingCode ：一站式软件研发项目管理工具，覆盖软件研发项目全流程。2021年入选36氪项目管理软件金榜-研发项目管理榜单 前二；适用于十几人到千人规模的的团队。知名客户包括宁德时代、小红书、商汤科技等；支持私有部署、麒麟鲲鹏等国产系统。
2. Worktile ：是国内市场占有率较高的项目管理软件之一。被广泛用于电商、市场活动、律所项目、生产制造、行政、财务、设计、工程、教育、科研等几乎包含所有类型的项目。并且有许多知名客户，比如百度、招商银行、小米、旷世等等。
3.Redmine：国外的一款免费开源的基于web的项目管理和问题跟踪工具。使用MySQL, PostgreSQL或SQLite作为数据库，支持插件扩展，可以运行在Windows, Linux, Mac OS X等操作系统上。Redmine支持40多种语言，包括中文。
4.Asana：在全球也算是知名的项目管理软件，从用户数量来看，Asana绝对是一款相当受欢迎的工作管理和协作平台。并且它曾经被《财富》杂志评为优异工作软件之一，并且有许多知名的客户，如NASA, Uber, Spotify等。
5.Jira：全球较早的软件研发过程管理工具之一，被广泛应用于缺陷跟踪、客户服务、需求收集、流程审批、任务跟踪、项目跟踪和敏捷管理等工作领域。但近些年对国内用户的政策并不友好，特别是停售 Server 版，一定程度意味着对国内中小企业禁售。
