excel打印为什么要另存为pdf才能打印

将Excel文件另存为PDF格式再进行打印的做法被广泛采用，这是因为这种方式保持格式一致性、便于跨平台共享、确保文件内容安全。其中，保持格式一致性是最直观的优点。

当使用Excel直接打印文档时，可能会遇到格式错乱的问题，因为不同的打印机对Excel的打印指令解释不同，可能会导致打印出来的文件与在电脑屏幕上看到的排版有所差异。而PDF是一种更为稳定的文件格式，无论在任何设备上查看和打印，文件的格式都保持不变，这对于需要准确打印表格、图表等精确布局的文档尤为重要。此外，PDF文件在打印前还可以轻松调整页边距、布局等设置，进一步确保打印输出的精确度。

一、保持格式一致性

将Excel文件转换为PDF格式可以有效防止在不同设备或不同打印机之间打印时出现格式和布局的改变。在Excel中，单元格的大小、图表的布局以及页边距都可能因打印机型号的不同而发生变化，特别是当文档被共享给其他用户并在不同的环境下打印时。PDF格式作为一种固定格式文件，能够精确保留原有的布局和格式，无论是文字的字体大小还是单元格的位置，都不会因打印而改变，极大地提高了打印出来的文件的专业性和准确度。

二、便于跨平台共享

PDF格式的文件容易在不同的操作系统和设备间进行共享，而且查看PDF文件并不要求接收方安装Excel或其他特定的软件。这一点对于需要将文档发送给多个不同设备用户的场合尤为重要。无论接收方使用的是Windows、macOS还是Linux操作系统，或者是移动设备，PDF文件都可以被轻松打开，并且内容的显示与原始文件完全一致。这样一来，无论是工作汇报、学术分享还是企业报告，采用PDF格式都能确保信息传达的无障碍和精准。

三、确保文件内容安全

PDF文件支持设置访问密码和编辑限制，这对于包含敏感信息或版权材料的文档尤其有用。在将Excel文件转换成PDF格式时，可以选择启用文档加密，保护文档不被未授权的用户访问或修改。此外，PDF文件还可以设置禁止打印和复制的权限，这对于需要在线分享但又不希望内容被随意传播的文件来说非常有价值。通过这些安全设置，PDF文件的创建者可以在确保信息共享的同时，也保护了文件的版权和隐私。

四、提高打印效率

当处理包含大量页面的Excel文档时，直接打印时往往会遇到速度慢、占用大量内存等问题。而将文件转换为PDF格式后，由于PDF文件更加紧凑且优化了图像和文本的储存方式，因此在打印时可以更快地被处理和输出。这不仅提高了打印效率，还降低了对计算机资源的需求，特别是在需要打印大批量文档的商业环境中，这一优点尤为突出。

五、方便进行文件管理和存档

PDF格式由于其跨平台的特性以及较好的稳定和安全性，非常适合用于长期存档。在企业和机构的档案管理中，采用PDF格式可以确保即使是数年之后，文件内容仍然可以被准确无误地复原。此外，PDF文件容易被搜索和索引，大大提高了文件管理的效率，尤其对于需要存储大量数据和文档的组织来说，采用PDF格式可以在保证信息准确性的同时，也使得文档的检索变得更加便捷。

综上所述，将Excel文件另存为PDF再进行打印，可以在保持文档格式一致性、确保内容安全、提高共享的便利性等多个方面带来显著优势。无论是个人还是企业，在需要确保打印质量和效率、保护文件内容安全的情况下，采用PDF格式无疑是一个理想的选择。