合同外项目的管理是一项复杂但至关重要的过程，它涉及到确保项目范围、成本和时间表得到妥善控制。首先、合同外项目管理需要明确项目范围、其次、建立变更控制程序、再者、进行风险管理、最后、加强沟通协调。在合同外项目管理中，建立变更控制程序尤为关键，它涉及到对项目范围之外的工作请求进行评估、批准和跟踪，以确保任何额外的工作都不会影响项目的整体目标和质量。
一、明确项目范围
在项目启动阶段，合同方应该共同明确和记录项目的范围。明确的项目范围是合同外项目管理的基石，它为识别和管理合同外的工作提供了基准。
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定义项目范围: 项目范围应详细描述所需交付成果，包括产品、服务或成果的详细规格。这通常在合同附件中作为项目范围声明进行明确。
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范围界定: 明确界定哪些工作属于合同范围内，哪些是合同外。这有助于在项目实施过程中识别出额外的工作请求。
二、建立变更控制程序
变更控制是合同管理中不可或缺的一部分，尤其是对于合同外项目来说更是至关重要。
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变更控制流程: 应建立一个清晰的变更控制流程，用于处理和批准范围以外的所有请求。这个流程应当包括变更请求的提交、评估、批准或拒绝、实施以及后续的跟踪。
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变更控制委员会（CCB）: 成立一个变更控制委员会，由项目干系人和关键决策者组成，负责审查和决定所有变更请求。
三、进行风险管理
合同外项目往往伴随着额外的风险，因此必须对潜在风险进行管理。
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风险识别: 系统地识别可能导致合同外工作的风险，并记录在风险登记册中。
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风险应对策略: 对于每个识别出的风险，开发应对策略，包括风险避免、转移、接受或减轻。
四、加强沟通协调
有效的沟通是管理合同外项目的关键，它确保所有干系人对项目状态和任何潜在的变更保持一致的理解。
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定期沟通: 定期的项目会议和报告可确保信息的流通和问题的及时识别。
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沟通计划: 制定一个沟通计划，明确谁需要什么信息、何时、如何提供。
五、合同修订与更新
当合同外的工作被批准后，合同文件可能需要相应的修订和更新，以反映新的工作范围和可能的成本和时间表的调整。
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合同修订: 对原始合同进行修订，明确指出新增工作的范围、成本、时间表和任何其他影响。
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合同更新: 确保所有相关方都有最新的合同文档，并了解合同的任何变更。
六、成本和时间管理
合同外的工作很可能会导致成本和时间表的变动，这些都需要通过严格的管理来控制。
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成本控制: 对所有合同外工作的成本进行跟踪和控制，确保项目不会超出预算。
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进度监控: 监控项目进度，确保任何合同外工作不会导致不可接受的延迟。
七、质量保证
合同外的工作也必须符合项目的质量要求，不能因为是额外工作就降低质量标准。
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质量标准: 确保所有工作，无论是合同内还是合同外，都符合预先设定的质量标准。
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质量控制: 对合同外工作实施同样严格的质量控制措施，以防止质量问题。
八、文档记录与存档
记录和存档所有与合同外项目相关的文档，对于未来的审计和评估至关重要。
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文档管理: 确保所有变更请求、批准、通信和合同修订等相关文档都得到妥善管理。
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存档系统: 建立一个存档系统，用于保存项目文档的记录，以便必要时可以轻松检索。
通过上述措施，合同外项目的合同管理可以成为一个系统性的过程，有助于项目的顺利进行，同时保护执行方和客户的利益，确保项目目标的实现。
相关问答FAQs：
1. 合同外项目是什么？
合同外项目指的是在合同签订之后出现的额外工作或变更请求，这些工作并未在原始合同中明确规定。
2. 如何管理合同外项目？
管理合同外项目的关键是及时沟通和协商。首先，与客户沟通并确保双方对于额外工作的需求和预期达成一致。其次，评估额外工作对项目进度、成本和资源的影响，并与客户讨论可能的调整。最后，通过书面补充协议来记录额外工作的详细要求、费用和时间安排。
3. 如何避免合同外项目的出现？
避免合同外项目的关键是在合同签订之前进行充分的沟通和明确的约定。在起草合同时，应仔细审查并确保合同条款和工作范围的清晰明确。双方应共同讨论并记录下可能的变更和风险，以便在后续的工作中能够有所准备。此外，定期与客户进行项目进展的沟通和反馈也能够帮助发现潜在的合同外项目，并及时进行处理。
