如何自动更新excel数据库

自动更新Excel数据库的几种方法包括：使用外部数据源、VBA宏、Power Query、Microsoft Flow（Power Automate）。 其中，使用Power Query是最为推荐的方法，因为它不需要编程知识，同时功能强大，适用于大部分的数据更新需求。Power Query能够自动连接到各种数据源，如SQL数据库、CSV文件、Web页面等，并自动刷新数据。

一、使用外部数据源

外部数据源是指将Excel与其他数据库系统或文件系统连接，以实现数据的自动更新。常见的外部数据源包括SQL数据库、Access数据库、CSV文件和Web服务等。通过使用外部数据源，Excel可以定期从这些源中提取最新的数据并进行更新。

1.1、SQL数据库

将Excel连接到SQL数据库是实现自动更新的常用方法。通过数据连接工具，用户可以将Excel与SQL Server、MySQL、PostgreSQL等数据库连接，从而实现数据的自动刷新。

步骤：

打开Excel，选择“数据”选项卡。
点击“从其他源” > “从SQL Server”。
输入服务器名称和数据库名称，然后选择需要导入的数据表或视图。
配置数据刷新设置，例如定期刷新时间间隔。

1.2、使用Microsoft Query

Microsoft Query是一个强大的工具，允许用户从外部数据源（如Access、SQL Server等）导入数据到Excel，并设置自动更新。

步骤：

在Excel中，选择“数据”选项卡。
点击“从其他源” > “从Microsoft Query”。
选择数据源并输入连接信息。
使用查询向导构建查询，并将结果导入Excel表格。
设置数据刷新选项，如定期刷新或打开文件时刷新。

二、VBA宏

使用VBA（Visual Basic for Applications）宏是另一种自动更新Excel数据库的有效方法。通过编写VBA代码，用户可以实现更复杂的自动化任务，例如定时更新、数据处理和通知等。

2.1、编写VBA宏

编写VBA宏需要一定的编程知识，但它可以提供高度的灵活性和自定义功能。以下是一个简单的VBA宏示例，用于从外部数据源更新Excel表格：

Sub RefreshData()
    Dim conn As Object
    Dim rs As Object
    Dim sql As String
    ' 创建ADO连接对象
    Set conn = CreateObject("ADODB.Connection")
    conn.Open "Provider=SQLOLEDB;Data Source=YourServer;Initial Catalog=YourDatabase;User ID=YourUserID;Password=YourPassword;"
    ' 创建ADO记录集对象
    Set rs = CreateObject("ADODB.Recordset")
    sql = "SELECT * FROM YourTable"
    rs.Open sql, conn
    ' 清空现有数据
    Sheets("Sheet1").Cells.Clear
    ' 将数据导入Excel
    Sheets("Sheet1").Range("A1").CopyFromRecordset rs
    ' 关闭连接
    rs.Close
    conn.Close
    ' 释放对象
    Set rs = Nothing
    Set conn = Nothing
End Sub

2.2、调度VBA宏

为了定期运行VBA宏，用户可以使用Windows任务计划程序或Excel中的定时器功能。例如，可以使用以下代码设置一个定时器，每隔一小时运行一次宏：

Public RunWhen As Double
Public Const cRunWhat = "RefreshData" ' 宏名称
Sub StartTimer()
    RunWhen = Now + TimeValue("01:00:00")
    Application.OnTime EarliestTime:=RunWhen, Procedure:=cRunWhat, _
        Schedule:=True
End Sub
Sub StopTimer()
    On Error Resume Next
    Application.OnTime EarliestTime:=RunWhen, Procedure:=cRunWhat, _
        Schedule:=False
End Sub

三、Power Query

Power Query是Excel中的数据连接和转换工具，允许用户从各种数据源导入数据，并进行数据清洗和转换。Power Query的最大优势在于其用户友好的界面和强大的功能，无需编写代码即可实现复杂的数据处理任务。

3.1、导入数据

使用Power Query导入数据非常简单，用户可以从各种数据源（如SQL数据库、Web服务、CSV文件等）导入数据，并设置自动刷新选项。

步骤：

打开Excel，选择“数据”选项卡。
点击“获取数据” > “从数据库” > “从SQL Server数据库”。
输入服务器名称和数据库名称，然后选择需要导入的数据表或视图。
在Power Query编辑器中进行数据清洗和转换。
点击“关闭并加载”将数据导入Excel表格。

3.2、设置自动刷新

Power Query允许用户设置数据的自动刷新选项，以确保数据始终保持最新。

步骤：

在Excel中，选择“数据”选项卡。
点击“查询和连接”打开查询和连接窗格。
右键点击需要自动刷新的查询，选择“属性”。
在查询属性对话框中，勾选“启用后台刷新”和“刷新间隔”，并设置刷新时间间隔。

四、Microsoft Flow（Power Automate）

Microsoft Flow（现称为Power Automate）是一个云端自动化服务，允许用户创建工作流以自动执行各种任务。通过使用Power Automate，用户可以实现Excel数据的自动更新和处理。

4.1、创建工作流

创建一个Power Automate工作流，用户可以自动将数据从一个源导入到Excel并进行更新。例如，可以创建一个工作流，从SharePoint列表中提取数据并更新到Excel表格。

步骤：

登录Power Automate门户。
创建一个新工作流，选择“自动化 – 从空白开始”。
添加一个触发器，例如“当SharePoint列表项被创建或修改时”。
添加一个操作，例如“更新Excel行”。
配置触发器和操作的详细信息，例如SharePoint站点地址、列表名称、Excel文件路径等。

4.2、运行和监控工作流

创建好工作流后，用户可以手动运行或设置触发条件，以自动运行工作流。Power Automate还提供了监控和日志功能，用户可以查看工作流的运行状态和历史记录。

五、总结

自动更新Excel数据库是一项重要的任务，可以通过多种方法实现，包括使用外部数据源、VBA宏、Power Query和Microsoft Flow（Power Automate）。每种方法都有其优缺点，用户可以根据具体需求选择最合适的方法。

使用外部数据源：适用于需要从数据库或文件系统中定期导入数据的场景，配置简单，易于维护。

使用VBA宏：适用于需要高度自定义和复杂自动化任务的场景，灵活性高，但需要编程知识。

使用Power Query：适用于需要从多种数据源导入数据并进行清洗和转换的场景，用户友好，无需编程。

使用Microsoft Flow（Power Automate）：适用于需要跨平台和跨应用程序自动化工作流的场景，功能强大，支持多种触发器和操作。

无论选择哪种方法，用户都应根据具体需求和技术水平进行权衡，并确保数据的准确性和一致性。同时，定期检查和维护数据更新流程，以确保其正常运行和高效执行。