excel怎么看打印预览

在Excel中查看打印预览的方法有多种，包括使用快捷键、通过菜单栏、设置页面布局等。其中，通过菜单栏查看打印预览是最常用且直观的方法。打开Excel，点击“文件”菜单，然后选择“打印”选项，即可查看打印预览。这不仅能帮助您预览即将打印的内容，还能让您在打印之前进行必要的调整，比如页边距、方向和纸张大小等。通过打印预览，您可以确保输出的文档符合预期，避免不必要的打印错误和纸张浪费。

在详细描述这些方法之前，让我们先从基本概念和操作开始，逐步深入到具体步骤和高级设置，帮助您全面掌握Excel打印预览的技巧。

一、使用快捷键查看打印预览

快捷键是提高工作效率的重要工具。Excel为查看打印预览提供了一个非常方便的快捷键：

1.1 快捷键介绍

在Excel中，您可以通过按下 Ctrl + P 快速进入打印预览界面。这个快捷键不仅适用于Excel，还适用于大多数微软Office软件。

1.2 使用步骤

1. 打开Excel文件：首先，打开您需要查看打印预览的Excel文件。
2. 按下快捷键：同时按下 Ctrl + P 键。
3. 查看打印预览：此时，Excel会自动跳转到打印预览界面，您可以在这里查看即将打印的内容，并进行相关设置。

使用快捷键查看打印预览是最快捷的方法，但它的功能相对简单，适合于需要快速预览和打印的情况。

二、通过菜单栏查看打印预览

菜单栏操作是大多数用户最常使用的方法，因为它不仅直观易懂，还提供了丰富的设置选项。

2.1 进入打印预览

1. 点击“文件”菜单：在Excel窗口的左上角，点击“文件”菜单。
2. 选择“打印”选项：在弹出的菜单中，选择“打印”选项。
3. 查看打印预览：此时，您会看到一个打印预览界面，页面的右侧会显示打印预览图像，左侧则显示打印设置选项。

2.2 设置打印选项

在打印预览界面，您可以进行多种设置：

1. 选择打印机：在左侧菜单中，选择您要使用的打印机。
2. 设置页面范围：选择要打印的页数范围，例如“全部页面”或“指定页面”。
3. 调整纸张大小和方向：选择纸张大小（如A4、A3等）和方向（纵向或横向）。
4. 设置页边距：调整页边距以确保内容在页面上的位置正确。
5. 调整缩放比例：可以选择将内容按比例缩放以适应纸张大小。

通过菜单栏查看打印预览，您可以对打印设置进行详细调整，确保打印结果符合预期。

三、设置页面布局

在进行打印预览之前，设置好页面布局可以帮助您更好地控制打印结果。这包括设置页眉、页脚、页边距和打印区域等。

3.1 设置页眉和页脚

页眉和页脚是打印文档的重要组成部分，通常用于显示文档标题、页码、日期等信息。

1. 进入页面布局：点击“页面布局”选项卡。
2. 选择“页眉/页脚”：点击“页眉/页脚”按钮，选择一个预定义的页眉或页脚，或者选择“自定义页眉/页脚”进行个性化设置。
3. 设置内容：在弹出的窗口中，输入您需要的页眉和页脚内容，并进行格式调整。

3.2 设置页边距

页边距是指页面内容与页面边缘之间的距离。合理的页边距设置可以确保打印内容不被裁剪。

1. 进入页面布局：点击“页面布局”选项卡。
2. 选择“页边距”：点击“页边距”按钮，选择一个预定义的页边距，或者选择“自定义页边距”进行个性化设置。
3. 调整边距：在弹出的窗口中，调整上、下、左、右边距的具体数值。

3.3 设置打印区域

打印区域是指您希望打印的具体单元格范围。

1. 选择打印区域：在工作表中，选择您需要打印的单元格范围。
2. 进入页面布局：点击“页面布局”选项卡。
3. 选择“打印区域”：点击“打印区域”按钮，选择“设置打印区域”。

通过设置页面布局，您可以更好地控制打印内容和格式，确保打印结果符合预期。

四、调整打印比例和分辨率

调整打印比例和分辨率可以帮助您在打印过程中得到更清晰和合适大小的打印输出。

4.1 调整打印比例

打印比例是指将工作表内容按比例缩放以适应纸张大小。

1. 进入打印预览：通过快捷键或菜单栏进入打印预览界面。
2. 调整比例：在左侧菜单中，找到“缩放比例”选项，输入您需要的比例值，或者选择“适应纸张大小”选项。

4.2 调整打印分辨率

打印分辨率是指打印输出的清晰度，通常以DPI（每英寸点数）为单位。

1. 进入打印机设置：在打印预览界面，点击“打印机属性”按钮。
2. 选择分辨率：在弹出的窗口中，找到“分辨率”选项，选择一个适当的DPI值。

调整打印比例和分辨率可以帮助您在打印过程中得到更清晰和合适大小的打印输出，确保打印结果符合预期。

五、检查和调整打印预览中的表格和图表

在打印预览中，检查和调整表格和图表的布局和格式是确保打印结果符合预期的重要步骤。

5.1 检查表格布局

表格布局直接影响到打印结果的清晰度和可读性。

1. 进入打印预览：通过快捷键或菜单栏进入打印预览界面。
2. 检查表格布局：在打印预览界面，仔细检查表格的行列是否完整，数据是否在单元格内完全显示。
3. 调整行高和列宽：如果发现行高或列宽不合适，可以返回工作表界面，调整行高和列宽。

5.2 检查图表布局

图表布局和格式直接影响到打印结果的美观和专业性。

1. 进入打印预览：通过快捷键或菜单栏进入打印预览界面。
2. 检查图表布局：在打印预览界面，仔细检查图表的大小、位置和格式是否合适。
3. 调整图表大小和位置：如果发现图表大小或位置不合适，可以返回工作表界面，调整图表大小和位置。

通过检查和调整表格和图表的布局和格式，您可以确保打印结果的清晰度和美观性，避免不必要的打印错误。

六、添加和调整分页符

分页符是控制打印内容分布的重要工具，通过添加和调整分页符，您可以更好地控制打印内容在页面上的分布。

6.1 添加分页符

添加分页符可以将工作表内容分割成多个页面进行打印。

1. 选择单元格：在工作表中，选择您希望添加分页符的单元格。
2. 进入页面布局：点击“页面布局”选项卡。
3. 选择分页符：点击“分页符”按钮，选择“插入分页符”。

6.2 调整分页符

调整分页符可以帮助您更好地控制打印内容在页面上的分布。

1. 进入打印预览：通过快捷键或菜单栏进入打印预览界面。
2. 调整分页符：在打印预览界面，点击并拖动分页符到合适的位置。
3. 检查调整结果：调整分页符后，仔细检查打印预览，确保分页符合预期。

通过添加和调整分页符，您可以更好地控制打印内容在页面上的分布，确保打印结果符合预期。

七、保存打印设置

保存打印设置可以帮助您在下次打印时快速应用相同的设置，节省时间和精力。

7.1 保存打印设置

1. 进入打印预览：通过快捷键或菜单栏进入打印预览界面。
2. 选择打印机属性：在左侧菜单中，点击“打印机属性”按钮。
3. 保存设置：在弹出的窗口中，找到“保存设置”选项，点击保存。

7.2 载入打印设置

1. 进入打印预览：通过快捷键或菜单栏进入打印预览界面。
2. 选择打印机属性：在左侧菜单中，点击“打印机属性”按钮。
3. 载入设置：在弹出的窗口中，找到“载入设置”选项，选择之前保存的设置。

通过保存和载入打印设置，您可以在下次打印时快速应用相同的设置，确保打印结果一致。

八、总结

在Excel中查看打印预览是确保打印结果符合预期的重要步骤。通过使用快捷键、菜单栏和设置页面布局，您可以轻松查看和调整打印预览。此外，通过调整打印比例和分辨率、检查和调整表格和图表、添加和调整分页符，以及保存打印设置，您可以确保打印结果的清晰度和美观性，避免不必要的打印错误。希望这些方法和技巧能够帮助您更好地掌握Excel打印预览，提高工作效率。

相关问答FAQs：

1. 如何在Excel中查看打印预览？
在Excel中查看打印预览可以帮助你了解打印的效果和布局是否符合要求。以下是查看打印预览的方法：

• 在Excel顶部菜单栏中选择“文件”选项。
• 在弹出的菜单中选择“打印”选项。
• 在打印预览界面中，你可以查看每个工作表的打印布局和页面设置。
• 你可以使用工具栏上的放大和缩小按钮来调整预览的大小。
• 如果需要更改打印设置，可以点击工具栏上的“页面设置”按钮，然后进行相应的修改。
• 如果要返回到Excel编辑界面，只需点击预览窗口右上角的“关闭预览”按钮即可。

2. 怎样调整Excel中打印预览的大小？
调整Excel中打印预览的大小可以帮助你更清楚地查看打印布局和页面设置。以下是调整打印预览大小的方法：

• 在打印预览界面，你可以使用工具栏上的放大和缩小按钮来调整预览的大小。
• 点击放大按钮可以将预览放大，以便更清楚地查看打印布局和细节。
• 点击缩小按钮可以将预览缩小，以便更全面地查看整个页面的布局。
• 如果需要自定义预览的大小，可以使用工具栏上的“缩放”按钮，然后在弹出的对话框中输入相应的百分比值。

3. 如何修改Excel中的打印设置？
在Excel中修改打印设置可以帮助你调整打印的布局、纸张大小、打印方向等参数。以下是修改打印设置的方法：

• 在打印预览界面，点击工具栏上的“页面设置”按钮。
• 在弹出的对话框中，你可以选择不同的选项来修改打印设置，例如“页面布局”、“纸张大小”、“打印方向”等。
• 如果需要调整页面边距，可以在“边距”选项卡中进行设置。
• 如果需要调整页眉页脚，可以在“页眉/页脚”选项卡中进行设置。
• 修改完打印设置后，点击对话框底部的“确定”按钮即可应用修改并返回打印预览界面。