2016excel组织架构图怎么做

2016Excel组织架构图怎么做

在Excel 2016中制作组织架构图主要包括以下几个步骤：插入SmartArt、选择合适的图表类型、添加文本并调整布局、格式化图表。在这里我们将详细介绍如何通过这些步骤来创建一个清晰、专业的组织架构图。

一、插入SmartArt

Excel 2016中提供了多种工具可以帮助我们创建组织架构图，最常见的方法之一就是使用SmartArt图形。SmartArt图形是Excel中一种用于创建图表、流程图和其他图形的便捷工具。要插入SmartArt图形，请按以下步骤操作：

打开Excel并选择工作表：首先，确保你已经打开了Excel 2016，并选择你希望插入组织架构图的工作表。
插入SmartArt图形：
1. 在Excel顶部菜单栏中，点击“插入”选项卡。
2. 在工具栏中，找到“插图”组，然后点击“SmartArt”按钮。
3. 在弹出的“选择SmartArt图形”对话框中，选择“层次结构”类别。这一类别中包含了多种适合制作组织架构图的图表类型。
4. 从“层次结构”列表中选择一个你认为最适合你的组织架构图的图表类型，比如“组织结构图”，然后点击“确定”。

二、选择合适的图表类型

选择合适的图表类型非常重要。不同类型的组织架构图可以用于不同的场景和需求。以下是几种常见的组织架构图类型及其适用场景：

基本组织结构图：适用于简单的组织结构，通常用来展示部门和员工之间的关系。
矩形组织结构图：适合显示更复杂的层次结构，能够容纳更多的信息。
垂直框架图：适合用于展示从上到下的层级关系，比如公司高层到基层员工的架构。
水平框架图：适合展示同级别的多个部门或团队之间的关系。

选择合适的图表类型后，接下来就是往图表中添加具体的内容。

三、添加文本并调整布局

添加文本和调整布局是制作组织架构图的核心步骤之一。以下是详细的操作步骤：

添加文本：
1. 点击SmartArt图形中的任意一个形状，输入对应的职位或部门名称。
2. 按照同样的方法，为其他形状添加相应的文本信息。
调整布局：
1. 如果需要增加或删除形状，可以通过点击右键菜单中的“添加形状”或“删除形状”选项来进行操作。
2. 通过拖动形状，可以调整各个部门或职位之间的相对位置，以便更好地展示组织架构。

四、格式化图表

为了使组织架构图更加美观和专业，我们可以对图表进行格式化。格式化的内容包括更改颜色、调整字体、添加边框等。以下是一些具体的操作步骤：

更改颜色：
1. 选中SmartArt图形中的任意一个形状，然后在“SmartArt工具”选项卡中，点击“设计”选项卡。
2. 在“SmartArt样式”组中，点击“更改颜色”按钮，从弹出的颜色列表中选择一个适合的配色方案。
调整字体：
1. 选中需要调整的文本，然后在“开始”选项卡中，使用字体、字号、字体颜色等工具进行调整。
添加边框：
1. 选中需要添加边框的形状，然后在“格式”选项卡中，点击“形状轮廓”按钮，从弹出的列表中选择合适的边框颜色和样式。

五、保存与分享

制作完成后，不要忘记保存你的工作。同时，你还可以将组织架构图导出为图片或PDF格式，方便分享和展示。以下是具体的操作步骤：

保存文件：
1. 点击Excel窗口左上角的“文件”菜单，然后选择“保存”或“另存为”选项。
导出为图片或PDF：
1. 点击“文件”菜单，选择“导出”选项。
2. 在弹出的对话框中，选择“创建PDF/XPS文档”或“更改文件类型”选项，然后按照提示完成导出操作。

通过以上步骤，你就可以在Excel 2016中创建一个清晰、专业的组织架构图。如果你需要进一步的自定义或更复杂的功能，可以考虑使用其他专业的绘图软件，如Visio或使用在线工具如Lucidchart等。

六、组织架构图的实际应用

组织架构图不仅仅是展示公司结构的工具，它在实际应用中还有许多重要的作用：

明确职责和关系：组织架构图可以清晰地展示各个部门和员工的职责和相互关系，帮助员工了解自己的岗位职责和汇报关系。
优化资源配置：通过组织架构图，可以直观地看到各部门的资源配置情况，帮助管理者进行合理的资源调配和优化。
提升沟通效率：组织架构图可以帮助员工快速找到需要沟通的对象，提升内部沟通的效率。

七、常见问题和解决方案

在制作和使用组织架构图的过程中，可能会遇到一些常见的问题。以下是一些常见问题及其解决方案：

图表过于复杂：如果组织架构图过于复杂，可能会导致信息难以理解。解决方案是简化图表，去除不必要的信息，或者将图表分成几个部分展示。
布局不美观：如果图表的布局不美观，可以尝试调整形状的位置，或者使用Excel中的“对齐”工具进行自动对齐和分布。
信息更新不及时：如果组织架构图的信息更新不及时，可能会导致员工对公司的结构产生误解。解决方案是定期检查和更新组织架构图，确保其准确性。

八、使用Excel制作组织架构图的优缺点

使用Excel制作组织架构图具有以下优缺点：

优点：

易于使用：Excel中的SmartArt工具简单易用，即使没有专业的绘图知识，也可以快速上手。
集成性强：Excel是一个常用的办公软件，制作的组织架构图可以方便地与其他Excel数据进行集成和共享。
成本低：相比一些专业的绘图软件，Excel的成本较低，适合中小型企业使用。

缺点：

功能有限：相比专业的绘图软件，Excel的绘图功能相对有限，可能无法满足一些复杂的需求。
美观性欠佳：Excel制作的组织架构图在美观性上可能不如一些专业的绘图软件。
性能问题：在处理大型和复杂的组织架构图时，Excel可能会出现性能问题，影响使用体验。

九、其他工具推荐

如果Excel无法满足你的需求，你还可以考虑使用以下一些专业的绘图工具：

Microsoft Visio：Visio是微软推出的一款专业绘图软件，功能强大，适合制作各种复杂的图表和流程图。
Lucidchart：Lucidchart是一款在线绘图工具，支持多人协作，适合团队使用。
Gliffy：Gliffy是一款简单易用的在线绘图工具，支持快速创建各种图表和流程图。
Draw.io：Draw.io是一款免费的在线绘图工具，功能齐全，适合个人和小型团队使用。

十、总结

通过本文的介绍，我们详细了解了如何在Excel 2016中制作组织架构图的具体步骤和方法。虽然Excel的绘图功能相对有限，但通过合理的使用和调整，依然可以制作出清晰、专业的组织架构图。同时，我们还介绍了一些常见问题及其解决方案，以及其他一些专业的绘图工具供大家参考。希望本文能够帮助你更好地制作和使用组织架构图，提升工作效率和管理水平。