excel怎么发给别人打印

将Excel文件发送给别人打印时，可考虑以下步骤：选择适合的文件格式、确保格式和布局正确、压缩文件、选择合适的发送方式。其中，选择适合的文件格式尤为重要。将文件保存为PDF格式可以确保接收者的打印效果与发送者的一致，不会因为不同版本的Excel或设置差异导致格式混乱。以下将详细介绍这些步骤。

一、选择适合的文件格式

将Excel文件转换为适合打印的格式非常重要。PDF格式是一个理想的选择，因为它可以确保文档在不同设备和打印机上显示一致。

1、保存为PDF格式

在Excel中，可以直接将文件保存为PDF格式。打开要发送的Excel文件，点击“文件”菜单，选择“另存为”，然后在“保存类型”下拉菜单中选择“PDF”格式。这样可以确保接收者在打开文件时不会因为Excel版本或设置不同而导致格式混乱。

2、打印到PDF

另一种方法是使用“打印到PDF”功能，这在某些情况下可能更加方便。点击“文件”菜单，选择“打印”，然后在打印机选项中选择“Microsoft Print to PDF”或其他PDF虚拟打印机。这样生成的PDF文件会保留原始Excel文件的所有打印设置。

二、确保格式和布局正确

发送前，必须确保文件格式和布局是正确的，以避免接收者在打印时遇到问题。

1、预览打印效果

在Excel中，点击“文件”菜单，选择“打印”，然后在打印预览中检查文件的每一页，确保布局和格式正确无误。如果发现任何问题，可以在返回编辑模式后进行调整。

2、设置打印区域

如果Excel文件中包含多个工作表或数据范围，务必设置打印区域。选择要打印的区域，然后点击“页面布局”菜单，选择“打印区域”，然后点击“设置打印区域”。这样可以确保接收者只打印所需部分，而不会打印多余的空白页或无关数据。

三、压缩文件

在某些情况下，Excel文件可能会包含大量数据或高分辨率图表，导致文件体积较大。为了方便发送，可以将文件压缩。

1、使用压缩软件

可以使用压缩软件如WinRAR、7-Zip或WinZip将Excel文件压缩为ZIP格式。这不仅可以减小文件体积，还可以将多个文件打包在一起，方便发送。

2、在线压缩工具

如果没有压缩软件，也可以使用在线压缩工具，如Smallpdf、ILovePDF等。这些工具可以帮助你将文件上传并压缩，然后下载压缩后的文件。

四、选择合适的发送方式

选择适合的发送方式可以确保文件顺利传输，接收者能方便地接收到文件。

1、电子邮件

电子邮件是最常用的发送方式。将压缩后的文件或PDF文件作为附件添加到电子邮件中，发送给接收者。在邮件正文中，可以附上一些说明，如打印设置、纸张大小等。

2、云存储服务

如果文件较大或需要发送给多人，可以使用云存储服务如Google Drive、Dropbox或OneDrive。将文件上传到云存储，然后生成共享链接，发送给接收者。这样，接收者可以直接下载文件。

3、即时通讯工具

对于较小的文件，也可以使用即时通讯工具如微信、WhatsApp或Slack等，直接将文件发送给接收者。这种方式适合快速发送和即时沟通。

五、确保文件安全

在发送文件前，务必确保文件安全性，特别是包含敏感信息的文件。

1、加密文件

可以使用Excel自带的加密功能。在“文件”菜单中选择“信息”，然后点击“保护工作簿”，选择“用密码进行加密”。设置一个强密码后，接收者在打开文件时需要输入密码。

2、使用加密压缩文件

如果使用压缩软件，可以选择加密压缩文件。大多数压缩软件都提供加密选项，可以在压缩文件时设置密码。

3、发送密码

密码最好通过不同的渠道发送，如通过短信或电话告知接收者，以提高安全性。

六、提供打印指南

为了确保接收者能够正确打印文件，可以提供一些打印指南。

1、详细说明打印设置

在电子邮件或即时通讯工具中，详细说明打印设置，如纸张大小、方向、页边距等。这可以帮助接收者在打印时设置正确，避免错误。

2、提供示意图或截图

如果有特殊的打印要求，可以提供示意图或截图，帮助接收者更好地理解如何设置打印参数。这对于复杂的Excel文件尤为重要。

七、跟进反馈

在发送文件后，最好跟进接收者的反馈，确保文件打印顺利。

1、主动联系接收者

发送文件后，主动联系接收者，确认他们是否收到文件，并询问是否需要任何帮助。

2、提供技术支持

如果接收者在打印时遇到问题，可以提供技术支持，帮助他们解决问题。这可以增强沟通效果，确保文件打印成功。

综上所述，选择适合的文件格式、确保格式和布局正确、压缩文件、选择合适的发送方式、确保文件安全、提供打印指南、跟进反馈等步骤，可以帮助你顺利将Excel文件发送给别人打印。这样不仅可以提高工作效率，还可以确保文件打印效果符合预期。