怎么调整excel附件限额

如何调整Excel附件限额

通过更改Excel的默认设置、使用压缩工具、利用云存储服务、拆分文件内容，可以有效调整Excel附件限额。 其中，使用压缩工具是一种快捷且高效的方法。通过压缩文件，可以在不损失数据的情况下大幅度减少文件大小，这样不仅方便发送附件，还能提高传输效率。下面将详细介绍其他几种方法。

一、更改Excel的默认设置

Excel的默认设置可能会影响文件的大小，适当调整这些设置可以有效减少文件体积。

1、禁用自动保存和恢复功能

Excel中的自动保存和恢复功能会在后台生成大量临时文件，这些文件会占用一定的存储空间。禁用这些功能可以减少文件体积。

打开Excel，选择“文件”菜单。
选择“选项”，然后点击“保存”。
取消勾选“保存自动恢复信息时间间隔”和“退出时保留最后自动保存的版本”。

2、减少使用格式和样式

过多的格式和样式会增加文件的大小，删除不必要的格式和样式可以有效减小文件体积。

选择需要清除格式的单元格或区域。
选择“开始”菜单，点击“清除”按钮。
选择“清除格式”。

二、使用压缩工具

压缩工具可以在不损失数据的情况下减少文件的大小，是调整Excel附件限额的一种快捷方法。

1、使用WinRAR或7-Zip

WinRAR和7-Zip是两款非常流行的压缩工具，通过它们可以将Excel文件压缩成较小的RAR或ZIP文件。

安装并打开WinRAR或7-Zip。
选择需要压缩的Excel文件。
选择“添加到压缩文件”。
选择压缩格式（RAR或ZIP）和压缩级别（最好选择“最佳”）。
点击“确定”开始压缩。

2、在线压缩工具

如果不想安装软件，也可以使用在线压缩工具，如Smallpdf或Compress2Go。这些工具操作简单，上传文件后即可自动压缩并下载。

三、利用云存储服务

云存储服务不仅能够存储大文件，还能方便地分享文件链接，是调整Excel附件限额的一种有效方法。

1、使用Google Drive

Google Drive是一个常用的云存储服务，可以方便地上传和分享Excel文件。

打开Google Drive并登录账户。
点击“新建”按钮，选择“上传文件”。
选择需要上传的Excel文件，上传成功后右键点击文件，选择“获取链接”。
复制链接并分享给接收者。

2、使用Dropbox

Dropbox也是一个常用的云存储服务，操作方法与Google Drive类似。

打开Dropbox并登录账户。
点击“上传文件”按钮，选择需要上传的Excel文件。
上传成功后，选择文件并点击“共享”按钮。
复制链接并分享给接收者。

四、拆分文件内容

如果Excel文件过大，可以考虑将其内容拆分成多个小文件，这样可以绕过附件限额的限制。

1、拆分数据表

将一个大的数据表拆分成多个小的数据表，每个小表单独保存为一个Excel文件。

打开Excel文件，选择需要拆分的数据表。
复制数据并粘贴到新的工作簿。
保存新的工作簿，并重复上述步骤直到所有数据表都拆分完毕。

2、拆分工作簿

如果一个Excel文件中包含多个工作簿，可以将每个工作簿单独保存为一个Excel文件。

打开Excel文件，选择需要拆分的工作簿。
右键点击工作簿标签，选择“移动或复制”。
在弹出的对话框中选择“新工作簿”，点击“确定”。
保存新的工作簿，并重复上述步骤直到所有工作簿都拆分完毕。

五、优化数据和公式

优化数据和公式可以有效减少Excel文件的大小，从而调整附件限额。

1、删除重复数据

重复数据会增加文件的体积，删除这些重复数据可以有效减小文件大小。

选择需要检查重复数据的区域。
选择“数据”菜单，点击“删除重复项”。
选择需要检查的列，点击“确定”。

2、优化公式和函数

复杂的公式和函数会增加文件的大小，优化这些公式和函数可以有效减少文件体积。

尽量使用简单的公式和函数，避免嵌套过多的公式。
使用数组公式可以减少公式的数量，从而减小文件大小。
定期清理不再使用的公式和函数。

六、使用专业工具进行文件优化

市面上有一些专业工具可以用来优化Excel文件，这些工具可以自动检测和删除不必要的数据和格式，从而减少文件大小。

1、使用Excel Optimizer

Excel Optimizer是一款专业的Excel文件优化工具，可以自动检测和删除不必要的数据和格式，从而减小文件大小。

下载并安装Excel Optimizer。
打开需要优化的Excel文件。
选择“优化文件”选项，工具会自动检测并删除不必要的数据和格式。
保存优化后的文件。

2、使用Kutools for Excel

Kutools for Excel是一款功能强大的Excel插件，包含多种优化工具，可以有效减少文件大小。

下载并安装Kutools for Excel。
打开需要优化的Excel文件。
选择“Kutools”菜单，点击“删除”选项。
选择“删除所有空行”、“删除所有空列”等选项，工具会自动删除不必要的数据。
保存优化后的文件。

七、定期维护和备份文件

定期维护和备份文件可以有效防止文件过大，从而调整附件限额。

1、定期检查文件大小

定期检查Excel文件的大小，及时发现和处理过大的文件，可以防止附件限额问题的发生。

右键点击Excel文件，选择“属性”。
检查文件大小，如果发现文件过大，可以采取上述方法进行优化。

2、定期备份文件

定期备份Excel文件，可以防止文件损坏或丢失，同时也可以保持文件的稳定性和可用性。

选择需要备份的Excel文件。
右键点击文件，选择“复制”。
粘贴文件到备份文件夹，并定期更新备份文件。

八、使用其他办公软件

如果Excel文件过大，可以考虑使用其他办公软件，如Google Sheets或LibreOffice Calc，这些软件可以有效处理大文件，同时也可以方便地分享和管理文件。

1、使用Google Sheets

Google Sheets是一款基于云的办公软件，可以方便地处理和分享大文件。

打开Google Sheets并登录账户。
点击“新建”按钮，选择“从文件上传”。
选择需要上传的Excel文件，上传成功后即可在Google Sheets中编辑和分享文件。

2、使用LibreOffice Calc

LibreOffice Calc是一款免费的办公软件，功能强大，可以有效处理大文件。

下载并安装LibreOffice Calc。
打开需要处理的Excel文件，软件会自动转换文件格式。
在LibreOffice Calc中编辑和优化文件，完成后保存为Excel格式。

九、结论

调整Excel附件限额的方法有很多，可以通过更改Excel的默认设置、使用压缩工具、利用云存储服务、拆分文件内容、优化数据和公式、使用专业工具进行文件优化、定期维护和备份文件、使用其他办公软件等多种方法来实现。在实际操作中，可以根据具体情况选择合适的方法，从而有效调整Excel附件限额，提高工作效率。