怎么把Excel表格改小一点

压缩Excel表格的大小、删除不必要的数据、优化图片和对象、减少公式计算量、使用适当的数据格式和样式。其中，优化图片和对象是一个非常有效的方法。大型图片和嵌入对象会显著增加Excel文件的大小，优化它们可以显著减小文件体积。可以通过减少图片的分辨率、压缩图片和删除不必要的对象来实现这一点。

一、压缩Excel表格的大小

压缩Excel表格的大小是一个有效的方法，可以通过多种方式实现。这不仅能够提高文件的加载速度，还能够节省存储空间。以下是一些具体的操作方法：

1.1 删除不必要的数据

有些Excel文件中包含了大量不必要的数据，这些数据可能是以前的历史记录、重复的条目或者是临时数据。在清理这些数据时，可以按照以下步骤进行：

删除空行和空列：这些无用的行和列会占用大量的空间，特别是当它们包含格式设置时。
删除重复数据：使用Excel的“删除重复项”功能，可以快速删除数据中的重复条目。
删除临时数据：临时数据通常用于计算或分析，但在最终文件中可能不再需要。因此，应在保存最终版本之前删除这些临时数据。

1.2 优化图片和对象

图片和嵌入对象（如图表、图形和其他嵌入文件）会显著增加Excel文件的大小。以下是一些优化方法：

压缩图片：Excel提供了一些内置工具，可以压缩图片的分辨率，从而减小文件大小。选择图片后，进入“图片工具”中的“格式”选项卡，然后选择“压缩图片”。
删除不必要的对象：一些图表、形状或其他嵌入对象可能在最终文件中并不必要。删除这些对象可以显著减小文件大小。
使用链接而非嵌入：如果需要在Excel中使用外部文件，如PDF或其他文档，尽量使用链接而不是嵌入，这样可以大幅减少文件大小。

二、减少公式计算量

公式计算量对Excel文件的大小有很大的影响。复杂的公式和大量的计算会占用大量的存储空间，并且会影响文件的性能。以下是一些减少公式计算量的方法：

2.1 使用简单公式

尽量使用简单的公式，避免使用过于复杂的嵌套公式。例如，SUMIF和COUNTIF函数通常比SUMPRODUCT函数更简单且高效。

2.2 使用数组公式

数组公式可以一次性处理多个值，从而减少公式的数量。例如，可以使用SUMPRODUCT函数来代替多个SUMIF函数，从而减少公式的数量。

2.3 使用辅助列

辅助列可以简化复杂的计算，将复杂的公式拆分为多个简单的步骤。例如，可以使用辅助列来计算中间值，然后在最终公式中使用这些中间值。

三、使用适当的数据格式和样式

数据格式和样式也会影响Excel文件的大小。以下是一些优化数据格式和样式的方法：

3.1 使用合适的数据类型

尽量使用合适的数据类型，例如，将数值数据格式化为数值类型而不是文本类型。这样可以减少存储空间，并且可以提高计算效率。

3.2 使用有限的单元格格式

避免在整个工作表中应用格式设置，例如颜色填充、边框和字体样式。可以选择只在需要的单元格范围内应用格式设置，从而减少文件大小。

3.3 删除样式

有时候，Excel文件中会包含大量的未使用的样式。可以通过删除这些未使用的样式来减小文件大小。选择“开始”选项卡中的“单元格样式”后，选择“删除未使用的样式”。

四、使用适当的数据管理工具

Excel提供了一些内置的数据管理工具，可以帮助减小文件大小并提高性能。以下是一些常用的数据管理工具：

4.1 数据透视表

数据透视表是一种强大的数据分析工具，可以帮助简化复杂的数据集。使用数据透视表可以减少原始数据的数量，从而减小文件大小。

4.2 Power Query

Power Query是一种数据提取、转换和加载工具，可以帮助将多个数据源合并为一个数据集。使用Power Query可以减少数据的冗余，并且可以简化数据管理过程。

4.3 Power Pivot

Power Pivot是一种数据建模工具，可以帮助创建复杂的数据模型。使用Power Pivot可以将多个数据表合并为一个数据模型，从而减少数据的冗余。

五、优化Excel文件的结构

优化Excel文件的结构可以显著减小文件大小，并且可以提高文件的性能。以下是一些优化Excel文件结构的方法：

5.1 使用多个工作表

将数据分散到多个工作表中，而不是将所有数据集中在一个工作表中。这样可以减少单个工作表的大小，并且可以提高文件的性能。

5.2 使用外部数据源

将数据存储在外部数据源中，而不是将所有数据存储在Excel文件中。可以使用外部数据库、SharePoint列表或其他数据源来存储数据，从而减小Excel文件的大小。

5.3 使用适当的文件格式

选择合适的文件格式可以显著减小文件大小。例如，使用.xlsx格式而不是.xls格式，因为.xlsx格式使用了更高效的压缩算法。

六、定期维护和清理Excel文件

定期维护和清理Excel文件可以帮助保持文件的健康状态，并且可以减小文件的大小。以下是一些定期维护和清理Excel文件的方法：

6.1 定期备份

定期备份Excel文件，以防止数据丢失。可以使用外部硬盘、云存储或其他备份工具来备份文件。

6.2 清理临时文件

定期清理Excel文件中的临时文件，例如临时工作表、临时数据和临时公式。这样可以减小文件大小，并且可以提高文件的性能。

6.3 更新和优化

定期更新和优化Excel文件，例如更新数据源、优化公式和格式设置。这样可以保持文件的健康状态，并且可以减小文件的大小。

七、使用第三方工具

有一些第三方工具可以帮助优化和压缩Excel文件。以下是一些常用的第三方工具：

7.1 Excel压缩工具

一些专门的Excel压缩工具可以帮助减小Excel文件的大小。例如，NXPowerLite、FILEminimizer Suite等工具可以压缩Excel文件中的图片和对象，从而减小文件的大小。

7.2 数据管理工具

一些数据管理工具可以帮助优化和管理Excel文件中的数据。例如，Tableau、Alteryx等工具可以帮助简化数据分析和管理过程，从而减小Excel文件的大小。

7.3 文件管理工具

一些文件管理工具可以帮助优化和管理Excel文件。例如，WinRAR、7-Zip等工具可以压缩Excel文件，从而减小文件的大小。

八、总结

优化和压缩Excel文件的大小是一个综合性的过程，涉及多个方面的操作。通过删除不必要的数据、优化图片和对象、减少公式计算量、使用适当的数据格式和样式、使用适当的数据管理工具、优化Excel文件的结构、定期维护和清理Excel文件，以及使用第三方工具，可以显著减小Excel文件的大小，并且可以提高文件的性能。在实际操作中，可以根据具体情况选择合适的方法，并结合多种方法进行优化，从而达到最佳的效果。