excel做图表时有错误值怎么办

在Excel中制作图表时，处理错误值的方法包括：使用函数处理错误、隐藏错误值、数据验证、使用条件格式、替换错误值。这些方法可以帮助确保图表的准确性和美观性。下面将详细介绍其中的一种方法——使用函数处理错误。

使用函数处理错误：在Excel中，可以通过函数来处理错误值，使其在图表中不显示。常用的函数包括IFERROR和IFNA。IFERROR函数可以将错误值替换为指定的值，例如空白或零，从而避免在图表中出现错误标记。IFNA函数则专门用于处理#N/A错误。通过这些函数，可以有效地管理数据中的错误，从而提高图表的准确性和可读性。

一、使用函数处理错误

在Excel中，函数是处理错误值的强大工具。IFERROR和IFNA是两个最常用的函数，用于替换错误值以确保图表的准确性。

1.1 IFERROR函数

IFERROR函数的语法为：IFERROR(value, value_if_error)。其中，value是需要检查错误的表达式，value_if_error是在发现错误时返回的值。通过这种方式，可以将错误值替换为指定的值，如空白或零。

示例：

假设你有一个公式=A1/B1，如果B1为零，会产生一个错误。可以使用IFERROR函数来处理这个错误：

=IFERROR(A1/B1, 0)

这将确保在B1为零时，公式返回零而不是错误值。

1.2 IFNA函数

IFNA函数专门用于处理#N/A错误，语法为：IFNA(value, value_if_na)。在处理查找和引用函数时，这个函数特别有用。

示例：

假设你使用VLOOKUP函数查找一个值，但可能会产生#N/A错误，可以使用IFNA函数：

=IFNA(VLOOKUP(A1, B1:D10, 2, FALSE), "Not Found")

这将确保在找不到值时，返回“Not Found”而不是#N/A错误。

二、隐藏错误值

隐藏错误值是另一种确保图表美观和准确的方法。可以通过设置单元格格式或使用条件格式来隐藏错误值。

2.1 使用单元格格式

可以通过自定义单元格格式来隐藏错误值。选择包含错误值的单元格，右键选择“设置单元格格式”，在“数字”选项卡下选择“自定义”，然后输入以下格式：

0;;;

这将隐藏所有错误值，使其在图表中不可见。

2.2 使用条件格式

条件格式可以用于自动隐藏错误值。选择包含错误值的单元格，点击“条件格式”，选择“新建规则”，然后选择“使用公式确定要设置格式的单元格”。输入以下公式：

=ISERROR(A1)

然后设置字体颜色为背景色，这将使错误值不可见。

三、数据验证

数据验证是确保数据输入正确的一种有效方法。通过设置数据验证规则，可以防止用户输入会导致错误值的数据。

3.1 设置数据验证规则

选择需要验证的单元格，点击“数据”选项卡，选择“数据验证”。在“设置”选项卡下，选择合适的验证条件，例如整数、十进制数、列表等。

3.2 提示和警告

在数据验证设置中，可以提供输入消息和错误警告，帮助用户理解正确的输入格式。当用户输入无效数据时，会弹出警告信息，防止错误值的产生。

四、使用条件格式

条件格式是Excel中一个强大的功能，可以根据指定条件自动格式化单元格，从而突出显示或隐藏错误值。

4.1 突出显示错误值

可以使用条件格式来突出显示错误值，帮助你快速识别和处理它们。选择包含错误值的单元格，点击“条件格式”，选择“新建规则”，然后选择“使用公式确定要设置格式的单元格”。输入以下公式：

=ISERROR(A1)

然后设置单元格背景颜色或字体颜色，以突出显示错误值。

4.2 隐藏错误值

同样可以使用条件格式来隐藏错误值。选择包含错误值的单元格，设置条件格式的字体颜色为背景色，从而使错误值不可见。

五、替换错误值

替换错误值是一种直接的方法，可以通过查找和替换功能来替换所有错误值。

5.1 查找和替换

使用Excel的“查找和替换”功能，可以快速替换所有错误值。按下Ctrl+F打开查找对话框，输入错误值类型（例如#DIV/0!），然后点击“替换”选项卡，输入替换值（例如空白或零），点击“全部替换”。

5.2 批量替换

如果有多种错误值类型，可以逐一使用查找和替换功能进行替换，确保所有错误值都被处理。

六、数据清洗

数据清洗是处理错误值的重要步骤，通过清洗数据，可以确保图表的准确性和可靠性。

6.1 删除空白和重复值

使用Excel的数据清洗功能，可以删除空白单元格和重复值。选择数据范围，点击“数据”选项卡，选择“删除重复项”或“删除空白单元格”，确保数据的完整性。

6.2 标准化数据格式

确保所有数据的格式一致，例如日期、数字和文本格式。可以使用Excel的“文本到列”功能或自定义格式来标准化数据格式。

七、使用宏和VBA

对于复杂的数据处理任务，可以使用宏和VBA（Visual Basic for Applications）来自动化处理错误值。

7.1 录制宏

录制宏是自动化任务的一种简单方法。点击“开发工具”选项卡，选择“录制宏”，执行需要的操作，然后停止录制。可以在“宏”对话框中运行录制的宏，自动处理错误值。

7.2 编写VBA代码

对于更复杂的任务，可以编写VBA代码。按下Alt+F11打开VBA编辑器，编写代码来处理错误值。例如，可以编写一个循环，遍历所有单元格，检查并处理错误值。

八、使用第三方插件

Excel有许多第三方插件，可以帮助处理错误值和改进图表。

8.1 Power Query

Power Query是一个强大的数据处理工具，可以用于清洗和转换数据。通过Power Query，可以轻松处理错误值，确保数据的准确性。

8.2 其他插件

还有许多其他Excel插件可以帮助处理错误值，例如Kutools for Excel和ASAP Utilities。这些插件提供了许多实用的功能，可以简化数据处理任务。

九、优化图表设置

通过优化图表设置，可以进一步提高图表的准确性和可读性。

9.1 数据筛选

使用数据筛选功能，可以隐藏包含错误值的数据。选择数据范围，点击“数据”选项卡，选择“筛选”，然后取消选择错误值。

9.2 图表数据源

确保图表的数据源不包含错误值。右键点击图表，选择“选择数据”，在数据源对话框中检查和调整数据范围，确保不包含错误值。

十、总结

在Excel中制作图表时，处理错误值是确保图表准确性和美观性的重要步骤。通过使用函数处理错误、隐藏错误值、数据验证、使用条件格式、替换错误值、数据清洗、使用宏和VBA、使用第三方插件以及优化图表设置，可以有效地管理和处理错误值。这些方法不仅提高了图表的准确性，还增强了数据的可读性和美观性。