怎么让一个excel表变小

压缩Excel文件的有效方法有：删除不必要的数据和格式、使用压缩软件、减少使用嵌入对象。 其中，删除不必要的数据和格式是非常有效的一种方法，通过删除隐藏的行和列、清除不必要的格式，可以显著减小Excel文件的大小。接下来，我们将详细探讨这些方法以及其他一些有效的策略。

一、删除不必要的数据和格式

删除隐藏的行和列

Excel文件中的隐藏行和列可能会增加文件的大小。即使这些行和列是隐藏的，它们仍然占据内存和存储空间。你可以通过以下步骤来删除它们：

1. 选择隐藏的行或列：点击隐藏行或列左侧或上方的标记，以选择这些行或列。
2. 右键点击并选择“删除”：右键点击所选的行或列，然后选择“删除”。
3. 保存文件：在删除隐藏的行或列后，保存你的Excel文件。

清除不必要的格式

不必要的格式（如多余的颜色、边框和字体样式）可能会显著增加Excel文件的大小。为了减少文件大小，可以清除不必要的格式：

1. 选择单元格范围：选择包含不必要格式的单元格范围。
2. 使用“清除格式”命令：在Excel的“开始”选项卡上，点击“清除”按钮，然后选择“清除格式”。
3. 保存文件：在清除不必要的格式后，保存你的Excel文件。

二、使用压缩软件

压缩软件可以有效地减少Excel文件的大小。常用的压缩软件有WinRAR、7-Zip和WinZip。以下是使用压缩软件的步骤：

1. 下载并安装压缩软件：如果你还没有安装压缩软件，请下载并安装一个适合你的压缩软件。
2. 选择要压缩的Excel文件：在文件资源管理器中找到你要压缩的Excel文件。
3. 右键点击并选择“添加到压缩文件”：右键点击Excel文件，然后选择“添加到压缩文件”或类似选项。
4. 选择压缩选项：在压缩选项窗口中，可以选择压缩级别和格式。选择“最高压缩”级别以获得最佳效果。
5. 创建压缩文件：点击“确定”或“压缩”按钮，以创建压缩文件。

三、减少使用嵌入对象

嵌入对象（如图像、图表和其他文件）会显著增加Excel文件的大小。通过减少使用这些嵌入对象，可以有效地减小文件大小。

替换嵌入对象为链接

如果必须使用图像或其他对象，考虑将它们作为链接插入，而不是嵌入对象：

1. 插入对象：在Excel的“插入”选项卡上，点击“对象”按钮。
2. 选择“从文件创建”：在弹出的窗口中，选择“从文件创建”选项卡。
3. 选择文件并勾选“链接到文件”：选择要插入的文件，并勾选“链接到文件”选项。
4. 点击“确定”：点击“确定”按钮，以插入链接对象。

压缩图像

如果必须嵌入图像，可以通过压缩图像来减小文件大小：

1. 选择图像：点击要压缩的图像。
2. 点击“图片工具”选项卡：在Excel的“图片工具”选项卡上，点击“压缩图片”按钮。
3. 选择压缩选项：选择适合的压缩选项，如“电子邮件（96 ppi）”，以获得最佳压缩效果。
4. 点击“确定”：点击“确定”按钮，以应用压缩。

四、使用表格而不是多个工作表

在Excel中，使用表格而不是多个工作表可以显著减小文件的大小。表格是一种结构化的数据格式，可以更有效地存储和管理数据。

创建表格

1. 选择数据范围：选择要转换为表格的数据范围。
2. 点击“插入”选项卡：在Excel的“插入”选项卡上，点击“表格”按钮。
3. 确认表格范围：在弹出的窗口中，确认表格范围，并勾选“表格包含标题”选项（如果适用）。
4. 点击“确定”：点击“确定”按钮，以创建表格。

使用表格功能

表格提供了一些有用的功能，可以帮助你更有效地管理数据：

1. 自动过滤：表格会自动添加过滤功能，使你可以轻松筛选和排序数据。
2. 自动扩展：当你在表格末尾添加新数据时，表格会自动扩展，以包含新数据。
3. 自动计算：表格可以自动计算列总和、平均值等统计数据。

五、删除未使用的工作表

未使用的工作表可能会增加Excel文件的大小。通过删除这些工作表，可以减小文件大小：

1. 选择未使用的工作表：点击未使用的工作表标签，以选择该工作表。
2. 右键点击并选择“删除”：右键点击工作表标签，然后选择“删除”。
3. 确认删除：在弹出的确认窗口中，点击“删除”按钮，以删除工作表。

六、优化公式和计算

复杂的公式和计算可能会增加Excel文件的大小。通过优化公式和计算，可以减小文件大小：

使用简单公式

尽量使用简单的公式，以减少计算量。例如，使用SUM函数而不是多个加法运算：

=SUM(A1:A10)

而不是：

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10

避免重复计算

如果某个计算结果在多个公式中被重复使用，可以将其存储在一个单元格中，并引用该单元格，以避免重复计算。例如：

=B1*C1

而不是：

=(A1+A2+A3)*(A4+A5+A6)

七、使用外部数据连接

如果你的Excel文件需要使用大量外部数据，考虑使用外部数据连接，而不是将所有数据直接导入Excel文件：

创建外部数据连接

1. 点击“数据”选项卡：在Excel的“数据”选项卡上，点击“从其他来源”按钮。
2. 选择数据源：选择适合的数据源，如SQL Server、Access数据库或Web数据。
3. 配置连接：按照向导提示，配置数据连接，并选择要导入的数据。
4. 保存数据连接：在完成配置后，保存数据连接，以便在Excel文件中使用。

更新外部数据

当外部数据发生变化时，可以使用“刷新”功能来更新数据：

1. 点击“数据”选项卡：在Excel的“数据”选项卡上，点击“刷新全部”按钮。
2. 选择刷新选项：选择适合的刷新选项，以更新外部数据。

八、使用Excel的内置压缩功能

Excel提供了一些内置的压缩功能，可以帮助你减小文件大小：

使用“保存并优化”选项

1. 点击“文件”选项卡：在Excel的“文件”选项卡上，点击“另存为”按钮。
2. 选择“保存并优化”选项：在“另存为”窗口中，选择“保存并优化”选项。
3. 保存文件：选择文件保存位置，并点击“保存”按钮，以保存并优化文件。

使用“文件检查器”

1. 点击“文件”选项卡：在Excel的“文件”选项卡上，点击“信息”按钮。
2. 点击“检查文档”按钮：在“信息”窗口中，点击“检查文档”按钮。
3. 选择检查选项：选择适合的检查选项，以查找并删除未使用的数据和格式。
4. 点击“检查”按钮：点击“检查”按钮，以执行检查并优化文件。

九、定期清理和维护

定期清理和维护你的Excel文件，可以确保文件保持较小的大小，并提高工作效率：

定期删除旧数据

定期删除不再需要的数据，可以减小文件大小，并提高工作效率：

1. 选择旧数据：选择不再需要的旧数据。
2. 删除旧数据：右键点击所选数据，然后选择“删除”。
3. 保存文件：在删除旧数据后，保存你的Excel文件。

备份和压缩

定期备份和压缩你的Excel文件，可以确保文件安全，并减小文件大小：

1. 创建备份：定期创建Excel文件的备份副本。
2. 压缩备份文件：使用压缩软件，将备份文件压缩，以减小文件大小。

通过以上方法，你可以有效地减小Excel文件的大小，提高工作效率。定期清理和维护你的Excel文件，可以确保文件保持较小的大小，并提高工作效率。

相关问答FAQs：

1. 为什么我的Excel表格文件大小会很大？

• Excel表格文件大小会受到多个因素的影响，包括单元格中的数据量、格式、公式、图表、宏等。这些因素都会增加文件的大小。

2. 如何减小Excel表格的文件大小？

• 优化数据：删除不必要的空白行和列，压缩图片，删除重复数据等。
• 减少格式：避免过多的格式应用于单元格、行或列，尽量使用默认格式。
• 删除不必要的图表：如果表格中有很多图表，可以考虑删除一些不必要的图表，或者将它们转换为静态图像。
• 清除不必要的公式和链接：删除不需要的公式或链接，减少计算量。
• 分割数据：如果表格数据量很大，可以考虑将其分割成多个文件，以减小单个文件的大小。

3. 如何压缩Excel表格文件大小？

• 使用Excel的内置功能：在Excel中，可以使用“文件”选项卡中的“压缩工作簿”功能来压缩文件大小。选择“最小化使用的字体和图形”选项可以有效减小文件大小。
• 使用第三方工具：还可以使用一些第三方工具来压缩Excel文件大小，比如将文件转换为PDF格式，再将PDF文件转换回Excel格式，可以减小文件大小并保留数据和格式。