excel纯文字文件怎么压缩

Excel纯文字文件可以通过以下几种方式压缩：使用内置的压缩功能、转换为CSV格式、使用第三方压缩工具、删除无用数据。其中，使用内置的压缩功能最为便捷。Excel自带的压缩功能可以在保存文件时选择压缩选项，使文件在不丢失数据的情况下占用更少的存储空间。下面将详细介绍这些方法以及如何应用它们来压缩Excel纯文字文件。

一、使用内置的压缩功能

Excel提供了一些内置工具，可以帮助减少文件大小。具体步骤如下：

1. 选择适当的文件格式：在保存文件时，选择保存为“Excel二进制工作簿”格式（.xlsb），这种格式通常比标准的.xlsx文件小。
2. 移除多余格式：过多的单元格格式会增加文件大小。可以使用“查找和选择”功能来清除未使用的单元格格式。
3. 压缩图片和对象：如果文件中包含图片或其他嵌入对象，可以使用Excel的图片压缩功能来减少文件大小。

详细描述：选择适当的文件格式

在保存文件时，选择保存为“Excel二进制工作簿”格式（.xlsb）。这种格式通常比标准的.xlsx文件小，因为它以二进制格式存储数据，而不是文本格式。具体操作步骤如下：

• 打开需要压缩的Excel文件。
• 点击文件菜单，选择“另存为”。
• 在文件类型下拉菜单中，选择“Excel二进制工作簿（.xlsb）”。
• 点击保存按钮。

这种方法不仅简单易行，而且不会丢失任何数据或功能，是压缩Excel文件的首选方法之一。

二、转换为CSV格式

如果您的Excel文件主要是纯文本数据，转换为CSV格式可以显著减少文件大小。CSV文件以逗号分隔值的形式存储数据，比Excel的默认格式更加紧凑。

1. 保存为CSV格式：打开Excel文件，点击文件菜单，选择“另存为”，然后在文件类型下拉菜单中选择“CSV（逗号分隔）（.csv）”。
2. 删除不必要的工作表：CSV格式不支持多工作表。如果您的Excel文件包含多个工作表，只需保存需要的工作表为单独的CSV文件。

详细描述：保存为CSV格式

CSV格式是一种简单的文本格式，每行表示一行数据，每列用逗号分隔。由于没有复杂的格式和公式，这种格式的文件通常比Excel文件小得多。具体操作步骤如下：

• 打开需要压缩的Excel文件。
• 点击文件菜单，选择“另存为”。
• 在文件类型下拉菜单中，选择“CSV（逗号分隔）（.csv）”。
• 点击保存按钮。

需要注意的是，CSV格式不支持Excel的格式、公式和多工作表功能，因此在转换前需要确保这些功能不是必需的。

三、使用第三方压缩工具

除了Excel自带的功能，还可以使用第三方压缩工具来进一步压缩文件。

1. 使用ZIP压缩：这是最常用的压缩方法，可以显著减少文件大小。右键点击文件，选择“发送到”，然后选择“压缩（zipped）文件夹”。
2. 使用专用压缩工具：一些专用工具如WinRAR、7-Zip等，提供更高效的压缩算法，可以进一步减少文件大小。

详细描述：使用ZIP压缩

ZIP是一种常见的压缩格式，可以将多个文件和文件夹压缩成一个ZIP文件。具体操作步骤如下：

• 右键点击需要压缩的Excel文件。
• 选择“发送到”，然后选择“压缩（zipped）文件夹”。
• 系统会自动生成一个ZIP文件，文件大小通常会显著减少。

这种方法简单高效，适用于几乎所有类型的文件，并且不会丢失任何数据。

四、删除无用数据

Excel文件中可能包含一些无用的数据和格式，这些内容会占用额外的存储空间。通过删除这些无用数据，可以显著减少文件大小。

1. 删除空行和空列：空行和空列虽然看似不占用空间，但实际上它们会增加文件的大小。
2. 清除未使用的单元格：Excel会自动扩展单元格范围，即使这些单元格未被使用，也会占用存储空间。
3. 移除多余的格式和公式：一些复杂的格式和公式也会增加文件大小，通过简化这些内容可以减少文件大小。

详细描述：删除空行和空列

空行和空列虽然看似不占用空间，但实际上它们会增加文件的大小。具体操作步骤如下：

• 打开需要压缩的Excel文件。
• 选择包含空行或空列的区域。
• 右键点击，选择“删除”。
• 保存文件。

通过删除这些无用的数据，可以显著减少文件的大小，使文件更加紧凑和高效。

五、使用宏和VBA脚本

宏和VBA脚本是Excel的高级功能，可以自动执行一些任务，包括压缩文件。

1. 创建宏：使用Excel的宏录制功能，创建一个宏来自动删除空行和空列，清除未使用的单元格。
2. 编写VBA脚本：编写一个VBA脚本来执行更多高级的压缩任务，如删除多余的格式和公式，合并单元格等。

详细描述：创建宏

宏是Excel中的一个强大工具，可以自动执行一些重复性任务。具体操作步骤如下：

• 打开需要压缩的Excel文件。
• 点击“视图”菜单，选择“宏”，然后选择“录制宏”。
• 执行需要的任务，如删除空行和空列，清除未使用的单元格等。
• 点击“停止录制”。
• 保存文件。

通过使用宏，可以自动执行一些压缩任务，使文件更加紧凑和高效。

六、使用云存储和在线压缩工具

除了本地的压缩方法，还可以利用云存储和在线压缩工具来减少文件大小。

1. 使用云存储：一些云存储服务如Google Drive、OneDrive等，提供自动压缩功能，可以减少文件大小。
2. 在线压缩工具：一些在线工具如Smallpdf、Compress2Go等，提供高效的压缩算法，可以显著减少文件大小。

详细描述：使用云存储

一些云存储服务如Google Drive、OneDrive等，提供自动压缩功能，可以减少文件大小。具体操作步骤如下：

• 将需要压缩的Excel文件上传到云存储服务。
• 选择文件，点击“压缩”选项（如果可用）。
• 下载压缩后的文件。

通过使用云存储服务，可以方便地减少文件大小，使文件更加紧凑和高效。

七、优化Excel公式和数据

Excel文件中的公式和数据也可能会占用大量存储空间，通过优化这些内容，可以减少文件大小。

1. 简化公式：一些复杂的公式可能会占用大量存储空间，通过简化这些公式可以减少文件大小。
2. 使用数据透视表：数据透视表是一种强大的工具，可以将大量数据压缩为一个简洁的表格，从而减少文件大小。

详细描述：简化公式

一些复杂的公式可能会占用大量存储空间，通过简化这些公式可以减少文件大小。具体操作步骤如下：

• 打开需要压缩的Excel文件。
• 查找复杂的公式，并尝试简化它们，如使用更简单的函数或减少嵌套级别。
• 保存文件。

通过简化公式，可以显著减少文件的大小，使文件更加紧凑和高效。

八、定期维护和清理文件

定期维护和清理文件是保持文件大小合理的关键，通过定期清理无用数据和优化文件，可以避免文件大小过大。

1. 定期清理无用数据：定期检查文件，删除无用的数据和格式，可以保持文件大小合理。
2. 定期优化文件：定期使用上述方法优化文件，如简化公式、删除空行和空列等。

详细描述：定期清理无用数据

定期检查文件，删除无用的数据和格式，可以保持文件大小合理。具体操作步骤如下：

• 定期打开需要压缩的Excel文件。
• 检查文件中的无用数据和格式，如空行和空列，未使用的单元格等。
• 删除这些无用数据和格式。
• 保存文件。

通过定期清理无用数据，可以保持文件大小合理，使文件更加紧凑和高效。

九、使用专业的Excel优化工具

一些专业的Excel优化工具可以自动执行多个压缩和优化任务，从而减少文件大小。

1. 使用Excel优化工具：一些工具如Excel File Optimizer、Kutools for Excel等，提供自动压缩和优化功能，可以显著减少文件大小。
2. 使用专业的Excel插件：一些专业的Excel插件如Ablebits等，提供高级的优化和压缩功能，可以减少文件大小。

详细描述：使用Excel优化工具

一些工具如Excel File Optimizer、Kutools for Excel等，提供自动压缩和优化功能，可以显著减少文件大小。具体操作步骤如下：

• 下载并安装Excel优化工具。
• 打开需要压缩的Excel文件。
• 使用工具的压缩和优化功能，自动执行多个压缩和优化任务。
• 保存文件。

通过使用专业的Excel优化工具，可以显著减少文件大小，使文件更加紧凑和高效。

十、总结和建议

综合以上方法，可以通过多种方式来压缩Excel纯文字文件。每种方法都有其优缺点，可以根据具体需求选择最合适的方法。定期维护和清理文件，使用专业的优化工具，可以使文件保持在合理的大小。

建议：

• 优先使用内置功能：如保存为Excel二进制工作簿格式，删除多余格式等。
• 考虑转换格式：如将文件保存为CSV格式。
• 使用第三方工具：如ZIP压缩，在线压缩工具等。
• 定期维护：定期清理无用数据和格式，保持文件大小合理。

通过以上方法，可以有效压缩Excel纯文字文件，使文件更加紧凑和高效。

相关问答FAQs：

1. 如何将Excel纯文字文件进行压缩？

• 问题： 我有一个纯文字的Excel文件，想要将其压缩以节省空间，应该怎么做？
• 回答： 您可以使用以下方法来压缩纯文字的Excel文件：
  • 第一步：打开Excel文件并选择“文件”选项卡。
  • 第二步：选择“另存为”选项，并选择存储文件的位置。
  • 第三步：在“文件类型”下拉菜单中选择“纯文本（*.txt）”。
  • 第四步：点击“保存”按钮，将Excel文件保存为纯文本文件。
  • 第五步：在保存的纯文本文件上右键单击，并选择“发送到”>“压缩（zipped）文件”选项。
  • 第六步：等待压缩过程完成，您将得到一个压缩后的纯文本文件。

2. Excel纯文字文件压缩后是否可以还原为原始格式？

• 问题： 我想压缩一个Excel纯文字文件，但我担心压缩后是否可以还原为原始的Excel格式？
• 回答： 当您将Excel纯文字文件压缩为纯文本文件后，无法直接还原为原始的Excel格式。压缩后的文件只包含纯文本数据，无法保留Excel文件的格式、公式、图表等特性。如果您需要还原为原始的Excel格式，您需要将压缩后的纯文本文件导入到Excel中，并重新设置格式、公式等。

3. 压缩纯文字Excel文件会对数据造成影响吗？

• 问题： 我有一个纯文字的Excel文件，我担心压缩文件会对数据造成影响。请问压缩纯文字Excel文件会对数据造成任何影响吗？
• 回答： 压缩纯文字Excel文件不会对数据造成任何影响。压缩只是将文件的大小进行了压缩，不会修改文件中的数据。您可以放心地压缩纯文字Excel文件，无需担心数据的完整性。请注意，压缩后的文件无法直接在Excel中打开，需要解压缩后再进行编辑。