excel做的表格怎么发电子版

Excel表格的电子版发送方法包括：使用电子邮件、通过云存储服务共享、利用即时通讯工具、通过文件传输协议（FTP）进行传输。 在这些方法中，使用电子邮件是最常见且便捷的方法。下面将详细介绍如何通过电子邮件发送Excel表格的电子版。

一、使用电子邮件发送Excel表格

电子邮件是目前最常见的文件传输方式之一，几乎所有的办公人员都会使用。通过电子邮件发送Excel表格的步骤如下：

打开电子邮件客户端：这可以是Outlook、Gmail、Yahoo Mail等。
创建新邮件：点击“撰写”、“新建邮件”或类似按钮，开始撰写新邮件。
附加文件：点击“附件”按钮，一般图标是一个回形针，选择要发送的Excel文件。
填写收件人、主题和内容：确保收件人地址正确，主题简明扼要，正文内容可以简要说明附件内容。
发送邮件：点击“发送”按钮，邮件将会发送到指定的收件人邮箱。

通过电子邮件发送文件的好处是简单、快捷，几乎所有人都可以轻松上手。然而，电子邮件发送文件有一个限制，那就是文件大小限制。不同的邮箱服务提供商对附件大小的限制不同，一般是20MB到25MB之间。如果文件过大，可以考虑压缩文件或使用云存储服务。

二、通过云存储服务共享

云存储服务如Google Drive、Dropbox、OneDrive等，提供了方便的文件共享功能。以下是使用Google Drive的步骤：

上传文件：将Excel文件上传到Google Drive。
生成共享链接：右键点击文件，选择“获取链接”或类似选项。
设置权限：选择共享权限，可以是“仅查看”、“可评论”或“可编辑”。
分享链接：将生成的共享链接复制并发送给需要接收文件的人。

使用云存储服务的优势在于文件大小限制较小，可以轻松分享大文件，而且接收者无需下载文件即可在线查看和编辑。

三、利用即时通讯工具

即时通讯工具如微信、WhatsApp、Slack等也可以用来发送Excel表格。这些工具往往更适合团队内部的文件共享。

打开即时通讯工具：登录并打开聊天窗口。
发送文件：点击“文件”或“附件”按钮，选择要发送的Excel表格。
确认发送：点击“发送”按钮，文件将会立即发送到聊天窗口中。

即时通讯工具的优势在于实时性强，适合快速沟通和文件传输。然而，这些工具也存在文件大小限制，需要注意。

四、通过文件传输协议（FTP）进行传输

FTP是一种较为专业的文件传输方式，适用于需要传输大文件或批量文件的场景。以下是使用FTP传输Excel表格的基本步骤：

选择FTP客户端：如FileZilla、Cyberduck等。
连接FTP服务器：输入服务器地址、用户名和密码，连接到FTP服务器。
上传文件：将Excel文件拖拽到FTP客户端的上传窗口，文件将会上传到服务器。
通知接收者：将文件所在路径和访问权限通知接收者，接收者可以通过FTP客户端下载文件。

FTP的优势在于文件传输稳定、速度快，适合大文件传输。然而，FTP的使用门槛较高，需要一定的技术基础。

总结

综上所述，发送Excel表格的电子版有多种方法，每种方法都有其优缺点。电子邮件最为常见和便捷，但存在文件大小限制；云存储服务适合大文件共享，且可在线编辑；即时通讯工具适合团队内部的快速文件传输；FTP适用于专业的大文件传输需求。根据具体的使用场景和需求选择合适的方法，可以大大提高工作效率和文件传输的便捷性。

五、具体操作步骤详解

1、使用电子邮件发送Excel表格

详细操作步骤如下：

打开电子邮件客户端：

打开您常用的电子邮件客户端，如Outlook、Gmail等。
创建新邮件：

点击“撰写”、“新建邮件”或类似按钮，开始撰写新邮件。
附加文件：

点击“附件”按钮，一般图标是一个回形针，选择要发送的Excel文件。
填写邮件信息：
- 收件人：输入接收者的电子邮件地址。
- 主题：简明扼要地描述邮件内容，例如“月度销售报表”。
- 正文：简要说明附件内容，例如“请查收本月的销售报表，感谢！”。
发送邮件：

确认所有信息无误后，点击“发送”按钮。

示例：

假设您需要发送一份名为“月度销售报表.xlsx”的文件，操作步骤如下：

打开Gmail，点击“撰写”按钮。
点击“附件”图标，选择“月度销售报表.xlsx”文件。
输入收件人地址，例如“example@example.com”。
输入邮件主题“月度销售报表”。
在正文中输入“请查收本月的销售报表，感谢！”。
点击“发送”按钮。

2、通过云存储服务共享

以Google Drive为例，详细操作步骤如下：

登录Google Drive：

打开Google Drive并登录您的Google账号。
上传文件：

点击“新建”，选择“文件上传”，选择要上传的Excel文件。
生成共享链接：

上传完成后，右键点击文件，选择“获取链接”。
设置共享权限：

在弹出的窗口中，选择共享权限，可以是“仅查看”、“可评论”或“可编辑”。
复制共享链接：

点击“复制链接”按钮，将链接复制到剪贴板。
分享链接：

将生成的共享链接通过电子邮件或其他通讯工具发送给需要接收文件的人。

示例：

假设您需要共享一份名为“项目计划.xlsx”的文件，操作步骤如下：

登录Google Drive，点击“新建”按钮。
选择“文件上传”，选择“项目计划.xlsx”文件。
上传完成后，右键点击“项目计划.xlsx”，选择“获取链接”。
在共享窗口中，选择“仅查看”权限。
点击“复制链接”按钮。
打开Gmail，撰写新邮件，将链接粘贴到邮件正文中，发送给接收者。

3、利用即时通讯工具

以微信为例，详细操作步骤如下：

打开微信：

登录并打开微信应用。
选择联系人或群组：

选择需要发送文件的联系人或群组，打开聊天窗口。
发送文件：

点击“+”号按钮，选择“文件”，选择要发送的Excel表格。
确认发送：

点击“发送”按钮，文件将会立即发送到聊天窗口中。

示例：

假设您需要通过微信发送一份名为“年度预算.xlsx”的文件，操作步骤如下：

打开微信，选择联系人“张三”。
在聊天窗口中点击“+”号按钮，选择“文件”。
选择“年度预算.xlsx”文件。
点击“发送”按钮。

4、通过文件传输协议（FTP）进行传输

详细操作步骤如下：

选择FTP客户端：

下载并安装FTP客户端，如FileZilla。
连接FTP服务器：

打开FTP客户端，输入服务器地址、用户名和密码，点击“连接”。
上传文件：

在本地文件窗口中，选择要上传的Excel文件，将其拖拽到远程服务器窗口。
通知接收者：

将文件所在路径和访问权限通知接收者，接收者可以通过FTP客户端下载文件。

示例：

假设您需要通过FTP发送一份名为“市场分析.xlsx”的文件，操作步骤如下：

下载并安装FileZilla客户端。
打开FileZilla，输入服务器地址“ftp.example.com”、用户名“user”和密码“password”，点击“连接”。
在本地文件窗口中，选择“市场分析.xlsx”文件，将其拖拽到远程服务器窗口中的目标文件夹。
将文件路径和访问权限通知接收者，例如“ftp://ftp.example.com/market_analysis.xlsx”。

六、注意事项和常见问题

1、文件大小限制

不同的传输方式对文件大小有不同的限制。例如，电子邮件附件大小一般限制在20MB到25MB之间。如果文件过大，可以考虑以下解决方案：

压缩文件：使用WinRAR、7-Zip等压缩工具将文件压缩。
分割文件：将大文件分割成多个小文件，分别发送。
使用云存储：如Google Drive、Dropbox等，无需考虑文件大小限制。

2、文件格式兼容性

确保接收者能够打开和编辑您发送的Excel文件。以下是一些常见的文件格式和兼容性建议：

Excel文件格式：使用.xlsx格式，兼容性较好。
兼容软件：确保接收者使用的办公软件能够打开.xlsx文件，如Microsoft Excel、Google Sheets等。

3、数据安全性

在传输敏感数据时，需注意数据安全性。以下是一些安全传输建议：

加密文件：使用WinRAR、7-Zip等工具对文件进行加密。
使用安全传输协议：如SFTP（SSH File Transfer Protocol）代替FTP，确保数据传输过程中的安全性。
设置访问权限：在云存储服务中，设置文件的访问权限，确保只有授权用户能够访问。

4、传输确认

确保接收者成功接收到并能够打开文件。可以通过以下方式确认：

邮件回执：在发送邮件时，选择“请求回执”选项，接收者打开邮件后，您将收到确认回执。
即时通讯确认：通过即时通讯工具发送文件后，及时与接收者确认文件是否成功接收。
电话确认：对于重要文件，可以通过电话与接收者确认文件接收情况。

七、总结

发送Excel表格的电子版有多种方法，每种方法都有其优缺点。电子邮件最为常见和便捷，但存在文件大小限制；云存储服务适合大文件共享，且可在线编辑；即时通讯工具适合团队内部的快速文件传输；FTP适用于专业的大文件传输需求。根据具体的使用场景和需求选择合适的方法，可以大大提高工作效率和文件传输的便捷性。通过上述详细介绍的操作步骤和注意事项，您可以轻松掌握各种方法的使用技巧，确保文件传输的高效性和安全性。