excel表格常用栏怎么设置常用文件

在Excel中设置常用文件栏，可以极大地提高工作效率、确保快速访问经常使用的文件、简化工作流程。其中，确保快速访问经常使用的文件是最重要的。通过将常用文件固定在快速访问栏或创建一个常用文件夹，可以立即打开需要的工作簿，节省大量时间，并避免在文件夹中反复查找的麻烦。

一、快速访问工具栏的设置

快速访问工具栏是Excel中一个非常有用的功能，可以让你在任何时候都能方便地打开常用文件。

1、添加常用文件到快速访问工具栏

要将文件添加到快速访问工具栏，你需要首先打开文件，然后点击右键选择“添加到快速访问工具栏”。这样，文件的快捷方式将永久显示在Excel窗口顶部，无论你在处理哪个工作簿，都可以快速切换到这些常用文件。

2、自定义快速访问工具栏

你可以根据自己的需要自定义快速访问工具栏。点击工具栏右侧的下拉箭头，选择“更多命令”，在弹出的窗口中可以添加或移除各种功能，包括打开最近使用的文件、保存、撤销等。

二、使用“最近使用的工作簿”功能

Excel提供了一个“最近使用的工作簿”列表，让你可以快速访问最近打开的文件。

1、固定常用文件

在Excel中，打开“文件”菜单，然后选择“打开”，你会看到一个“最近使用的工作簿”列表。将鼠标移到你想要固定的文件上，点击右侧的图钉图标，这样文件就会被固定在顶部，无论你打开多少新文件，它都会保持在列表中。

2、调整显示数量

你还可以调整显示在“最近使用的工作簿”列表中的文件数量。进入“文件”菜单，选择“选项”，然后在“高级”选项卡中找到“显示此数量的最近使用的工作簿”，根据需要调整数量。

三、创建常用文件夹

为常用文件创建一个专门的文件夹是管理和快速访问这些文件的另一种有效方法。

1、创建常用文件夹

在你的电脑上创建一个新文件夹，命名为“常用Excel文件”或其他易于识别的名称。将所有经常使用的Excel文件复制或移动到这个文件夹中。

2、将文件夹添加到快速访问栏

打开文件资源管理器，找到你的“常用Excel文件”文件夹，右键点击选择“添加到快速访问栏”。这样，你就可以在文件资源管理器的左侧栏快速找到并打开你的常用文件夹。

四、使用Excel模板

如果你经常使用特定格式的Excel文件，可以创建模板，这样每次打开时都能快速生成所需格式的工作簿。

1、创建模板

打开一个新的Excel工作簿，设置好你需要的格式、公式和布局，然后选择“文件”>“另存为”，选择“Excel 模板”(*.xltx)作为文件类型并保存。

2、使用模板

每次需要创建一个新的工作簿时，选择“文件”>“新建”，然后选择你的模板，这样你就可以立即开始工作，而无需重新设置格式。

五、使用Excel加载项

Excel加载项是一种扩展Excel功能的工具，可以帮助你更有效地管理和访问常用文件。

1、安装加载项

在Excel中，选择“文件”>“选项”>“加载项”，然后在下方的“管理”框中选择“Excel 加载项”，点击“转到”。在弹出的窗口中，你可以选择并安装适合你需求的加载项。

2、使用加载项

安装完成后，加载项会出现在Excel的功能区中，你可以根据需要使用这些工具来简化操作，提高效率。

六、使用第三方工具

有很多第三方工具和软件可以帮助你更好地管理和访问常用文件。

1、第三方文件管理工具

工具如Total Commander、XYplorer等可以提供更强大的文件管理功能，让你更轻松地组织和访问常用文件。

2、云存储服务

使用云存储服务如OneDrive、Google Drive等，可以让你在任何设备上快速访问和共享常用Excel文件，同时还提供自动备份和同步功能。

七、优化Excel启动选项

通过优化Excel启动选项，你可以让常用文件在启动时自动打开，从而进一步提高工作效率。

1、设置启动选项

在Excel中选择“文件”>“选项”>“常规”，在“启动选项”下选择“启动时打开所有文件夹中的所有文件”，然后指定一个包含常用文件的文件夹路径。

2、创建快捷方式

你还可以创建一个包含常用文件的Excel快捷方式。右键点击桌面，选择“新建”>“快捷方式”，在目标栏中输入Excel程序路径和文件路径，点击“下一步”并完成创建。

八、使用Excel宏

Excel宏可以自动执行一系列操作，包括打开常用文件，这对于经常需要处理特定任务的用户非常有用。

1、录制宏

在Excel中选择“视图”>“宏”>“录制宏”，然后执行你希望自动化的操作，最后停止录制并保存宏。

2、运行宏

你可以在Excel中通过快捷键或功能区按钮运行宏，从而快速打开和处理常用文件。

九、定期整理常用文件

定期整理和更新你的常用文件列表，可以确保你始终能快速找到和访问最需要的文件。

1、删除不再使用的文件

定期检查并删除不再使用或不再重要的文件，保持你的快速访问栏和常用文件夹整洁有序。

2、更新文件

如果某些文件的内容或格式发生了变化，及时更新这些文件，以确保你始终使用最新版本。

十、总结

通过设置和优化Excel中的常用文件栏，你可以显著提高工作效率，节省时间，并减少查找文件的麻烦。无论是使用快速访问工具栏、最近使用的工作簿列表、常用文件夹、模板、加载项、第三方工具，还是优化启动选项和使用宏，每一种方法都有其独特的优势，可以根据你的具体需求进行选择和组合使用。定期整理和更新常用文件，更能确保你始终能快速找到和访问最需要的文件。