excel表格文件太大发不出去怎么办

Excel表格文件太大发不出去怎么办？ 压缩文件、拆分工作表、使用外部存储、优化数据结构、转换文件格式。其中，压缩文件是最常见且方便的解决办法，通过压缩文件可以大幅减少文件的大小，使其符合邮件发送的限制。使用压缩软件如WinRAR或7-Zip，可以将Excel文件压缩成ZIP或RAR格式，从而降低文件的体积。接下来，我们将详细讨论这些方法以及其他一些实用技巧，帮助你解决Excel文件太大无法发送的问题。

一、压缩文件

压缩文件是减少文件大小的最常见方法。通过使用压缩软件，如WinRAR、7-Zip或WinZip，你可以将Excel文件压缩成ZIP或RAR格式，从而降低文件的体积。

1.1 如何使用WinRAR压缩Excel文件

WinRAR是一个强大的压缩工具，以下是使用WinRAR压缩Excel文件的步骤：

下载并安装WinRAR：如果你还没有安装WinRAR，首先需要下载并安装这个软件。
选择文件：右键点击你需要压缩的Excel文件，选择“添加到压缩文件…”。
设置压缩选项：在弹出的对话框中，可以选择压缩格式（如RAR或ZIP），并设置压缩等级（如“最佳”）。
开始压缩：点击“确定”按钮，等待压缩完成。

通过以上步骤，你可以大幅减少Excel文件的大小，使其符合邮件发送的限制。

1.2 使用7-Zip进行压缩

7-Zip是另一个常用的压缩工具，开源且免费，以下是使用7-Zip压缩Excel文件的步骤：

下载并安装7-Zip：如果你还没有安装7-Zip，首先需要下载并安装这个软件。
选择文件：右键点击你需要压缩的Excel文件，选择7-Zip > “添加到压缩文件…”。
设置压缩选项：在弹出的对话框中，可以选择压缩格式（如7z或ZIP），并设置压缩等级（如“Ultra”）。
开始压缩：点击“确定”按钮，等待压缩完成。

通过这些步骤，你可以有效地减少Excel文件的大小，使其更容易通过电子邮件发送。

二、拆分工作表

如果压缩文件仍然无法满足邮件发送的大小限制，拆分工作表是另一种有效的方法。将一个大的Excel文件拆分成多个较小的文件，可以方便地发送和管理。

2.1 手动拆分工作表

手动拆分工作表是最简单的方法，但需要一些时间和耐心。以下是步骤：

打开Excel文件：打开需要拆分的Excel文件。
选择工作表：选择一个你想要拆分的工作表。
复制工作表：右键点击工作表标签，选择“移动或复制…”。
创建新工作簿：在弹出的对话框中，选择“新工作簿”，并勾选“建立副本”。
保存新工作簿：保存新的工作簿，并以不同的名称命名。

通过重复上述步骤，你可以将一个大的Excel文件拆分成多个较小的文件，从而方便地发送。

2.2 使用VBA宏自动拆分工作表

如果你的Excel文件包含大量工作表，手动拆分可能会非常耗时。在这种情况下，可以使用VBA宏来自动拆分工作表。以下是一个简单的VBA宏示例：

Sub SplitWorkbook() Dim wb As Workbook Dim ws As Worksheet Dim newWb As Workbook Set wb = ThisWorkbook Application.ScreenUpdating = False For Each ws In wb.Worksheets ws.Copy Set newWb = ActiveWorkbook newWb.SaveAs Filename:=wb.Path & "" & ws.Name & ".xlsx" newWb.Close SaveChanges:=False Next ws Application.ScreenUpdating = True End Sub

将以上代码复制到Excel的VBA编辑器中，并运行宏。这将自动将每个工作表保存为一个单独的Excel文件，从而大大节省时间和精力。

三、使用外部存储

有时候，即使经过压缩和拆分，Excel文件仍然太大而无法通过电子邮件发送。在这种情况下，可以使用外部存储解决这个问题。外部存储包括云存储和物理存储设备。

3.1 使用云存储

云存储是一种方便且安全的文件共享方式。以下是一些常见的云存储服务及其使用方法：

Google Drive：
- 上传文件：登录Google Drive，点击“新建”，选择“文件上传”。
- 共享文件：上传完成后，右键点击文件，选择“获取链接”。设置访问权限（如“任何人具有链接”），然后复制链接并发送给收件人。
Dropbox：
- 上传文件：登录Dropbox，点击“上传文件”。
- 共享文件：上传完成后，右键点击文件，选择“共享”。输入收件人的电子邮件地址，或生成共享链接并发送。
OneDrive：
- 上传文件：登录OneDrive，点击“上传”，选择“文件”。
- 共享文件：上传完成后，右键点击文件，选择“共享”。设置访问权限并生成链接，然后发送给收件人。

通过使用云存储，你可以轻松地共享大文件，而无需担心电子邮件的大小限制。

3.2 使用物理存储设备

如果云存储不适用，使用物理存储设备（如USB闪存驱动器或外部硬盘）也是一种有效的方法。以下是步骤：

复制文件到存储设备：将Excel文件复制到USB闪存驱动器或外部硬盘。
发送存储设备：通过邮寄或面对面交付，将存储设备发送给收件人。
读取文件：收件人收到存储设备后，可以将文件复制到其计算机上。

虽然这种方法不如云存储方便，但在某些情况下（如文件极其庞大或网络受限），它是一个可行的解决方案。

四、优化数据结构

优化数据结构也是减少Excel文件大小的一种有效方法。通过删除不必要的数据、合并重复的数据和使用更高效的公式，可以显著减少文件的体积。

4.1 删除不必要的数据

删除不必要的数据是减少文件大小的最直接方法。以下是一些常见的数据清理技巧：

删除空行和空列：检查并删除所有空行和空列，这些无用的数据会占用文件空间。
删除隐藏的工作表：有时Excel文件中包含隐藏的工作表，这些工作表可能包含大量数据。检查并删除不再需要的隐藏工作表。
删除临时数据：在工作过程中，可能会生成一些临时数据。这些数据在最终文件中不再需要，可以删除。

4.2 合并重复的数据

合并重复的数据可以显著减少文件大小。以下是一些常见的方法：

使用数据透视表：数据透视表是一个强大的工具，可以汇总和分析大量数据。通过创建数据透视表，可以合并重复的数据，并减少文件体积。
使用公式：通过使用公式（如SUM、AVERAGE等），可以合并重复的数据，而无需保留所有的原始数据。

4.3 使用更高效的公式

使用更高效的公式可以减少文件的计算负担，从而减少文件大小。以下是一些优化公式的技巧：

避免使用过多的数组公式：数组公式虽然强大，但计算量大，可能导致文件体积增加。尽量减少数组公式的使用，或者将其替换为更简单的公式。
使用条件格式：条件格式可以动态显示数据，而无需创建额外的列或行。这可以减少文件体积，并提高文件的可读性。

通过优化数据结构，你可以显著减少Excel文件的大小，从而更容易发送和管理。

五、转换文件格式

将Excel文件转换为其他文件格式（如CSV或PDF）也是减少文件大小的一种有效方法。不同的文件格式具有不同的特点和优点，选择合适的文件格式可以大大减少文件体积。

5.1 转换为CSV格式

CSV（逗号分隔值）格式是一种简单的文本格式，适用于存储和交换表格数据。以下是将Excel文件转换为CSV格式的步骤：

打开Excel文件：打开需要转换的Excel文件。
另存为CSV格式：点击“文件”菜单，选择“另存为…”。在文件类型下拉菜单中，选择“CSV（逗号分隔）（*.csv）”。
保存文件：选择保存位置，并点击“保存”按钮。

CSV格式的文件通常比Excel文件小得多，因为它只包含纯文本数据，而不包含格式、公式或图表。

5.2 转换为PDF格式

PDF（便携式文档格式）是一种广泛使用的文件格式，适用于文档共享和打印。以下是将Excel文件转换为PDF格式的步骤：

打开Excel文件：打开需要转换的Excel文件。
另存为PDF格式：点击“文件”菜单，选择“另存为…”。在文件类型下拉菜单中，选择“PDF（*.pdf）”。
设置PDF选项：在弹出的对话框中，可以选择页面范围和纸张大小等选项。
保存文件：选择保存位置，并点击“保存”按钮。

PDF格式的文件通常比Excel文件小，并且具有良好的跨平台兼容性，适合用于文档共享和打印。

通过以上几种方法，你可以有效地解决Excel文件太大无法发送的问题。无论是压缩文件、拆分工作表、使用外部存储、优化数据结构还是转换文件格式，都可以帮助你减少文件大小，并顺利发送文件。根据具体情况选择合适的方法，确保你的Excel文件能够顺利发送和共享。