wps怎么压缩excel文件大小

WPS如何压缩Excel文件大小

在现代办公环境中，Excel文件是必不可少的工具之一。但有时候，Excel文件由于包含大量的数据、图表和图片，导致文件大小过大，不仅占用存储空间，还可能影响文件的传输速度和打开速度。删除不必要的数据、使用内置的压缩工具、减少图片分辨率、优化公式和数据结构，是压缩Excel文件大小的几种主要方法。本文将详细介绍这些方法，并提供一些实际的操作步骤和技巧，帮助您有效地压缩Excel文件大小。

一、删除不必要的数据

在Excel文件中，很多时候我们会输入和处理大量数据，但是并不是所有的数据都是必需的。通过删除不必要的数据，可以显著减少文件的大小。

删除隐藏的行和列：隐藏的行和列同样会占用存储空间。确保删除所有隐藏的行和列。
删除不需要的工作表：如果文件中有不再需要的工作表，请将其删除。
清理未使用的单元格：有时候，单元格中可能存在一些看不见的内容，比如空格或格式。使用清除功能来删除这些内容。

二、使用内置的压缩工具

WPS Office自带了一些压缩工具，可以帮助用户在不影响文件内容的情况下，减小文件大小。具体操作如下：

文件菜单中的“另存为”选项：在“文件”菜单中选择“另存为”，然后选择“压缩文件”选项。这将自动压缩文件中的图像和其他嵌入对象。
使用“检查工作簿”功能：在“文件”菜单中选择“检查工作簿”，然后选择“减少文件大小”选项。这将帮助您识别和删除文件中的冗余数据。

三、减少图片分辨率

图片是导致Excel文件体积增大的主要原因之一。通过减少图片分辨率，可以显著降低文件大小。

选择图片，点击“格式”选项卡：在选中的图片上点击“格式”选项卡，然后选择“压缩图片”选项。
选择合适的分辨率：在弹出的对话框中选择合适的分辨率。一般情况下，选择“屏幕分辨率”即可。
删除不必要的图片：确保文件中只保留必须的图片，删除不再需要的图片。

四、优化公式和数据结构

复杂的公式和不合理的数据结构也会导致Excel文件大小增加。通过优化公式和数据结构，可以有效减少文件体积。

使用简单的公式：尽量使用简单的公式，避免使用嵌套过多的公式。
合并相似的数据：如果文件中存在相似的数据，可以通过合并数据来减少文件大小。
使用数据透视表：数据透视表是一种强大的工具，可以帮助您在不增加文件大小的情况下，进行复杂的数据分析。

五、使用外部工具

除了WPS Office自带的压缩工具外，还可以使用一些外部工具来进一步压缩Excel文件大小。

在线压缩工具：有很多在线工具可以帮助压缩Excel文件，例如Smallpdf、ILovePDF等。这些工具通常是免费的，并且非常方便使用。
桌面压缩工具：一些桌面软件，如WinRAR、7-Zip等，也可以帮助压缩Excel文件。只需将文件添加到压缩包中，即可显著减少文件大小。

六、避免使用不必要的格式

Excel文件中的格式设置也会增加文件的体积。通过避免使用不必要的格式，可以有效减少文件大小。

减少字体样式：尽量使用统一的字体样式，避免使用过多的不同字体。
减少单元格边框：单元格边框也会增加文件大小，尽量减少不必要的边框。
避免使用填充颜色：填充颜色虽然可以提高文件的美观度，但也会增加文件的体积，尽量避免使用。

七、保存为二进制文件格式

Excel文件可以保存为多种格式，其中二进制文件格式（.xlsb）通常比默认的.xlsx格式要小。通过将文件保存为二进制格式，可以显著减少文件大小。

另存为二进制文件格式：在“文件”菜单中选择“另存为”，然后选择“Excel二进制工作簿”格式。
检查文件大小：保存后，检查文件大小，通常会发现文件大小显著减少。

八、避免嵌入大型对象

Excel文件中嵌入的对象，如视频、音频文件等，会显著增加文件体积。通过避免嵌入大型对象，可以有效减少文件大小。

删除嵌入的对象：如果文件中有不必要的嵌入对象，尽量将其删除。
使用链接而非嵌入：如果必须使用大型对象，可以考虑使用链接而非嵌入。这样可以显著减少文件的体积。

九、使用宏和脚本

宏和脚本是Excel中的强大功能，可以帮助自动化一些繁琐的操作。通过使用宏和脚本，可以有效减少文件大小。

编写宏和脚本：编写宏和脚本，自动化删除不必要的数据和格式设置。
运行宏和脚本：定期运行宏和脚本，确保文件保持在最小体积。

十、定期检查和维护文件

最后，定期检查和维护Excel文件也是保持文件体积最小的关键。通过定期检查和维护文件，可以及时发现并解决文件中的问题。

定期检查文件大小：定期检查文件大小，确保文件没有无故增大。
清理不必要的数据和格式：定期清理不必要的数据和格式，保持文件干净整洁。

通过上述方法，您可以有效地压缩Excel文件大小，从而提高文件的传输速度和打开速度，节省存储空间。希望本文对您有所帮助。