excel表格怎么减少储存

Excel表格减少储存的方法包括：删除不必要的行和列、压缩图片、使用合适的数据格式、清理数据、禁用自动备份、启用数据压缩、使用外部链接、移除数据透视表缓存、减少公式使用、使用宏和VBA优化。

删除不必要的行和列：在Excel表格中，删除不必要的行和列是最直接的方法来减少文件的储存大小。很多时候，我们在工作表中保留了大量的空白行和列，这些空白的单元格可能包含格式或数据验证规则，即使它们看起来是空的。通过删除这些无用的行和列，你可以显著减少文件的大小。

一、删除不必要的行和列

Excel表格中常常会包含大量的空白行和列，这些空白单元格虽然看似没有数据，但实际上可能包含了格式、数据验证规则或其他无用的数据。删除这些无用的行和列可以显著减少文件的大小。

1、删除空白行和列

删除空白行和列是减少Excel文件大小的最直接方法。即使是空白单元格，也可能包含格式或其他信息。以下是步骤：

选择空白行或列：点击行号或列标头选择整行或整列。
删除空白行或列：右键点击选择的行或列，然后选择“删除”。

2、检查隐藏的行和列

有时文件中隐藏的行和列也会占用存储空间。确保检查并删除这些隐藏的行和列：

显示隐藏的行和列：选择整个工作表（Ctrl+A），右键点击行号或列标头，选择“取消隐藏”。
删除不必要的行和列：按照上述步骤删除不需要的隐藏行和列。

二、压缩图片

Excel表格中插入的图片和图形可能占用了大量的存储空间。通过压缩图片，你可以显著减少文件的大小。

1、使用Excel内置的压缩功能

Excel提供了内置的图片压缩功能，可以很方便地压缩所有图片：

选择图片：点击工作表中的图片。
选择压缩选项：在“图片工具”中的“格式”选项卡，点击“压缩图片”。
选择压缩选项：在弹出的对话框中，选择适当的分辨率（如“电子邮件（96 ppi）”）并勾选“应用于此图片”或“应用于所有图片”。

2、使用外部工具压缩图片

如果Excel内置的压缩功能不能满足需求，可以使用外部工具（如Adobe Photoshop、TinyPNG等）对图片进行压缩，然后再插入到Excel中。

三、使用合适的数据格式

使用适当的数据格式可以显著减少文件大小。特别是对于数字和日期格式，选择合适的格式不仅可以节省存储空间，还可以提高数据处理的效率。

1、使用合适的数字格式

避免使用不必要的精度和复杂的格式。例如：

减少小数位数：如果数据不需要高精度，可以减少小数位数。
避免使用复杂的自定义格式：使用内置的数字格式而不是复杂的自定义格式。

2、选择合适的日期格式

日期格式也可以影响文件大小。使用内置的日期格式而不是自定义格式，可以减少文件的存储需求。

四、清理数据

在Excel文件中，重复的数据、无用的空白单元格和多余的格式会增加文件的大小。清理这些数据可以有效减少文件的存储需求。

1、删除重复数据

使用Excel的“删除重复项”功能，可以轻松删除重复数据：

选择数据范围：选择要检查的单元格范围。
删除重复项：在“数据”选项卡中，点击“删除重复项”，选择要检查的列。

2、清理空白单元格

空白单元格虽然没有数据，但可能包含格式或数据验证规则。清理这些空白单元格可以减少文件大小：

选择数据范围：选择要检查的单元格范围。
清理空白单元格：在“查找和选择”选项中，选择“定位条件”，然后选择“空值”，删除这些空白单元格。

五、禁用自动备份

Excel的自动备份功能虽然有助于防止数据丢失，但也会增加文件的存储需求。禁用自动备份可以减少文件的大小。

1、禁用自动恢复

打开Excel选项：点击“文件”菜单，选择“选项”。
禁用自动恢复：在“保存”选项卡中，取消勾选“保存自动恢复信息”。

2、禁用版本控制

打开Excel选项：点击“文件”菜单，选择“选项”。
禁用版本控制：在“保存”选项卡中，取消勾选“保存上一个版本”。

六、启用数据压缩

Excel提供了一些内置的压缩功能，可以帮助减少文件的存储需求。启用这些功能可以显著减少文件大小。

1、压缩工作簿

压缩工作簿：在“文件”菜单中，选择“另存为”，然后选择“Excel二进制工作簿（.xlsb）”格式保存文件。

2、使用压缩文件格式

将Excel文件保存为压缩文件格式（如ZIP）可以显著减少文件大小：

选择文件：右键点击Excel文件，选择“发送到” -> “压缩（ZIP）文件夹”。

七、使用外部链接

将大数据集存储在外部文件中，并在Excel中使用外部链接引用这些数据，可以显著减少Excel文件的存储需求。

1、创建外部链接

在外部文件中存储数据：将大数据集存储在CSV或其他Excel文件中。
创建外部链接：在Excel中使用外部链接引用这些数据。

2、更新外部链接

确保外部链接指向最新的数据文件，并定期更新链接：

更新链接：在“数据”选项卡中，点击“编辑链接”，选择“更新值”。

八、移除数据透视表缓存

数据透视表缓存会占用大量存储空间。移除数据透视表缓存可以减少文件的大小。

1、移除数据透视表缓存

选择数据透视表：点击数据透视表。
设置选项：在“数据透视表工具”中的“分析”选项卡，点击“选项”。
移除缓存：在“数据”选项卡中，取消勾选“保存源数据”，并选择“仅保留最新数据”。

2、使用外部数据源

将数据透视表的数据源设置为外部文件，可以减少Excel文件的存储需求：

设置外部数据源：在“数据透视表工具”中的“分析”选项卡，点击“更改数据源”，选择“外部数据源”。

九、减少公式使用

大量复杂的公式会增加Excel文件的存储需求。减少公式的使用，并将公式计算结果转换为静态值，可以显著减少文件大小。

1、减少复杂公式

简化公式：使用简单的公式替代复杂的嵌套公式。
使用数组公式：在可能的情况下，使用数组公式替代多个单一公式。

2、将公式结果转换为静态值

选择公式结果：选择包含公式的单元格。
转换为静态值：按Ctrl+C复制，然后右键点击选择“选择性粘贴”，选择“数值”。

十、使用宏和VBA优化

使用宏和VBA脚本，可以自动化清理和优化Excel文件，减少文件的存储需求。

1、编写宏清理数据

编写宏脚本，自动删除空白行和列、清理重复数据、压缩图片等：

打开VB编辑器：按Alt+F11打开VBA编辑器。
编写宏脚本：编写宏脚本，执行清理和优化操作。

2、优化现有宏脚本

如果已经有宏脚本，确保这些脚本是优化的，并不会增加文件的存储需求：

检查和优化脚本：检查现有的宏脚本，确保没有冗余代码，并优化脚本的执行效率。

通过以上方法，你可以显著减少Excel文件的存储需求，提高文件的加载和处理速度。确保定期清理和优化Excel文件，以保持文件的高效和紧凑。