excel表格下方说明怎么每页显示

在Excel表格中，每页显示下方说明的方法包括：使用页眉和页脚、插入文本框、设置打印区域。这里我们重点介绍如何使用页眉和页脚来实现这一目标。

使用页眉和页脚的方法不仅简单，而且非常有效。首先，打开Excel文件，点击“页面布局”选项卡，然后选择“页眉和页脚”按钮。在弹出的页眉和页脚工具中，你可以在页脚部分输入你需要的说明文字。这样，无论打印多少页，每页都会显示相同的说明文字。以下是详细步骤：

1. 打开Excel文件，选择你需要设置说明的工作表。
2. 点击“页面布局”选项卡，然后选择“页眉和页脚”按钮。
3. 在弹出的页眉和页脚工具中，选择“页脚”部分。
4. 输入你需要显示的说明文字，然后点击“确定”保存设置。

一、使用页眉和页脚

页眉和页脚是Excel中最常用的方法之一，用于在每页打印时显示一致的信息。它们不仅可以包含文本，还可以包含日期、时间和页码等信息。以下是详细的步骤和一些高级设置。

1.1 设置页眉和页脚

1. 打开Excel文件，选择你需要设置说明的工作表。
2. 选择“页面布局”选项卡。
3. 点击“页眉和页脚”按钮，会出现一个新的编辑界面。
4. 在页眉或页脚部分输入你希望每页显示的说明文字。
5. 点击“确定”保存设置。

1.2 高级设置

除了基本的文字说明，你还可以在页眉和页脚中加入一些特殊的元素，例如：

• 页码：可以通过点击“页码”按钮插入页码，帮助更好地管理打印输出。
• 日期和时间：可以插入当前日期和时间，确保文档的时效性。
• 图像：如果需要，可以插入公司标志或其他相关图像。

二、插入文本框

文本框是另一种在每页显示说明文字的方法，尤其适用于不希望在页眉和页脚中显示太多信息的情况。以下是如何插入文本框的详细步骤：

2.1 创建文本框

1. 在Excel文件中，选择“插入”选项卡。
2. 点击“文本框”按钮，然后选择“绘制文本框”。
3. 在工作表中绘制一个文本框，并输入你希望每页显示的说明文字。

2.2 复制文本框

为了确保文本框在每页都显示，你需要将文本框复制到每个页面的相应位置。

1. 选择已经创建好的文本框，按下“Ctrl+C”复制。
2. 切换到下一页，按下“Ctrl+V”粘贴。
3. 重复上述步骤，直到所有页面都包含文本框。

三、设置打印区域

通过设置打印区域，可以确保每页都显示特定的说明文字。这种方法特别适用于包含大量数据的工作表。

3.1 定义打印区域

1. 选择你希望打印的区域，包括说明文字。
2. 选择“页面布局”选项卡。
3. 点击“打印区域”按钮，然后选择“设置打印区域”。

3.2 调整分页符

为了确保说明文字在每页都显示，你可能需要调整分页符的位置。

1. 选择“页面布局”选项卡。
2. 点击“分页符”按钮，然后选择“插入分页符”。
3. 将分页符拖动到适当的位置，确保每页都包含说明文字。

四、使用脚注和注释

除了页眉和页脚、文本框和打印区域外，脚注和注释也是提供说明文字的有效方法，特别是对于不希望在打印输出中显示的说明。

4.1 插入脚注

1. 选择你希望添加脚注的单元格。
2. 右键点击单元格，选择“插入注释”。
3. 在弹出的注释框中输入说明文字。

4.2 使用注释

注释是另一种提供说明文字的方法，特别适用于不希望说明文字干扰数据展示的情况。

1. 选择你希望添加注释的单元格。
2. 右键点击单元格，选择“插入注释”。
3. 在弹出的注释框中输入说明文字。

五、利用模板

如果你需要经常在每页显示相同的说明文字，可以创建一个模板，以便重复使用。这不仅节省时间，还能确保一致性。

5.1 创建模板

1. 打开一个新的Excel文件。
2. 设置页眉和页脚，或者插入文本框，按照上述方法进行操作。
3. 保存文件为模板格式（.xltx）。

5.2 使用模板

1. 每次创建新文件时，打开这个模板。
2. 输入新的数据，模板中的说明文字会自动应用到每页。

六、使用宏自动化

如果你经常需要进行这样的操作，使用宏可以大大提高效率。宏是一种编程工具，可以自动执行一系列操作。

6.1 录制宏

1. 打开Excel文件，选择“视图”选项卡。
2. 点击“宏”按钮，然后选择“录制宏”。
3. 按照上述步骤设置页眉和页脚，或者插入文本框。
4. 完成后，点击“停止录制”。

6.2 运行宏

1. 打开需要设置说明文字的Excel文件。
2. 选择“视图”选项卡。
3. 点击“宏”按钮，然后选择“查看宏”。
4. 选择你录制的宏，然后点击“运行”。

七、使用第三方插件

有许多第三方插件可以帮助你更高效地在每页显示说明文字。这些插件通常提供更多功能和更好的用户体验。

7.1 安装插件

1. 打开Excel文件，选择“文件”选项卡。
2. 点击“选项”，然后选择“加载项”。
3. 在“管理”下拉菜单中选择“Excel加载项”，然后点击“转到”。
4. 选择需要安装的插件，点击“确定”。

7.2 使用插件

1. 安装完成后，插件通常会在Excel的功能区中添加一个新选项卡。
2. 打开新选项卡，按照插件提供的功能设置页眉和页脚，或者插入文本框。

八、总结

在Excel表格中，每页显示下方说明是一个常见需求。通过使用页眉和页脚、插入文本框、设置打印区域、脚注和注释、模板、宏自动化以及第三方插件，你可以高效地实现这一目标。无论你选择哪种方法，确保说明文字清晰、易读是至关重要的。希望这篇文章能为你提供有价值的指导，帮助你更好地管理Excel文档。

相关问答FAQs：

1. 如何在Excel表格中设置每页显示的行数？

• 问题： 我想在Excel表格中设置每页显示的行数，该怎么做？
• 回答： 您可以通过以下步骤在Excel表格中设置每页显示的行数：
  1. 选择您想要设置每页显示行数的工作表。
  2. 在Excel菜单栏中，点击“页面布局”选项卡。
  3. 在“页面设置”组下，找到“缩放”选项。
  4. 在“调整到”框中，输入您想要每页显示的行数。
  5. 点击“确定”按钮保存设置。

2. 怎样调整Excel表格每页显示的行数？

• 问题： 我想调整Excel表格每页显示的行数，以便更好地打印或查看数据。该怎么做？
• 回答： 您可以按照以下步骤调整Excel表格每页显示的行数：
  1. 选中您想要调整的工作表。
  2. 在Excel的菜单栏中，点击“页面布局”选项卡。
  3. 在“页面设置”组下，找到“缩放”选项。
  4. 在“调整到”框中，输入您想要的每页显示的行数。
  5. 点击“确定”按钮保存设置。

3. 如何在Excel中设置每页打印的行数？

• 问题： 我想在Excel中设置每页打印的行数，这样可以更好地控制打印输出。怎样实现？
• 回答： 要在Excel中设置每页打印的行数，您可以按照以下步骤操作：
  1. 选中您要设置的工作表。
  2. 在Excel菜单栏中，点击“页面布局”选项卡。
  3. 在“页面设置”组下，找到“缩放”选项。
  4. 在“调整到”框中，输入您想要的每页打印的行数。
  5. 点击“确定”按钮保存设置。