怎么样把excel怎么变小

在Excel中，有几种有效的方法可以将文件大小减小：删除不必要的数据、压缩图片、移除格式、使用更少的公式、禁用自动计算、使用二进制文件格式。 其中，删除不必要的数据是一种非常有效的方法，可以显著减小Excel文件的大小。删除不必要的数据包括清理未使用的行和列、删除多余的工作表等操作，这可以大幅度减少文件的大小。

一、删除不必要的数据

清理未使用的行和列

Excel文件大小可能会由于包含了许多未使用的行和列而变得非常大。删除这些未使用的行和列可以显著减小文件大小。要清理未使用的行和列，首先选择你不需要的行或列，然后右键点击并选择“删除”。这将从文件中永久删除这些行和列。

删除多余的工作表

如果你的Excel文件包含多个工作表，其中有一些可能是多余的或不再需要的，可以考虑删除这些工作表。右键点击你想要删除的工作表标签，然后选择“删除”。确保你已经备份了所有重要数据以防误删。

二、压缩图片

调整图片大小

如果你的Excel文件中包含大量图片，文件大小可能会显著增加。通过调整图片大小，你可以减小文件的体积。在Excel中，选择图片，然后右键点击选择“大小和属性”。在“大小”选项卡中，可以调整图片的高度和宽度。

压缩图片文件

Excel还提供了一种内置工具来压缩文件中的图片。选择你想要压缩的图片，然后点击“格式”选项卡。在“调整”组中，点击“压缩图片”。你可以选择应用于所有图片或仅选择的图片，并选择所需的分辨率。

三、移除格式

移除单元格格式

复杂的单元格格式（如背景色、边框和字体样式）也会增加文件的大小。通过移除这些格式，你可以减小文件的大小。选择你想要移除格式的单元格，然后右键点击并选择“清除格式”。

使用简化的格式

有时，你可能需要保留一些格式，但可以选择更简化的格式来减小文件大小。例如，使用基本的字体和颜色，而不是复杂的样式和格式。

四、使用更少的公式

优化公式

复杂的公式也会增加Excel文件的大小。通过优化公式，你可以减小文件的大小。例如，可以将复杂的嵌套公式简化为单一公式，或者使用Excel的内置函数来代替手动计算。

使用公式替换为值

如果某些公式的结果是固定的，可以考虑将公式替换为值。选择包含公式的单元格，复制它们，然后右键点击选择“粘贴特殊”，选择“值”。这样可以减少文件的计算负担，从而减小文件的大小。

五、禁用自动计算

手动计算

Excel默认是自动计算的，这意味着每次你更改单元格中的数据时，Excel会自动更新所有相关公式。这可能会显著增加文件的大小。通过将计算模式更改为手动，你可以减小文件的大小。点击“公式”选项卡，然后在“计算选项”组中选择“手动”。

定期计算

虽然手动计算可以减小文件的大小，但你仍然需要定期更新文件中的数据。你可以手动触发计算，按下“F9”键来更新所有公式。

六、使用二进制文件格式

保存为二进制文件

Excel提供了一种二进制文件格式（.xlsb），它比传统的Excel文件格式（.xlsx）更小、更高效。通过将文件保存为二进制格式，你可以显著减小文件的大小。在“文件”选项卡中，选择“另存为”，然后选择“Excel二进制工作簿”。

文件兼容性

虽然二进制文件格式可以显著减小文件的大小，但它可能不兼容某些旧版本的Excel或其他电子表格软件。在保存为二进制文件之前，确保你和你的团队都使用兼容的Excel版本。

七、压缩文件

使用压缩软件

你还可以使用压缩软件（如WinRAR或7-Zip）来进一步压缩Excel文件的大小。将Excel文件添加到压缩档案中，可以显著减小文件的大小。

文件传输

压缩文件不仅可以减小文件的大小，还可以更方便地通过电子邮件或其他文件传输服务发送文件。确保接收方也有适当的解压缩软件来解压缩文件。

八、使用外部链接

分割大文件

如果你的Excel文件非常大，可以考虑将其分割为多个较小的文件，并使用外部链接将它们连接起来。这样可以减小每个单独文件的大小，同时保持数据的完整性。

创建外部链接

在创建外部链接时，你可以在一个Excel文件中引用另一个Excel文件的数据。选择你想要链接的单元格，然后输入等号（=），然后选择另一个Excel文件中的单元格。这将创建一个外部链接，将数据从一个文件传输到另一个文件。

九、使用数据模型

数据模型概述

Excel的数据模型允许你将多个表格和数据源集成到一个文件中，而不需要复制数据。这样可以显著减小文件的大小，同时保持数据的完整性。

创建数据模型

要创建数据模型，首先在Excel中选择“数据”选项卡，然后选择“管理数据模型”。你可以添加多个表格和数据源，并创建关系来链接它们。这将创建一个集成的数据模型，而不需要复制数据。

十、定期维护和清理

定期检查文件

为了保持Excel文件的大小尽可能小，定期检查和清理文件是非常重要的。每隔一段时间，检查文件中的数据和格式，并删除不必要的内容。

备份和归档

定期备份和归档文件也是保持文件大小的有效方法。通过将旧的或不再需要的文件归档，你可以保持当前文件的大小尽可能小，同时保留所有重要数据的备份。

总结

通过删除不必要的数据、压缩图片、移除格式、使用更少的公式、禁用自动计算、使用二进制文件格式、压缩文件、使用外部链接、使用数据模型以及定期维护和清理，你可以显著减小Excel文件的大小。这不仅可以提高文件的性能，还可以更方便地存储和传输文件。确保你和你的团队都了解这些方法，并定期应用这些技巧来保持Excel文件的高效和紧凑。