excel档文件太大怎么改小

Excel档文件太大，如何改小？
删除不必要的格式、压缩图片、移除隐藏数据、分拆工作表、使用外部链接、优化公式等。

删除不必要的格式是最有效的方法之一。Excel文件往往由于大量的格式设置而变得非常庞大，例如颜色填充、字体变化、边框等。删除这些格式不仅可以显著减少文件大小，还可以提高文件的处理速度。

一、删除不必要的格式

Excel中的格式设置可以显著增加文件的大小。大量的颜色填充、字体变化、边框等设置，虽然在视觉上能够帮助我们更好地理解数据，但也可能导致文件体积的增加。

1. 删除格式的具体步骤

首先，选中整个工作表（可以按Ctrl + A），然后在“开始”选项卡中找到“清除”按钮，并选择“清除格式”。这将删除所有的格式设置，但保留数据和公式。

2. 优化单元格样式

若需要保留部分格式，可以使用Excel的样式功能。通过创建和应用统一的样式，而不是单独设置每个单元格的格式，可以减少文件大小。样式可以通过“开始”选项卡中的“单元格样式”进行管理。

二、压缩图片

图片是Excel文件中常见的体积“杀手”。未压缩的图片可能会导致文件变得非常庞大。

1. 使用内置压缩工具

Excel提供了内置的图片压缩工具。选中图片后，选择“格式”选项卡，点击“压缩图片”按钮。在弹出的对话框中，可以选择压缩选项，如删除未使用的部分、降低分辨率等。

2. 使用外部工具压缩

在插入图片之前，可以使用专门的图片压缩工具（如TinyPNG、JPEGmini等）对图片进行压缩。这些工具通常能在保持图片质量的前提下，显著减少图片的体积。

三、移除隐藏数据

隐藏的数据或工作表可能在你不知不觉中增加文件的大小。这些数据包括隐藏的行、列和工作表，甚至是过多的命名区域。

1. 查找并删除隐藏的数据

在Excel中，可以通过“查找和选择”工具找到隐藏的数据。按下Ctrl + G，选择“特殊”，然后选择“隐藏的行和列”即可找到并删除这些数据。

2. 移除未使用的命名区域

命名区域是Excel中的一个强大功能，但未使用的命名区域会增加文件的大小。通过“公式”选项卡中的“名称管理器”，可以查找并删除未使用的命名区域。

四、分拆工作表

当一个Excel文件包含多个大型工作表时，文件的体积自然会变大。将大型工作表分拆成多个文件，可以显著减少单个文件的大小。

1. 分拆工作表的具体步骤

可以通过复制工作表到新文件中，然后删除原文件中的工作表来实现分拆。在删除前，确保已备份重要数据。

2. 使用外部链接

将工作表分拆后，可以使用外部链接将它们重新连接起来。通过“数据”选项卡中的“从其他文件获取数据”功能，可以将分拆的工作表数据汇总到一个主文件中。

五、使用外部链接

外部链接可以帮助你将大型数据集分拆到多个文件中，从而减少单个文件的大小。这在处理复杂数据模型或报表时特别有用。

1. 创建外部链接

在分拆数据后，可以在主文件中使用公式创建外部链接。通过输入=并选择外部文件中的单元格，可以创建一个链接。这样主文件中只包含必要的数据，从而减少文件大小。

2. 更新和管理链接

在“数据”选项卡中，可以找到“编辑链接”按钮，通过它可以管理和更新外部链接。如果外部文件发生变化，只需更新链接即可，无需重新导入数据。

六、优化公式

复杂的公式和大量的数组公式会增加Excel文件的大小，优化这些公式可以显著减少文件体积。

1. 使用简单公式

尽量使用简单的公式代替复杂的数组公式。例如，可以使用SUMIFS、COUNTIFS等函数代替SUMPRODUCT等复杂的数组公式。

2. 避免重复计算

对于需要多次使用的计算结果，可以将其存储在一个单独的单元格中，并在需要时引用它，而不是每次都重新计算。这样可以减少Excel的计算量，从而减小文件大小。

3. 使用VBA宏

对于复杂的计算，可以考虑使用VBA宏。虽然VBA代码本身会占用一些空间，但相比于大量复杂的公式，VBA宏通常更加高效，能够显著减少文件大小。

七、移除非必要的内容

Excel文件中可能包含一些非必要的内容，如评论、批注、宏代码等，删除这些内容也能减少文件大小。

1. 删除评论和批注

评论和批注虽然有助于数据的解释，但也会增加文件大小。可以通过“审阅”选项卡中的“删除”功能来删除不必要的评论和批注。

2. 移除未使用的宏

如果文件中包含未使用的宏代码，可以通过按下Alt + F11进入VBA编辑器，找到并删除这些代码。确保在删除前备份文件，以防误删重要代码。

八、保存为二进制文件格式

Excel提供了多种文件格式，其中Excel二进制工作簿（.xlsb）通常比默认的.xlsx格式更小。

1. 转换文件格式

可以通过“文件”选项卡中的“另存为”功能，将文件保存为.xlsb格式。这样不仅可以减少文件大小，还能提高文件的打开和保存速度。

2. 注意兼容性

在转换文件格式前，确保所使用的功能和宏在新的格式下仍然兼容。虽然.xlsb格式通常支持大多数功能，但一些特定的功能可能会受到影响。

九、定期清理文件

定期清理Excel文件，删除不必要的数据和内容，有助于保持文件的体积在可控范围内。

1. 制定清理计划

可以制定一个定期清理Excel文件的计划，例如每季度或每半年进行一次清理。通过定期检查和删除不必要的内容，可以避免文件体积的不断增加。

2. 使用清理工具

Excel中提供了一些内置的清理工具，例如“查找和选择”工具，可以帮助你快速找到并删除隐藏的数据、未使用的命名区域等。

十、借助第三方工具

一些第三方工具可以帮助你优化和压缩Excel文件。虽然这些工具可能需要付费，但在处理大型文件时，它们通常非常有用。

1. 推荐工具

一些常见的第三方工具包括Excel File Cleaner、Kutools for Excel等。这些工具提供了多种优化和压缩功能，可以显著减少Excel文件的大小。

2. 使用方法

在使用第三方工具前，确保备份文件，以防操作失误导致数据丢失。按照工具的使用说明进行操作，通常只需几步即可完成优化和压缩。

通过以上这些方法，你可以有效地减少Excel文件的大小，提高文件的处理速度和效率。无论是删除不必要的格式、压缩图片，还是使用外部链接和优化公式，这些都是非常实用的技巧。希望这些方法对你有所帮助。