excel最后一次保存者怎么设置

设置Excel最后一次保存者的方法包括：使用VBA代码、使用Excel内置功能、使用第三方插件。其中，使用VBA代码是最灵活且常用的方法。通过VBA代码，可以自动记录每次保存文件时的用户信息，并将其显示在指定的单元格中。

要详细实现这个功能，可以按照以下步骤进行：

一、使用VBA代码

1. 启用开发者选项

首先，确保Excel的开发者选项已启用。这是使用VBA代码的前提条件。

1. 打开Excel，点击“文件”菜单。
2. 选择“选项”，然后点击“自定义功能区”。
3. 在右侧的“主选项卡”下，勾选“开发工具”选项。
4. 点击“确定”，开发者选项就会出现在Excel的功能区中。

2. 编写VBA代码

接下来，编写VBA代码来记录最后一次保存者的信息。

1. 点击“开发工具”选项卡，然后点击“Visual Basic”按钮，打开VBA编辑器。
2. 在VBA编辑器中，双击左侧的“Microsoft Excel 对象”下的“Workbook”。
3. 在右侧的代码窗口中，输入以下代码：

Private Sub Workbook_BeforeSave(ByVal SaveAsUI As Boolean, Cancel As Boolean)

    Dim UserName As String
    UserName = Environ("USERNAME")
    ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Range("A1").Value = "最后一次保存者: " & UserName
    ThisWorkbook.Sheets("Sheet1").Range("A2").Value = "保存时间: " & Now
End Sub

上述代码会在每次保存文件时，将当前用户名和保存时间记录在Sheet1的A1和A2单元格中。请根据需要修改目标工作表和单元格位置。

3. 保存并关闭VBA编辑器

完成代码输入后，保存并关闭VBA编辑器。现在，每次保存文件时，代码会自动运行并记录最后一次保存者的信息。

二、使用Excel内置功能

虽然Excel没有直接提供记录最后一次保存者的功能，但可以通过文档属性来间接实现。

1. 打开Excel文件，点击“文件”菜单。
2. 选择“信息”，在右侧可以看到“属性”。
3. 点击“属性”旁边的下拉箭头，选择“高级属性”。
4. 在弹出的窗口中，选择“摘要”选项卡，可以看到“作者”、“上次保存者”等信息。

虽然这种方法不能自动更新，但可以手动查看和更新这些信息。

三、使用第三方插件

有些第三方插件可以提供更强大的功能，包括自动记录和显示最后一次保存者的信息。这些插件可以通过在线搜索找到并安装使用。

四、总结与最佳实践

1. 定期备份文件

无论使用哪种方法，都建议定期备份重要的Excel文件，以防止数据丢失或损坏。

2. 权限管理

确保只有授权用户才能编辑和保存Excel文件，以维护数据的完整性和安全性。

3. 使用版本控制

对于经常更新的文件，使用版本控制工具（如Git）可以更好地管理不同版本的文件和变更记录。

4. 培训与文档

为团队成员提供必要的培训和文档，确保他们能够正确使用和维护Excel文件。

通过以上方法，可以有效地设置和管理Excel文件的最后一次保存者信息，提高工作效率和文件管理的规范性。

五、提高Excel文件的安全性

1. 启用文件加密

为了保护Excel文件中的敏感信息，可以启用文件加密功能。

1. 打开Excel文件，点击“文件”菜单。
2. 选择“信息”，然后点击“保护工作簿”。
3. 选择“用密码进行加密”，输入并确认密码。

这样，只有知道密码的用户才能打开和查看文件内容。

2. 设置工作表保护

如果文件中只有部分工作表需要保护，可以对这些工作表进行单独的保护设置。

1. 选择需要保护的工作表，点击“审阅”选项卡。
2. 点击“保护工作表”，设置密码并选择需要保护的选项。

3. 使用共享工作簿功能

对于需要多人协作的Excel文件，可以使用共享工作簿功能。

1. 打开Excel文件，点击“审阅”选项卡。
2. 点击“共享工作簿”，勾选“允许多用户同时编辑”。

这可以使多个用户同时编辑同一个Excel文件，并自动合并更改。

通过以上方法，不仅可以记录和显示Excel文件的最后一次保存者信息，还可以提高文件的安全性和协作效率。

相关问答FAQs：

1. 如何在Excel中设置最后一次保存者？

• 问题： 我想知道在Excel中如何设置最后一次保存者？
• 回答： 要设置最后一次保存者，您需要按照以下步骤进行操作：
  1. 打开Excel文件。
  2. 在Excel菜单栏中选择“文件”选项。
  3. 在弹出的菜单中选择“选项”。
  4. 在“Excel选项”对话框中选择“高级”选项卡。
  5. 向下滚动至“常规”部分。
  6. 在“常规”部分中找到“保存”选项。
  7. 在“保存”选项中，找到“保存信息”部分。
  8. 勾选“保存时记录最后保存者”选项。
  9. 点击“确定”按钮保存设置。
  10. 从现在开始，每次保存Excel文件时，最后一次保存者的信息将被记录下来。

2. 如何查看Excel文件的最后一次保存者？

• 问题： 我想知道如何查看Excel文件的最后一次保存者是谁？
• 回答： 要查看Excel文件的最后一次保存者，您可以按照以下步骤进行操作：
  1. 打开Excel文件。
  2. 在Excel菜单栏中选择“文件”选项。
  3. 在弹出的菜单中选择“信息”。
  4. 在“信息”页面的右侧，您将看到“属性”部分。
  5. 在“属性”部分中，可以看到“最后保存者”的信息，显示的是最后一次保存该文件的用户的用户名。

3. 如何在Excel文件中显示最后一次保存者的用户名？

• 问题： 我想在Excel文件中显示最后一次保存者的用户名，该怎么做？
• 回答： 若要在Excel文件中显示最后一次保存者的用户名，您可以按照以下步骤进行操作：
  1. 打开Excel文件。
  2. 在Excel菜单栏中选择“文件”选项。
  3. 在弹出的菜单中选择“选项”。
  4. 在“Excel选项”对话框中选择“常规”选项卡。
  5. 在“常规”选项卡中，找到“显示”部分。
  6. 勾选“显示用户名”选项。
  7. 点击“确定”按钮保存设置。
  8. 现在，每次打开Excel文件时，最后一次保存者的用户名将显示在Excel标题栏的右侧。