excel2016怎么发邮件

在 Excel 2016 中发送邮件的主要步骤包括：使用内置的“发送”功能、通过Outlook发送、使用宏代码。 其中，通过Outlook发送是最常用且便捷的方法，因为它提供了直接的邮件集成功能，让用户能够轻松地将工作表内容作为附件发送。

通过Outlook发送邮件，首先需要确保已经安装并配置好Outlook。打开Excel 2016，在你想要发送的工作簿中，点击“文件”菜单，然后选择“共享”。在“共享”选项中，选择“通过电子邮件发送”，这时你可以选择以附件形式发送整个工作簿，或者发送工作表的链接。Outlook会自动打开一个新邮件窗口，并将工作簿附加到邮件中。你只需输入收件人地址和邮件正文，然后点击发送即可。

一、使用内置的“发送”功能

Excel 2016 提供了一些内置的选项，可以帮助你快速地将工作簿发送给他人。以下是详细步骤：

1. 打开文件菜单

首先，打开你希望发送的 Excel 工作簿。然后点击左上角的“文件”菜单。这将打开一个新的窗口，其中包含许多选项。

2. 选择“共享”

在文件菜单的左侧，你会看到一个名为“共享”的选项。点击它，你会看到多个与共享和发送相关的选项。

3. 通过电子邮件发送

在“共享”选项中，你会看到多个选项，例如“邀请他人查看”、“获取共享链接”等。选择“通过电子邮件发送”，你会看到几个不同的选项，例如“发送为附件”、“发送为 PDF”、“发送为 XPS”等。

4. 选择发送方式

选择你希望的发送方式，例如“发送为附件”。这样会自动打开你的默认电子邮件客户端（通常是 Outlook），并将工作簿附加到一封新邮件中。

二、通过Outlook发送

这是最常用的方法，因为它提供了直接的邮件集成功能，让用户能够轻松地将工作表内容作为附件发送。

1. 确保安装并配置 Outlook

首先，你需要确保计算机上已经安装并配置好 Outlook。如果还没有安装，你可以从 Microsoft 的官方网站下载并安装。

2. 打开 Excel 2016 并选择文件

打开你想要发送的 Excel 工作簿。点击“文件”菜单，然后选择“共享”。

3. 选择通过电子邮件发送

在“共享”选项中，选择“通过电子邮件发送”。你会看到几个不同的选项，例如“发送为附件”、“发送为 PDF”、“发送为 XPS”等。

4. 输入收件人地址和邮件正文

Outlook 会自动打开一个新邮件窗口，并将工作簿附加到邮件中。你只需输入收件人地址和邮件正文，然后点击发送即可。

三、使用宏代码

对于那些有编程经验的用户，使用 VBA 宏代码也是一个强大的选项。以下是一个基本的 VBA 代码示例，可以帮助你通过 Outlook 发送电子邮件。

1. 打开 VBA 编辑器

按下 Alt + F11 打开 VBA 编辑器。在 VBA 编辑器中，插入一个新模块。

2. 输入 VBA 代码

在新模块中输入以下代码：

Sub SendEmail()
    Dim OutApp As Object
    Dim OutMail As Object
    Set OutApp = CreateObject("Outlook.Application")
    Set OutMail = OutApp.CreateItem(0)
    On Error Resume Next
    With OutMail
        .To = "recipient@example.com"
        .CC = ""
        .BCC = ""
        .Subject = "This is the Subject line"
        .Body = "Hello World!"
        .Attachments.Add ActiveWorkbook.FullName
        .Send
    End With
    On Error GoTo 0
    Set OutMail = Nothing
    Set OutApp = Nothing
End Sub

3. 运行 VBA 代码

关闭 VBA 编辑器，返回 Excel 工作簿。按下 Alt + F8 打开宏对话框，选择你刚刚创建的宏，然后点击“运行”。这将自动通过 Outlook 发送包含你当前工作簿的电子邮件。

四、注意事项和最佳实践

1. 确保网络连接

在发送电子邮件之前，确保你的计算机已连接到网络。否则，邮件可能无法发送。

2. 检查附件大小

如果工作簿文件很大，可能会导致邮件发送失败。大多数电子邮件服务提供商对附件大小都有一定的限制。

3. 使用加密和安全措施

为了保护敏感数据，考虑使用加密和其他安全措施。你可以使用 Excel 的内置功能来加密工作簿，或者使用第三方工具来加密电子邮件附件。

4. 定期更新软件

确保你的 Excel 和 Outlook 软件是最新版本，以确保最佳性能和安全性。微软定期发布更新，以修复漏洞和改进功能。

五、通过其他电子邮件客户端发送

如果你不使用 Outlook，也可以通过其他电子邮件客户端发送 Excel 工作簿。以下是一些常见的电子邮件客户端及其发送方法：

1. 使用 Gmail

如果你使用 Gmail，可以通过以下步骤发送 Excel 工作簿：

打开 Gmail，并登录你的帐户。
点击左上角的“撰写”按钮，打开新邮件窗口。
点击“附件”图标（通常是一个回形针图标），选择你希望发送的 Excel 工作簿。
输入收件人地址和邮件正文，然后点击“发送”。

2. 使用 Thunderbird

Mozilla Thunderbird 是另一款流行的电子邮件客户端。以下是通过 Thunderbird 发送 Excel 工作簿的步骤：

打开 Thunderbird，并登录你的帐户。
点击左上角的“写信”按钮，打开新邮件窗口。
点击“附件”按钮，选择你希望发送的 Excel 工作簿。
输入收件人地址和邮件正文，然后点击“发送”。

六、自动化和高级技巧

对于那些希望进一步自动化电子邮件发送过程的用户，以下是一些高级技巧：

1. 使用 Power Automate

Microsoft Power Automate 是一个强大的工具，可以帮助你自动化许多任务，包括发送电子邮件。以下是一个简单的工作流示例：

打开 Power Automate，并登录你的帐户。
创建一个新工作流，选择“当文件添加到 OneDrive 时触发”。
添加一个操作，选择“发送电子邮件（V2）”。
配置电子邮件参数，包括收件人地址、主题和正文。
保存并运行工作流。

2. 使用第三方 API

如果你有编程经验，可以使用第三方 API 来发送电子邮件。例如，SendGrid 和 Mailgun 是两个流行的电子邮件 API 提供商。以下是一个使用 SendGrid 的示例：

注册 SendGrid 帐户，并获取 API 密钥。
使用以下代码通过 SendGrid 发送电子邮件：

import sendgrid
from sendgrid.helpers.mail import Mail, Email, To, Content
sg = sendgrid.SendGridAPIClient(api_key='YOUR_API_KEY')
from_email = Email("test@example.com")
to_email = To("recipient@example.com")
subject = "Sending with SendGrid is Fun"
content = Content("text/plain", "and easy to do anywhere, even with Python")
mail = Mail(from_email, to_email, subject, content)
response = sg.client.mail.send.post(request_body=mail.get())
print(response.status_code)
print(response.body)
print(response.headers)

七、总结

在 Excel 2016 中发送电子邮件有多种方法，可以根据你的需求和偏好选择合适的方式。无论是通过内置的“发送”功能、使用 Outlook、编写宏代码，还是通过第三方电子邮件客户端发送，了解这些技巧和最佳实践都可以帮助你更高效地工作。

通过本文的详细介绍，希望你能找到最适合自己的方法，并在实际操作中灵活应用。无论是日常工作中的电子邮件发送，还是复杂的自动化任务，这些技巧都能帮助你提高工作效率。