怎么设置excel只计算显示数据

在Excel中设置只计算显示数据的方法包括使用筛选功能、SUBTOTAL函数、使用表格工具、VBA代码。这些方法可以帮助用户在处理大量数据时，只对显示的数据进行计算，从而提高效率和精确度。下面将详细介绍这几种方法。

一、使用筛选功能

1.1 筛选数据

Excel的筛选功能是一个强大的工具，可以帮助用户快速筛选出需要的数据，隐藏不必要的数据，从而实现只计算显示的数据。使用方法如下：

1. 选择数据表中的任意单元格。
2. 点击“数据”选项卡，然后点击“筛选”按钮。
3. 在每列标题的下拉箭头中选择筛选条件。
4. 只显示符合条件的数据。

1.2 SUBTOTAL函数配合筛选

SUBTOTAL函数是Excel中专门用于处理筛选数据的一个函数，它可以忽略隐藏的行，只计算显示的数据。用法如下：

=SUBTOTAL(函数编号, 数据范围)

函数编号代表不同的计算方式，例如：

• 1：AVERAGE 平均值
• 9：SUM 求和
• 103：COUNTA 非空单元格计数

示例：

=SUBTOTAL(9, A1:A10)

这个公式将对A1到A10中的可见单元格求和。

二、使用表格工具

2.1 创建Excel表格

将普通数据转换为Excel表格可以更方便地进行数据筛选和计算。步骤如下：

1. 选择数据区域。
2. 按下Ctrl+T快捷键，或点击“插入”选项卡，再点击“表格”。
3. 确认表格区域后点击“确定”。

2.2 表格中的计算列

在Excel表格中，可以使用表格的自动计算功能，只计算可见行。表格中的计算列会自动调整以适应筛选条件。例如，在表格中添加一列求和公式：

=SUBTOTAL(9, [列名])

这将只对当前筛选后的可见行进行求和。

三、使用VBA代码

3.1 简单的VBA宏

VBA（Visual Basic for Applications）可以用来编写自定义宏，以实现复杂的计算需求。以下是一个简单的VBA宏示例，只计算显示的数据：

Sub CalculateVisibleData()

    Dim ws As Worksheet
    Dim rng As Range
    Dim cell As Range
    Dim total As Double
    Set ws = ThisWorkbook.Worksheets("Sheet1")
    Set rng = ws.Range("A1:A10")
    total = 0
    For Each cell In rng
        If Not cell.EntireRow.Hidden Then
            total = total + cell.Value
        End If
    Next cell
    MsgBox "Total of visible cells: " & total
End Sub

这个宏将计算Sheet1中A1到A10范围内可见单元格的总和。

3.2 高级VBA应用

对于更复杂的需求，可以编写更高级的VBA代码。例如，如果需要对多个列或多种计算方式进行处理，可以使用以下代码：

Sub CalculateVisibleDataAdvanced()

    Dim ws As Worksheet
    Dim rng As Range
    Dim cell As Range
    Dim totalSum As Double
    Dim totalCount As Long
    Set ws = ThisWorkbook.Worksheets("Sheet1")
    Set rng = ws.Range("A1:A10")
    totalSum = 0
    totalCount = 0
    For Each cell In rng
        If Not cell.EntireRow.Hidden Then
            totalSum = totalSum + cell.Value
            totalCount = totalCount + 1
        End If
    Next cell
    MsgBox "Total of visible cells: " & totalSum
    MsgBox "Count of visible cells: " & totalCount
End Sub

这个宏不仅计算总和，还计算可见单元格的数量。

四、使用高级筛选和数组公式

4.1 高级筛选

高级筛选功能可以帮助用户更灵活地筛选数据，从而只计算显示的数据。使用方法如下：

1. 选择数据区域。
2. 点击“数据”选项卡，然后点击“高级”按钮。
3. 在弹出的对话框中选择“将筛选结果复制到其他位置”。
4. 设置筛选条件和目标区域。

4.2 数组公式

数组公式可以在Excel中实现复杂的计算需求。例如，以下数组公式可以在筛选条件下计算可见单元格的总和：

=SUM(IF(SUBTOTAL(3, OFFSET(A1:A10, ROW(A1:A10)-MIN(ROW(A1:A10)), 0, 1)), A1:A10, 0))

输入公式后，按下Ctrl+Shift+Enter组合键，将其转换为数组公式。

五、总结

在Excel中设置只计算显示数据的方法多种多样，用户可以根据具体需求选择最合适的方法。使用筛选功能、SUBTOTAL函数、表格工具、VBA代码，以及高级筛选和数组公式，都是实现这一目标的有效手段。通过合理应用这些工具和技巧，用户可以大大提高数据处理的效率和精度。

无论是简单的筛选与计算，还是复杂的VBA编程，这些方法都可以帮助用户在处理大量数据时，只对显示的数据进行计算，从而避免错误，提高工作效率。希望本文能够为您提供有价值的参考，助您在Excel数据处理工作中取得更好的效果。

相关问答FAQs：

1. 如何设置Excel只计算显示数据？

您可以通过以下步骤设置Excel只计算显示数据：

• 问题： 如何在Excel中设置只计算显示数据？

• 回答： 在Excel中，您可以使用筛选功能来仅计算显示的数据。请按照以下步骤进行设置：

  1. 选中您需要进行筛选的数据区域。
  2. 在Excel菜单栏中，选择“数据”选项卡。
  3. 在“排序和筛选”组中，单击“筛选”按钮。这将在每个列标题上添加一个下拉箭头。
  4. 单击列标题下拉箭头，在下拉菜单中选择“筛选”选项。
  5. 在列标题下拉菜单中，您可以选择要显示或隐藏的数据。选择“仅显示已选项目”以仅计算显示的数据。
  6. Excel将仅计算显示的数据，并在计算结果中排除被筛选隐藏的数据。

  这样，您就可以设置Excel只计算显示的数据了。

2. 如何在Excel中隐藏不需要计算的数据？

• 问题： 我想在Excel中隐藏不需要计算的数据，该怎么做？

• 回答： 您可以通过以下步骤在Excel中隐藏不需要计算的数据：

  1. 选中您需要隐藏的数据区域。
  2. 在Excel菜单栏中，选择“格式”选项卡。
  3. 在“单元格”组中，单击“隐藏”按钮。这将隐藏选中的数据。
  4. 隐藏的数据将不参与计算，同时在工作表中也不可见。

  这样，您就可以在Excel中隐藏不需要计算的数据了。

3. 怎样利用Excel筛选功能只计算特定条件下的数据？

• 问题： 如何使用Excel的筛选功能只计算特定条件下的数据？

• 回答： 在Excel中，您可以使用筛选功能来只计算特定条件下的数据。请按照以下步骤进行设置：

  1. 选中您需要进行筛选的数据区域。
  2. 在Excel菜单栏中，选择“数据”选项卡。
  3. 在“排序和筛选”组中，单击“筛选”按钮。这将在每个列标题上添加一个下拉箭头。
  4. 单击列标题下拉箭头，在下拉菜单中选择“筛选”选项。
  5. 在列标题下拉菜单中，您可以选择要显示或隐藏的数据。选择符合特定条件的数据进行显示。
  6. Excel将只计算符合特定条件的数据，并在计算结果中排除不符合条件的数据。

  这样，您就可以利用Excel筛选功能只计算特定条件下的数据了。