用excel打印送货单怎么打

一、前言

要在Excel中打印送货单，可以按照以下步骤：创建模板、输入数据、调整页面布局、设置打印区域、预览并打印。 其中，创建模板是关键步骤，因为一个精心设计的模板可以确保所有必要的信息都清晰且易于读取。模板应该包括公司名称、客户信息、订单详细信息、总金额和签名等部分。接下来，我们将详细解释每个步骤。

创建模板

创建一个送货单模板是确保所有送货单一致且专业的第一步。首先，在Excel中新建一个空白工作表，然后按照送货单的格式划分区域。例如，可以在顶部左侧放置公司Logo和名称，右侧放置送货单编号和日期。中间部分用于输入客户信息和订单详细信息，底部则是总金额和签名区域。通过合并单元格和使用边框功能，可以使模板看起来更加整洁和专业。

二、创建模板

在Excel中创建一个送货单模板时，需要确保所有必要的信息都被包含在内。模板设计良好不仅使得数据输入更加简便，还能确保打印出来的送货单清晰易读。

1、设计模板布局

首先，打开Excel并新建一个空白工作表。根据送货单的需求，设计模板布局。通常包括以下几个部分：

公司信息：公司名称、地址、联系电话和Logo。
送货单信息：送货单编号和日期。
客户信息：客户名称、地址和联系电话。
订单详细信息：包含商品名称、数量、单价和总价的表格。
总金额和备注：订单的总金额和其他备注信息。
签名栏：客户签名和送货人员签名。

2、使用合并单元格和边框功能

利用Excel的合并单元格和边框功能，可以使模板看起来更加整洁和专业。选中需要合并的单元格，右键点击选择“合并单元格”。使用边框功能可以为每个区域添加边框，使得不同部分更加分明。

3、添加公司Logo和其他图形元素

插入公司Logo和其他必要的图形元素，可以提高送货单的专业性。在菜单栏中选择“插入”->“图片”，选择需要的图片并插入到相应的位置。

三、输入数据

在模板创建完成后，接下来就是输入送货单的数据。这个步骤包括填写公司信息、客户信息和订单详细信息。

1、填写公司和客户信息

根据模板的布局，填写公司名称、地址和联系电话。然后填写客户的名称、地址和联系电话。这些信息应该放置在模板的顶部，以便一目了然。

2、输入订单详细信息

在订单详细信息的表格中，输入商品的名称、数量、单价和总价。为了计算总价，可以使用Excel的公式功能。例如，在单价和数量所在的单元格中，输入公式“=单价单元格*数量单元格”，Excel将自动计算出总价。

3、计算总金额

在总金额的单元格中，可以使用SUM函数来计算订单的总金额。例如，输入“=SUM(总价单元格范围)”，Excel将自动计算出所有商品的总金额。

四、调整页面布局

为了确保打印出来的送货单整洁且符合要求，需要对页面布局进行调整。这包括设置纸张大小、调整页边距和添加页眉页脚。

1、设置纸张大小

在菜单栏中选择“页面布局”->“纸张大小”，根据送货单的需求选择合适的纸张大小。通常情况下，A4纸是最常用的选择。

2、调整页边距

在“页面布局”选项卡中，选择“页边距”->“自定义边距”，根据实际需求调整上下左右的边距。合理的边距设置可以确保打印出来的送货单内容不会超出纸张范围。

3、添加页眉页脚

如果需要添加页眉页脚，可以在“插入”选项卡中选择“页眉页脚”，输入需要显示的内容。例如，可以在页眉中添加公司名称和送货单编号，在页脚中添加页码和日期。

五、设置打印区域

在输入完所有数据并调整好页面布局后，需要设置打印区域，以确保只打印送货单的内容。

1、选择打印区域

选中需要打印的单元格区域，在菜单栏中选择“页面布局”->“打印区域”->“设置打印区域”。这样可以确保打印时只打印选中的部分，而不会打印空白区域。

2、预览打印效果

在实际打印之前，建议先预览打印效果。在菜单栏中选择“文件”->“打印”，可以看到打印预览界面。检查所有内容是否在打印范围内，是否有任何需要调整的地方。

3、调整打印比例

如果预览效果中，送货单的内容超出了纸张范围，可以调整打印比例。在打印预览界面中选择“缩放比例”，调整到合适的比例，使得所有内容都能打印在一页纸上。

六、预览并打印

在设置好打印区域并调整好打印比例后，最后一步就是预览并打印送货单。

1、打印预览

在打印预览界面中，仔细检查所有内容是否正确无误。检查公司信息、客户信息、订单详细信息和总金额是否清晰且准确。

2、打印设置

在打印预览界面中，可以选择打印机、纸张大小和打印份数等设置。根据需要选择适合的打印机和纸张大小，输入需要打印的份数。

3、实际打印

确认所有设置无误后，点击“打印”按钮，Excel将开始打印送货单。打印完成后，检查打印出来的送货单是否符合要求，如果有任何问题，可以根据需要进行调整并重新打印。

七、保存模板和数据

为了方便以后使用，可以将创建好的送货单模板和输入的数据保存起来。这样在以后的使用中，只需要修改数据部分即可。

1、保存模板

在完成模板创建后，可以将模板单独保存为一个文件。在菜单栏中选择“文件”->“另存为”，选择保存位置和文件名，并选择保存类型为“Excel模板（*.xltx）”。这样在以后使用时，可以直接打开模板文件进行编辑。

2、保存数据

在输入完数据并打印完成后，可以将数据保存为一个单独的文件。在菜单栏中选择“文件”->“另存为”，选择保存位置和文件名，并选择保存类型为“Excel工作簿（*.xlsx）”。这样可以保留每次送货单的记录，方便以后查询和管理。

八、自动化处理

如果需要频繁创建送货单，可以考虑使用Excel的自动化功能，如宏和VBA（Visual Basic for Applications），来提高效率。

1、创建宏

宏是Excel中的一项功能，可以记录一系列操作并将其自动化。在菜单栏中选择“开发工具”->“录制宏”，按照提示输入宏的名称和快捷键，然后开始录制。录制完成后，选择“停止录制”，这样可以通过快捷键自动执行录制的操作。

2、编写VBA代码

如果需要更复杂的自动化处理，可以编写VBA代码。在菜单栏中选择“开发工具”->“Visual Basic”，打开VBA编辑器。编写需要的VBA代码，例如自动填写订单详细信息、计算总金额和设置打印区域等。编写完成后，可以通过运行VBA代码来自动化处理送货单。

九、总结

在Excel中打印送货单是一个相对简单但需要细心操作的过程。通过创建模板、输入数据、调整页面布局、设置打印区域、预览并打印，可以确保打印出来的送货单清晰且专业。通过保存模板和数据，可以方便以后使用和管理。对于需要频繁创建送货单的情况，可以考虑使用宏和VBA来提高效率。通过这些步骤，可以轻松在Excel中打印出符合要求的送货单。