wps里excel表格太大怎么压缩

WPS里Excel表格太大，可以通过删除不必要的数据、减少使用图表、压缩图片、使用外部引用、分割工作表等方式来压缩。其中，删除不必要的数据是最有效且常用的方法，详细描述如下：删除不必要的数据不仅能减少文件大小，还能提升处理速度。通过清理空行、空列、重复数据以及不再需要的历史数据，可以显著减小文件体积。

一、删除不必要的数据

当我们面对一个庞大的Excel表格时，常常会发现其中包含大量不必要的数据。这些数据不仅增加了文件的大小，还可能影响到我们的工作效率。以下是一些具体的方法：

1、清理空行和空列

空行和空列虽然看起来无害，但它们在文件中占据空间。清理这些空行和空列可以显著减少文件的大小。

手动删除：手动删除空行和空列是最直接的方法。选择不需要的行或列，右键点击并选择“删除”。
使用过滤器：通过使用过滤器，可以快速找到并删除空行和空列。例如，可以在某一列中设置条件过滤器，筛选出空白单元格，然后删除对应的行。

2、移除重复数据

重复数据不仅占用空间，还可能导致数据分析结果的偏差。通过移除重复数据，可以显著减少文件的大小。

条件格式：可以使用条件格式来标记重复数据，然后手动删除。
删除重复项功能：WPS Excel提供了“删除重复项”功能，可以快速删除重复数据。选择数据区域，点击“数据”选项卡，选择“删除重复项”功能。

3、删除不再需要的历史数据

有些历史数据可能在当前工作中不再需要，但仍然保存在表格中。删除这些数据可以大幅度减少文件的大小。

备份数据：在删除之前，建议先备份数据，以防需要时可以恢复。
筛选和删除：可以根据日期或其他条件筛选出不需要的历史数据，然后删除。

二、减少使用图表

图表虽然可以直观地展示数据，但它们在文件中占据的空间也不容小觑。减少使用不必要的图表，可以有效地压缩文件大小。

1、合并图表

有时候，我们可能会创建多个图表来展示不同的数据。实际上，可以通过合并图表来减少文件大小。

选择合适的图表类型：选择能够展示多组数据的图表类型，如组合图表。
共享轴：通过共享X轴或Y轴，可以在一个图表中展示多组数据，减少图表的数量。

2、使用数据透视图

数据透视图是一个强大的工具，可以用来汇总和分析大量数据。与普通图表相比，数据透视图占据的空间更小。

创建数据透视图：选择数据区域，点击“插入”选项卡，选择“数据透视图”。
简化数据展示：通过选择适当的字段和布局，可以简化数据展示，减少图表的数量。

三、压缩图片

图片是Excel表格中占用空间的主要因素之一。通过压缩图片，可以显著减少文件的大小。

1、使用压缩工具

WPS Excel提供了内置的图片压缩工具，可以快速压缩图片。

选择图片：选择需要压缩的图片，点击“格式”选项卡。
压缩图片：选择“压缩图片”选项，根据需要选择压缩选项，如删除裁剪区域、降低分辨率等。

2、外部工具压缩

有些图片可能在插入Excel之前就已经很大，可以使用外部工具进行压缩。

在线压缩工具：如TinyPNG、JPEG-Optimizer等，可以在线压缩图片。
桌面软件：如Photoshop、GIMP等，可以在本地压缩图片。

四、使用外部引用

有时候，我们可能需要在一个表格中引用大量外部数据。如果这些数据直接存储在表格中，会显著增加文件的大小。通过使用外部引用，可以有效地减少文件的大小。

1、使用数据连接

数据连接是一种强大的工具，可以用来从外部数据源获取数据，而不需要将数据直接存储在表格中。

创建数据连接：点击“数据”选项卡，选择“自其他来源”选项，选择合适的数据源并建立连接。
更新数据：通过刷新数据连接，可以随时获取最新的数据，而不需要手动更新。

2、使用超链接

如果需要在表格中引用大量外部文档或网页，可以使用超链接，而不是将这些文档或网页嵌入表格中。

插入超链接：选择单元格，点击“插入”选项卡，选择“超链接”选项，输入目标地址。
管理超链接：可以通过超链接管理工具，方便地管理和更新超链接。

五、分割工作表

有时候，一个Excel文件中可能包含多个工作表，每个工作表都包含大量数据。通过分割工作表，可以有效地减少单个文件的大小。

1、创建多个文件

将一个大的Excel文件分割成多个较小的文件，可以显著减少每个文件的大小。

复制工作表：右键点击工作表标签，选择“移动或复制”选项，将工作表复制到新文件中。
保存文件：将每个工作表保存为单独的文件，根据需要命名和存储。

2、使用工作表引用

如果需要在多个文件中引用数据，可以使用工作表引用，而不是将所有数据存储在一个文件中。

创建引用：在目标文件中，使用公式引用源文件中的数据。
更新引用：通过刷新公式，可以随时获取最新的数据。

六、优化公式和函数

复杂的公式和函数不仅增加了文件的计算量，还可能增加文件的大小。通过优化公式和函数，可以有效地压缩文件大小。

1、简化公式

有时候，复杂的公式可以通过简化来减少计算量和文件大小。

分步计算：将复杂的公式分解成多个简单的公式，分步计算。
使用内置函数：使用Excel内置的函数，而不是自定义的公式，可以提高计算效率。

2、减少数组公式

数组公式虽然强大，但它们在文件中占据的空间也较大。通过减少数组公式，可以有效地压缩文件大小。

使用普通公式：在可能的情况下，使用普通公式代替数组公式。
分解数组公式：将数组公式分解成多个普通公式，减少计算量。

七、保存为压缩格式

Excel文件可以保存为不同的格式，不同的格式在文件大小上也有所不同。通过保存为压缩格式，可以显著减少文件的大小。

1、保存为XLSX格式

相比于旧的XLS格式，XLSX格式使用了更先进的压缩技术，可以显著减少文件的大小。

另存为XLSX格式：点击“文件”选项卡，选择“另存为”选项，选择XLSX格式保存文件。

2、使用ZIP压缩

如果需要进一步压缩文件，可以使用ZIP压缩工具。

压缩文件：右键点击文件，选择“发送到”选项，选择“压缩（ZIP）文件夹”。
解压文件：需要时，可以通过解压工具解压文件。

通过以上多种方法，可以有效地压缩WPS Excel表格的大小，提高工作效率。无论是删除不必要的数据、减少使用图表、压缩图片、使用外部引用、分割工作表，还是优化公式和函数、保存为压缩格式，每种方法都有其独特的优势和适用场景。在实际操作中，可以根据具体情况选择合适的方法，达到最佳的压缩效果。