怎么将excel表格保存变小了

要将Excel表格保存变小，可以采取以下几种策略：删除冗余数据、压缩图片、减少使用格式、移除不必要的公式和数据、使用适当的文件格式。其中，删除冗余数据是最直接和有效的方法。冗余数据不仅会占用存储空间，还可能影响Excel的性能。通过定期清理不必要的数据，可以显著减少文件的大小。

一、删除冗余数据

删除冗余数据是减少Excel文件大小的首要步骤。冗余数据包括重复的行和列、空白的单元格以及不必要的数据。

1.1、删除重复行和列

在Excel中，重复的行和列会占用大量的存储空间。使用Excel的"删除重复项"功能，可以快速找到并删除重复的数据。

1.2、清理空白单元格

空白单元格也会影响文件大小。可以通过筛选功能找到空白单元格，然后将其删除。

1.3、移除不必要的数据

定期检查和移除不再需要的数据，如旧的记录、测试数据等，可以显著减少文件的大小。

二、压缩图片

图片通常是Excel文件中占用空间最大的部分之一。通过压缩图片，可以大幅减少文件的大小。

2.1、使用Excel的图片压缩功能

Excel自带图片压缩功能，可以在不显著影响图片质量的情况下，降低图片的分辨率和文件大小。

2.2、外部工具压缩图片

如果Excel的图片压缩功能不够强大，可以使用外部的图片压缩工具，如TinyPNG、JPEGmini等，将图片压缩后再插入到Excel中。

三、减少使用格式

过多的格式设置，如颜色、边框、字体等，也会增加文件的大小。简化格式设置可以有效减少文件的大小。

3.1、统一格式

统一使用一种格式，如一种字体、一种颜色，可以减少文件中存储的格式信息。

3.2、删除不必要的格式

使用Excel的“清除格式”功能，删除不必要的格式设置，如颜色、边框等，可以减小文件大小。

四、移除不必要的公式和数据

公式和数据是Excel文件的核心内容，但过多的公式和数据也会增加文件的大小。定期检查和优化公式和数据，可以减少文件大小。

4.1、使用简单公式

复杂的公式会占用更多的存储空间。使用简单的公式，如SUM、AVERAGE等，可以减少文件的大小。

4.2、移除不必要的数据

定期检查和移除不再需要的数据，如旧的记录、测试数据等，可以显著减少文件的大小。

五、使用适当的文件格式

不同的文件格式会影响Excel文件的大小。选择适当的文件格式可以有效减少文件的大小。

5.1、使用Excel的压缩格式

Excel提供多种文件格式，如.xlsx、.xlsb等。使用.xlsx格式可以减少文件的大小，因为它是压缩格式。

5.2、保存为二进制文件

Excel的二进制文件格式（.xlsb）可以显著减少文件的大小，特别是对于包含大量数据和公式的文件。

六、其他优化措施

除了上述几种方法，还有一些其他的优化措施，可以进一步减少Excel文件的大小。

6.1、移除隐藏的工作表和数据

有时，Excel文件中可能包含隐藏的工作表和数据。这些隐藏的内容同样会占用存储空间。定期检查和移除不必要的隐藏内容，可以减少文件的大小。

6.2、禁用自动保存功能

自动保存功能虽然方便，但也会增加文件的大小。禁用自动保存功能，可以减少文件的大小。

6.3、使用外部数据源

对于大型数据集，可以考虑使用外部数据源，如数据库、CSV文件等。这样可以减少Excel文件中的数据量，从而减少文件的大小。

七、使用宏和VBA代码进行优化

宏和VBA代码是Excel中的强大工具，可以用来自动化任务和优化文件大小。

7.1、编写宏清理数据

可以编写宏自动清理重复数据、空白单元格和不必要的数据。这样不仅可以节省时间，还可以确保数据的规范性和文件的大小。

7.2、使用VBA优化公式

复杂的公式可以通过VBA代码进行优化，将其转化为简单的计算步骤，从而减少文件的大小。

7.3、自动压缩图片

编写VBA代码，自动压缩插入的图片，可以确保每次插入图片时都能保持文件的大小在可控范围内。

八、总结

通过删除冗余数据、压缩图片、减少使用格式、移除不必要的公式和数据、使用适当的文件格式，以及其他优化措施，可以显著减少Excel文件的大小。这不仅可以提高文件的存储效率，还可以提高Excel的性能和工作效率。在实际操作中，可以根据具体情况，选择合适的优化方法，确保Excel文件保持在合理的大小范围内。

总之，定期检查和优化Excel文件，是保持文件大小和性能的关键。通过合理的优化措施，可以确保Excel文件的高效运行和存储。