怎么将20m的excel压缩

将20M的Excel压缩的方法有：压缩文件、删除不必要的数据、使用二进制格式、移除格式和样式、使用外部引用、减少图片分辨率。 删除不必要的数据 是其中一个关键点。例如，隐藏的行和列、未使用的工作表以及重复的数据都可以安全删除，以显著减少文件大小。

一、压缩文件

将Excel文件压缩成ZIP格式是最简单也是最直接的方法之一。可以通过以下步骤完成：

1. 右键点击文件：选择“发送到”然后选择“压缩（zipped）文件夹”。
2. 创建ZIP文件：系统会自动创建一个新的ZIP文件，文件大小通常会显著减少。

二、删除不必要的数据

Excel文件可能包含许多未使用的数据，这些数据占用了大量空间。以下是一些删除不必要数据的方法：

1. 检查隐藏的行和列：隐藏的行和列仍然占用空间。确保删除任何不必要的隐藏行和列。
2. 删除未使用的工作表：每个工作表都会增加文件大小，删除那些不再需要的工作表。
3. 清理重复数据：检查和删除文件中的重复数据。

三、使用二进制格式

Excel支持多种文件格式，其中二进制格式（.xlsb）通常会显著减少文件大小。方法如下：

1. 打开文件：在Excel中打开要压缩的文件。
2. 另存为二进制格式：选择“文件”->“另存为”-> 选择“Excel二进制工作簿（.xlsb）”。

四、移除格式和样式

格式和样式可能看起来无害，但实际上会大幅增加文件大小。以下是一些清理格式和样式的方法：

1. 清理条件格式：条件格式会增加文件大小，尤其是应用于大范围的单元格时。选择“开始”->“条件格式”->“清除规则”。
2. 删除未使用的样式：选择“文件”->“选项”->“节省空间”->“删除未使用的样式”。

五、使用外部引用

如果文件包含大量数据，可以考虑将数据存储在外部文件中，然后使用引用来连接这些数据。例如，可以将大型数据集存储在一个独立的Excel文件中，然后在主文件中使用外部引用来访问这些数据。

六、减少图片分辨率

高分辨率的图片会显著增加文件大小。以下是一些减少图片分辨率的方法：

1. 压缩图片：右键点击图片，选择“格式化图片”->“图片”->“压缩”。
2. 使用低分辨率图片：在插入图片之前，使用图片编辑软件将分辨率降低。

七、使用Excel内置工具进行优化

Excel自带一些内置工具，可以帮助优化文件大小。例如：

1. 检查兼容性：选择“文件”->“信息”->“检查工作簿”->“检查兼容性”。这有助于找出导致文件增大的因素。
2. 删除无用的名称：选择“公式”->“名称管理器”并删除任何未使用的名称。

八、拆分大型数据集

如果文件中包含非常大的数据集，可以考虑将其拆分成多个较小的文件。然后，可以使用Excel的“数据透视表”或“合并计算”功能来综合这些数据。

九、减少公式计算

复杂的公式会增加文件大小并降低性能。可以通过以下方法优化公式计算：

1. 使用简单公式：尽量使用简单的公式，避免过于复杂的嵌套公式。
2. 减少动态公式：如果公式不需要频繁更新，考虑将其转换为静态值。

十、使用专用软件进行压缩

除了上述方法，还可以使用一些专用的软件来进一步压缩Excel文件。这些软件通常会提供更多的压缩选项和更高的压缩率。例如：

1. WinRAR或7-Zip：这些工具不仅支持ZIP格式，还支持其他高效的压缩格式，如RAR和7z。
2. Excel优化工具：一些专用工具，如“Spreadsheet Compact”或“Excel File Size Reducer”，专门用于优化和压缩Excel文件。

十一、优化数据类型

将数据转换为更紧凑的类型可以显著减少文件大小。例如：

1. 将文本转换为数值：如果文件中包含大量的数字以文本形式存储，可以将其转换为数值格式。
2. 使用适当的数据类型：例如，对于日期和时间数据，使用日期和时间格式，而不是文本格式。

十二、减少或移除嵌入对象

嵌入对象，如图表、图形和其他文件，会显著增加文件大小。可以考虑以下方法来处理嵌入对象：

1. 删除不必要的嵌入对象：确保文件中只包含必要的嵌入对象。
2. 链接而不是嵌入：可以将对象链接到外部文件，而不是嵌入到Excel文件中。

十三、使用数据压缩功能

Excel提供了一些内置的数据压缩功能，如“压缩数据表”或“压缩工作簿”。这些功能可以自动优化文件大小。

十四、定期清理和维护

定期清理和维护Excel文件可以防止文件大小过度膨胀。例如：

1. 定期检查文件：定期检查文件，删除不必要的数据和对象。
2. 更新和优化公式：定期更新和优化公式，确保其高效运行。

十五、使用宏进行自动化处理

可以编写宏来自动执行上述优化步骤。例如，一个简单的宏可以自动删除隐藏的行和列、未使用的工作表和重复数据。

十六、考虑使用数据库

如果数据量非常大，可以考虑将数据存储在数据库中，然后使用Excel连接到数据库以进行分析。这不仅可以显著减少Excel文件大小，还可以提高数据处理效率。

十七、优化图表和图形

图表和图形会显著增加文件大小。可以通过以下方法进行优化：

1. 减少数据点：在图表中减少数据点的数量。
2. 使用简单图形：避免使用复杂的图形和效果。

十八、使用专业工具进行审计

一些专业工具如“Excel File Size Optimizer”可以帮助审计和优化文件。这些工具通常会提供详细的报告，帮助识别和解决导致文件增大的因素。

十九、学习并应用Excel最佳实践

学习并应用Excel的最佳实践可以帮助防止文件大小过度膨胀。例如：

1. 合理组织数据：合理组织数据，避免重复和冗余。
2. 使用高效公式：使用高效的公式和函数，避免不必要的复杂计算。

二十、咨询专家或专业服务

如果所有方法都无法有效压缩文件，可以考虑咨询Excel专家或使用专业服务。这些专家通常会有更多的经验和工具，能够更高效地解决问题。

通过以上方法，可以显著减少Excel文件的大小，提高文件的加载速度和处理效率。同时，定期维护和优化Excel文件，可以防止文件大小过度膨胀，确保其长期高效运行。

相关问答FAQs：

1. 如何压缩20m的Excel文件？

• 问题：我有一个20m大小的Excel文件，想要将其压缩以节省存储空间，应该怎么做呢？
• 回答：您可以尝试以下方法来压缩您的Excel文件：
  • 删除多余的工作表或行列：检查文件中是否存在不需要的工作表或多余的行列，删除它们可以减小文件大小。
  • 压缩图片：如果文件中包含大量的图片，可以尝试使用Excel的图片压缩功能，减小图片的分辨率或质量。
  • 删除隐藏的对象或链接：检查文件中是否存在隐藏的对象或链接，将其删除可以减小文件大小。
  • 使用文件压缩工具：如果以上方法无法满足需求，您可以考虑使用第三方文件压缩工具，如WinRAR或7-Zip，将Excel文件打包成压缩文件。

2. Excel压缩的最佳实践是什么？

• 问题：我想了解一些Excel文件压缩的最佳实践，以便将文件大小减小到最小限度。
• 回答：以下是一些Excel文件压缩的最佳实践：
  • 删除不需要的数据：删除文件中不需要的工作表、行、列、单元格或数据，可以有效地减小文件大小。
  • 压缩图片：如果文件中包含大量的图片，可以通过减小图片的分辨率、压缩质量或使用图片压缩工具来减小文件大小。
  • 使用优化选项：Excel提供了一些优化选项，如删除隐藏的对象、链接或样式，使用这些选项可以减小文件大小。
  • 注意公式和格式：避免在文件中使用复杂的公式和格式，因为它们会增加文件大小。尽量简化公式和格式的使用，以减小文件大小。

3. 有没有其他方法可以压缩Excel文件的大小？

• 问题：我想了解是否还有其他方法可以压缩Excel文件的大小，除了删除多余数据和压缩图片。
• 回答：除了删除多余数据和压缩图片外，还有一些其他方法可以压缩Excel文件的大小：
  • 使用文件格式压缩：Excel文件可以保存为不同的文件格式，如XLSX或XLSM，这些格式相对于旧版本的XLS格式具有更好的压缩效果。
  • 删除隐藏的工作表：如果文件中存在隐藏的工作表，可以将其删除以减小文件大小。
  • 移除不必要的宏：如果文件中包含宏代码，可以考虑删除不必要的宏以减小文件大小。
  • 使用压缩软件：如果以上方法无法满足需求，您可以考虑使用第三方压缩软件，如WinRAR或7-Zip，将Excel文件打包成压缩文件，以减小文件大小。