excel怎么手动备份

Excel手动备份的方法有以下几种：复制文件、另存为新文件、使用版本历史记录、外部存储设备保存。其中，复制文件是最简单直接的方法，通过手动复制Excel文件并保存到不同的位置，以防数据丢失。这种方法不仅快捷方便，还能确保数据的完整性和安全性。

一、复制文件

1、简单复制

最简单的备份方法就是直接复制Excel文件。这种方法适用于所有类型的文件，不需要任何特殊技能或软件。具体步骤如下：

1. 打开文件所在的文件夹。
2. 选择需要备份的Excel文件。
3. 右键点击文件，选择“复制”。
4. 在目标位置右键点击空白处，选择“粘贴”。

这种方法的优势在于操作简单，适合初学者使用。然而，它的缺点是不能自动化，需要手动操作。如果文件更新频繁，手动备份可能会比较繁琐。

2、使用快捷键

为了提高效率，可以使用快捷键进行复制和粘贴。具体步骤如下：

1. 选中需要备份的Excel文件。
2. 按“Ctrl + C”进行复制。
3. 切换到目标文件夹，按“Ctrl + V”进行粘贴。

使用快捷键可以大大提高操作效率，适合需要频繁备份的用户。

二、另存为新文件

1、手动另存为

另一个常用的备份方法是将文件“另存为”一个新文件。具体步骤如下：

1. 打开Excel文件。
2. 点击左上角的“文件”选项。
3. 选择“另存为”。
4. 在弹出的窗口中选择目标位置，并为新文件命名。
5. 点击“保存”。

这种方法的优势在于可以在保存时更改文件名或文件类型，以便更好地管理备份文件。例如，可以在文件名中加入日期，以便区分不同时间的备份版本。

2、自动化另存为

如果你需要频繁备份，可以考虑使用Excel的VBA（Visual Basic for Applications）编写宏，自动执行“另存为”操作。具体步骤如下：

1. 打开Excel文件，按“Alt + F11”进入VBA编辑器。
2. 在VBA编辑器中插入一个新模块。
3. 输入以下代码：

Sub AutoBackup()

    Dim FilePath As String
    FilePath = "C:Backup" & "Backup_" & Format(Now, "YYYYMMDD_HHMMSS") & ".xlsx"
    ActiveWorkbook.SaveAs FilePath
End Sub

4. 保存并关闭VBA编辑器。
5. 每次需要备份时，运行这个宏即可。

这种方法的优势在于自动化程度高，适合需要频繁备份且有一定编程基础的用户。

三、使用版本历史记录

1、启用版本控制

Excel的版本历史记录功能可以帮助用户追踪文件的变化，并在需要时恢复到以前的版本。具体步骤如下：

1. 打开Excel文件。
2. 点击左上角的“文件”选项。
3. 选择“信息”。
4. 在“版本历史记录”下，点击“查看版本历史记录”。

2、恢复旧版本

如果需要恢复到以前的版本，可以按照以下步骤操作：

1. 打开版本历史记录。
2. 选择需要恢复的版本。
3. 点击“恢复”。

这种方法的优势在于不需要手动备份，Excel会自动保存文件的版本历史记录。然而，它的缺点是需要使用OneDrive或SharePoint等在线存储服务。如果你使用的是本地存储，这种方法可能不适用。

四、外部存储设备保存

1、使用U盘或移动硬盘

将Excel文件备份到U盘或移动硬盘是一种传统而有效的方法。具体步骤如下：

1. 将U盘或移动硬盘插入电脑。
2. 打开文件所在的文件夹。
3. 选择需要备份的Excel文件。
4. 右键点击文件，选择“复制”。
5. 打开U盘或移动硬盘，右键点击空白处，选择“粘贴”。

这种方法的优势在于可以将文件备份到外部设备，防止因电脑故障导致的数据丢失。然而，它的缺点是需要手动操作，且不适合频繁备份。

2、使用网络存储

如果你有网络存储设备（NAS），可以将Excel文件备份到网络存储设备。具体步骤如下：

1. 将网络存储设备连接到网络。
2. 打开文件所在的文件夹。
3. 选择需要备份的Excel文件。
4. 右键点击文件，选择“复制”。
5. 打开网络存储设备的共享文件夹，右键点击空白处，选择“粘贴”。

这种方法的优势在于可以将文件备份到网络存储设备，适合需要频繁备份且有网络存储设备的用户。

五、使用云存储服务

1、使用OneDrive

OneDrive是微软提供的云存储服务，可以自动备份Excel文件。具体步骤如下：

1. 打开Excel文件。
2. 点击左上角的“文件”选项。
3. 选择“保存副本”。
4. 选择OneDrive作为保存位置，并点击“保存”。

2、使用Google Drive

Google Drive也是常用的云存储服务，可以自动备份Excel文件。具体步骤如下：

1. 打开Google Drive网站。
2. 登录Google账号。
3. 点击左上角的“新建”按钮。
4. 选择“文件上传”。
5. 选择需要备份的Excel文件，并点击“打开”。

这种方法的优势在于可以自动备份文件，并可以随时随地访问。然而，它的缺点是需要互联网连接，且云存储的空间有限。

六、使用第三方备份工具

1、AOMEI Backupper

AOMEI Backupper是一款强大的备份工具，可以自动备份Excel文件。具体步骤如下：

1. 下载并安装AOMEI Backupper。
2. 打开软件，选择“文件备份”。
3. 添加需要备份的Excel文件。
4. 选择备份目标位置。
5. 设置备份计划，并点击“开始备份”。

2、EaseUS Todo Backup

EaseUS Todo Backup也是常用的备份工具，可以自动备份Excel文件。具体步骤如下：

1. 下载并安装EaseUS Todo Backup。
2. 打开软件，选择“文件备份”。
3. 添加需要备份的Excel文件。
4. 选择备份目标位置。
5. 设置备份计划，并点击“开始备份”。

这种方法的优势在于可以自动备份文件，并可以设置备份计划。然而，它的缺点是需要安装第三方软件，且部分功能可能需要付费。

七、总结

手动备份Excel文件的方法有很多，每种方法都有其优缺点。复制文件适合初学者，操作简单；另存为新文件可以更好地管理备份文件；使用版本历史记录可以自动保存文件的版本；外部存储设备保存可以将文件备份到外部设备；使用云存储服务可以随时随地访问文件；使用第三方备份工具可以自动备份文件。根据自己的需求和情况，选择适合自己的备份方法，确保数据的安全和完整。

相关问答FAQs：

1. 如何在Excel中手动备份文件？

• 问题： 如何在Excel中手动备份文件？
• 答案： 您可以使用以下步骤在Excel中手动备份文件：
  1. 打开Excel并加载要备份的文件。
  2. 在菜单栏中选择“文件”选项。
  3. 在下拉菜单中选择“另存为”选项。
  4. 在弹出的对话框中，选择备份文件的保存位置和文件名。
  5. 确定保存选项后，点击“保存”按钮。
  6. 现在，您已经成功手动备份了Excel文件。

2. 如何设置Excel自动备份功能？

• 问题： 如何设置Excel自动备份功能？
• 答案： 要设置Excel的自动备份功能，可以按照以下步骤进行操作：
  1. 打开Excel并加载要备份的文件。
  2. 在菜单栏中选择“文件”选项。
  3. 在下拉菜单中选择“选项”选项。
  4. 在弹出的对话框中，选择“保存”选项卡。
  5. 在“保存工作簿”部分，勾选“保存自动备份信息”选项。
  6. 设置自动备份的时间间隔。
  7. 点击“确定”按钮保存设置。
  8. 现在，Excel将自动在指定的时间间隔内进行备份。

3. 如何恢复Excel文件的备份版本？

• 问题： 如何恢复Excel文件的备份版本？
• 答案： 要恢复Excel文件的备份版本，可以按照以下步骤进行操作：
  1. 打开Excel并加载要恢复备份的文件。
  2. 在菜单栏中选择“文件”选项。
  3. 在下拉菜单中选择“信息”选项。
  4. 在“版本”部分，点击“查看版本历史记录”选项。
  5. 在弹出的对话框中，选择要恢复的备份版本。
  6. 点击“恢复”按钮，将文件恢复到选定的备份版本。
  7. 现在，您已成功恢复了Excel文件的备份版本。