怎么做excel文件会变小

要让Excel文件变小，你可以 清理不必要的数据、压缩图片、使用适当的文件格式、减少公式的使用、移除格式化、使用外部链接、删除隐藏和空白行列、使用Excel的内置工具进行优化。其中，清理不必要的数据是最关键的一步，因为很多时候Excel文件变大的原因是含有大量不需要的数据，尤其是一些未使用的单元格、行和列。这不仅占用大量的存储空间，还会影响文件的加载速度和操作效率。

一、清理不必要的数据

清理不必要的数据是优化Excel文件大小的首要步骤。很多时候，Excel文件会因为含有大量无用的、未使用的单元格、行和列而变得非常大。清理这些不必要的数据可以有效减少文件的大小。

1、删除空白行和列

在Excel工作表中，空白行和列会占用存储空间。即使这些行和列看起来是空的，它们仍然会被Excel视为数据的一部分。使用Ctrl+Shift+End快捷键，可以快速定位到工作表中最后一个使用的单元格，然后删除未使用的行和列。

2、移除多余的数据

数据表中可能包含一些不再需要的数据或重复的数据，这些数据不仅占用空间，还会影响文件的操作速度。通过筛选和排序功能，可以快速找到并删除这些多余的数据。

二、压缩图片

图片文件通常占用大量的存储空间。如果Excel文件中包含大量图片，可以通过压缩图片来减少文件大小。

1、使用Excel自带的图片压缩功能

Excel提供了内置的图片压缩工具，可以帮助你轻松压缩图片。在图片上右键单击，选择“格式化图片”，然后在“图片”选项卡中选择“压缩图片”。选择适当的分辨率和压缩选项，可以显著减少图片的大小。

2、使用外部图片压缩工具

如果Excel自带的压缩工具不能满足需求，可以使用一些外部的图片压缩工具，如TinyPNG、JPEGmini等。这些工具可以在保持图片质量的同时，显著减少图片的大小。

三、使用适当的文件格式

Excel提供了多种文件格式，不同的文件格式会影响文件的大小。选择适当的文件格式，可以有效减少文件的大小。

1、使用二进制文件格式（.xlsb）

Excel的二进制文件格式（.xlsb）通常比默认的.xlsx格式要小得多，尤其是当文件包含大量数据或公式时。将文件保存为.xlsb格式，可以显著减少文件的大小。

2、使用压缩文件格式（.zip）

如果文件仍然很大，可以将文件压缩为.zip格式。这不仅可以减少文件的大小，还可以方便文件的传输和存储。

四、减少公式的使用

公式会占用大量的计算资源和存储空间，尤其是一些复杂的公式。减少公式的使用，可以显著减少文件的大小。

1、使用值替代公式

对于一些不需要实时更新的公式，可以将公式计算的结果替换为静态值。这不仅可以减少文件的大小，还可以提高文件的操作速度。

2、使用数组公式

数组公式可以在一个公式中处理多个数据，从而减少公式的数量。使用数组公式，可以显著减少文件的大小和计算时间。

五、移除格式化

格式化会占用大量的存储空间，尤其是一些复杂的格式化，如条件格式、单元格样式等。移除不必要的格式化，可以减少文件的大小。

1、删除条件格式

条件格式会占用大量的存储空间，尤其是当应用于大量单元格时。通过“条件格式”菜单，可以快速查看和删除不必要的条件格式。

2、清除单元格样式

单元格样式会占用存储空间，尤其是一些复杂的样式。通过“样式”菜单，可以快速查看和清除不必要的单元格样式。

六、使用外部链接

当Excel文件包含大量数据时，可以考虑将数据存储在外部文件中，并通过链接引用这些数据。这不仅可以减少文件的大小，还可以方便数据的管理和更新。

1、使用链接引用数据

将数据存储在外部文件中，通过链接引用这些数据。这样可以减少文件的大小，并且方便数据的管理和更新。

2、使用数据模型

Excel的数据模型可以帮助你管理和分析大量数据。将数据存储在数据模型中，可以显著减少文件的大小，并且提高数据的管理和分析效率。

七、删除隐藏和空白行列

隐藏和空白的行列也会占用存储空间。虽然它们在文件中不可见，但仍然会被Excel视为数据的一部分。删除这些隐藏和空白的行列，可以减少文件的大小。

1、查找和删除隐藏的行列

使用“查找和选择”功能，可以快速找到并删除隐藏的行列。这样可以显著减少文件的大小。

2、删除空白的行列

使用筛选和排序功能，可以快速找到并删除空白的行列。这样可以减少文件的大小，并且提高文件的操作速度。

八、使用Excel的内置工具进行优化

Excel提供了一些内置的工具，可以帮助你优化文件的大小和性能。这些工具可以帮助你快速查找并解决影响文件大小和性能的问题。

1、使用“检查工作簿”功能

Excel的“检查工作簿”功能可以帮助你查找并删除影响文件大小和性能的问题。通过“文件”菜单，选择“检查工作簿”选项，可以快速查看并解决这些问题。

2、使用“压缩工作簿”功能

Excel的“压缩工作簿”功能可以帮助你压缩文件的大小。通过“文件”菜单，选择“压缩工作簿”选项，可以快速压缩文件的大小。

九、分割工作表

如果文件包含多个工作表，每个工作表都包含大量数据，可以考虑将工作表分割成多个独立的文件。这样可以减少文件的大小，并且方便数据的管理和更新。

1、将工作表分割成独立文件

将每个工作表分割成独立的文件，可以减少文件的大小，并且方便数据的管理和更新。

2、使用链接引用独立文件

通过链接引用独立文件，可以将分割的工作表重新链接到一个主文件中。这样可以方便数据的管理和更新，同时减少文件的大小。

十、优化数据结构

优化数据结构可以显著减少文件的大小，并且提高文件的操作速度。通过合理设计数据结构，可以减少数据的冗余和重复，从而减少文件的大小。

1、使用规范化的数据结构

规范化的数据结构可以减少数据的冗余和重复，从而减少文件的大小。通过合理设计数据表的结构，可以显著减少文件的大小。

2、使用数据透视表

数据透视表可以帮助你分析和总结大量数据，同时减少数据的冗余和重复。使用数据透视表，可以显著减少文件的大小，并且提高数据的分析效率。

十一、定期维护和清理文件

定期维护和清理文件可以帮助你保持文件的大小和性能。通过定期检查和清理文件，可以避免文件变得过大和复杂。

1、定期检查和清理文件

定期检查和清理文件，可以帮助你查找并删除不必要的数据和格式化，从而减少文件的大小。

2、备份和归档旧文件

对于一些不再需要频繁使用的文件，可以将其备份和归档。这不仅可以减少文件的大小，还可以方便文件的管理和查找。

通过以上这些方法，你可以显著减少Excel文件的大小，并且提高文件的操作速度和性能。清理不必要的数据是最基础也是最有效的方法，同时结合其他方法可以达到更好的效果。