怎么把excel打印为pdf

要将Excel文件打印为PDF，可以使用内置的打印功能、调整页面布局、设置打印区域、使用Excel的“另存为”功能或第三方工具来完成。 其中，调整页面布局是最关键的一步，因为它能确保你的Excel表格在PDF中正确显示。下面将详细介绍如何通过调整页面布局来打印Excel为PDF。

一、设置打印区域

在准备打印Excel文件为PDF之前，首先需要设置好打印区域。这一步骤非常重要，因为它决定了PDF文件中包含的内容。

1. 选择打印区域：打开需要打印的Excel文件，选择需要打印的单元格区域。你可以通过点击并拖动鼠标来选择，也可以使用快捷键Ctrl+A来选择整个工作表。
2. 设置打印区域：在菜单栏中，点击“页面布局”选项卡，然后选择“打印区域”并点击“设置打印区域”。这样，Excel会记住你选择的区域，并在打印时只打印这些内容。

二、调整页面布局

页面布局的设置直接影响到最终的PDF文件的外观。确保内容完整显示在PDF中，需要做一些调整。

1. 页面方向：根据内容的长宽比例，选择合适的页面方向。在“页面布局”选项卡下，点击“方向”，选择“纵向”或“横向”。通常，如果表格较宽，选择横向更合适。
2. 纸张大小：选择合适的纸张大小。在“页面布局”选项卡下，点击“纸张大小”，然后选择合适的选项，如A4或Letter。
3. 边距设置：调整边距以确保内容不会被裁剪。在“页面布局”选项卡下，点击“边距”，然后选择“自定义边距”来进行详细设置。

三、调整缩放比例

调整缩放比例可以确保表格内容能够完全显示在一页PDF中。

1. 缩放选项：在“页面布局”选项卡下，点击“缩放选项”。你可以选择“调整为”并设置页面宽度和高度。例如，将宽度设置为1页，高度设置为自动，这样表格内容会自动调整以适应一页的宽度。
2. 预览打印效果：在调整缩放比例后，可以通过“文件”菜单中的“打印预览”来查看实际效果。如果内容未能完全显示，可以进一步调整缩放比例或页面布局设置。

四、设置页眉和页脚

页眉和页脚可以为PDF文件添加额外的信息，如页码、日期或文件名称。

1. 添加页眉和页脚：在“插入”选项卡下，点击“页眉和页脚”。你可以选择预设的样式，也可以自定义内容。
2. 调整位置：确保页眉和页脚的位置不会遮挡表格内容。你可以通过“页面布局”中的“边距”选项来调整页眉和页脚的位置。

五、使用Excel的“另存为”功能

当所有布局和打印区域设置完成后，可以使用Excel的“另存为”功能将文件保存为PDF格式。

1. 打开“另存为”对话框：点击“文件”菜单，选择“另存为”，然后选择保存位置。
2. 选择PDF格式：在“保存类型”下拉菜单中选择“PDF (*.pdf)”。
3. 配置保存选项：点击“选项”按钮，你可以选择保存的页面范围（如当前选中区域、整个工作表等），还可以选择是否在PDF中包含文档属性。
4. 保存文件：配置完成后，点击“保存”按钮，Excel会将文件转换为PDF格式并保存到指定位置。

六、使用第三方工具

如果对Excel内置功能不满意，可以选择使用第三方工具来转换和打印Excel为PDF。

1. 选择合适的工具：市面上有很多工具可以将Excel文件转换为PDF，如Adobe Acrobat、Wondershare PDFelement等。
2. 安装和使用：安装所选择的工具，按照软件提示将Excel文件导入并转换为PDF。大多数工具还提供页面布局调整、合并多个文件等高级功能。

七、检查和优化PDF文件

在保存和转换完成后，最后一步是检查生成的PDF文件，确保内容显示正确。

1. 检查内容：打开生成的PDF文件，检查每一页的内容是否完整、布局是否合理。
2. 优化文件：如果发现问题，可以返回Excel进行调整，然后再次保存为PDF。某些第三方工具还提供优化选项，可以减小PDF文件的大小，提高加载速度。

通过上述步骤，你可以确保将Excel文件打印为PDF时，内容完整、布局合理，并且PDF文件在任何设备上都能正确显示。

相关问答FAQs：

1. 如何将Excel文件转换为PDF文件？

• 问题：我想将我的Excel文件转换为PDF文件，该怎么做？
• 答案：您可以通过以下步骤将Excel文件打印为PDF文件：
  • 打开Excel文件并选择“文件”选项卡。
  • 在菜单中选择“打印”选项。
  • 在打印设置中，选择“打印机”下拉菜单中的“Microsoft Print to PDF”选项。
  • 确认页面设置和打印选项，并点击“打印”按钮。
  • 在弹出的对话框中选择保存位置和文件名，并点击“保存”按钮。
  • Excel文件将以PDF格式保存在您选择的位置。

2. 是否可以直接将Excel文件导出为PDF文件？

• 问题：我不想使用打印功能将Excel文件转换为PDF文件，有没有其他方法可以直接导出为PDF？
• 答案：是的，您可以使用Excel的内置“另存为”功能将文件直接导出为PDF格式。只需按照以下步骤操作：
  • 打开Excel文件并选择“文件”选项卡。
  • 在菜单中选择“另存为”选项。
  • 在“文件类型”下拉菜单中选择“PDF”选项。
  • 选择保存位置和文件名，并点击“保存”按钮。
  • Excel文件将以PDF格式保存在您选择的位置。

3. 如何在转换为PDF时保持Excel文件的格式？

• 问题：我将Excel文件转换为PDF后，发现有些格式丢失了，有没有办法保持原文件的格式？
• 答案：确保在转换为PDF之前进行一些设置，以保持Excel文件的格式：
  • 在Excel文件中，选择“文件”选项卡，然后选择“页面设置”选项。
  • 在“页面设置”对话框中，选择“页面”选项卡。
  • 在“缩放”部分，选择“适合页面”选项。
  • 在“纸张大小”下拉菜单中选择合适的页面尺寸。
  • 确认设置后，点击“确定”按钮。
  • 然后按照之前提到的方法将Excel文件打印为PDF，以保留原文件的格式。