excel怎么写跟进记录的

在Excel中写跟进记录的最佳方法包括：使用表格结构、添加日期和时间戳、使用条件格式、创建下拉列表、使用数据验证、利用公式自动化、使用备注功能、保护工作表。其中，使用表格结构 是最基础也是最重要的一点，因为它可以帮助你有序地排列和管理所有的跟进记录。

使用表格结构可以帮助你在Excel中有序地排列和管理所有的跟进记录。你可以为每条记录创建一行，并为每个字段（如日期、时间、客户名称、跟进内容、负责人等）创建列。这样，你可以轻松地添加、查找和更新记录。此外，Excel的表格功能还提供了一些高级功能，如自动筛选、排序和计算，这些功能可以大大提高你管理跟进记录的效率。

一、使用表格结构

创建表格

在Excel中使用表格结构可以帮助你有效地管理跟进记录。首先，选择你要使用的工作表，然后选择要转换为表格的数据区域。按下快捷键Ctrl+T，或者在菜单栏中选择“插入”→“表格”。在弹出的对话框中，确认你选择的数据区域并勾选“表包含标题”选项，点击“确定”即可创建一个表格。

设置列标题

在表格的第一行设置合适的列标题，如“日期”、“时间”、“客户名称”、“跟进内容”、“负责人”等。这些列标题将帮助你快速识别和查找所需的信息。

二、添加日期和时间戳

使用公式自动生成日期和时间

为了确保跟进记录的准确性和及时性，可以在“日期”和“时间”列中使用公式自动生成日期和时间。例如，使用=TODAY()函数可以自动生成当前日期，使用=NOW()函数可以自动生成当前的日期和时间。这样，你就不需要手动输入日期和时间，从而减少出错的可能性。

手动输入日期和时间

如果你需要记录特定的日期和时间，也可以手动输入。例如，你可以在“日期”列中输入“2023-10-01”，在“时间”列中输入“14:30”。这样可以确保记录的日期和时间准确无误。

三、使用条件格式

设置条件格式

条件格式可以帮助你快速识别和突出显示重要的跟进记录。例如，你可以设置条件格式，使得超过一定天数未跟进的记录以红色显示，或者即将到期的跟进记录以黄色显示。要设置条件格式，首先选择需要应用格式的单元格区域，然后在菜单栏中选择“开始”→“条件格式”→“新建规则”，根据需要设置条件和格式。

使用图标集

图标集是一种直观的条件格式，可以使用不同的图标表示不同的状态。例如，你可以使用绿灯、黄灯和红灯分别表示“已完成”、“进行中”和“未完成”的跟进状态。要使用图标集，选择需要应用图标集的单元格区域，在菜单栏中选择“开始”→“条件格式”→“图标集”，选择合适的图标集即可。

四、创建下拉列表

使用数据验证创建下拉列表

下拉列表可以帮助你快速选择预定义的选项，从而提高输入效率和准确性。例如，你可以在“负责人”列中创建一个下拉列表，包含所有负责人的姓名。要创建下拉列表，首先选择需要创建下拉列表的单元格区域，然后在菜单栏中选择“数据”→“数据验证”→“数据验证”，在“允许”选项中选择“序列”，在“来源”选项中输入所有选项，用逗号分隔，点击“确定”即可创建下拉列表。

动态更新下拉列表

如果需要动态更新下拉列表中的选项，可以使用Excel的名称管理功能。首先，在工作表中的某个区域列出所有选项，并为这个区域创建一个名称。然后，在创建下拉列表时，在“来源”选项中输入名称即可。这样，当你更新选项列表时，下拉列表也会自动更新。

五、使用数据验证

确保数据输入的准确性

数据验证可以帮助你确保输入的数据符合预定义的规则，从而提高数据的准确性和一致性。例如，你可以设置数据验证规则，确保“日期”列中的数据必须是有效日期，“时间”列中的数据必须是有效时间，“客户名称”列中的数据必须是非空文本。要设置数据验证规则，选择需要应用验证规则的单元格区域，在菜单栏中选择“数据”→“数据验证”→“数据验证”，根据需要设置验证条件和提示信息。

提示信息和错误警告

为了帮助用户正确输入数据，可以设置提示信息和错误警告。当用户选择某个单元格时，提示信息会自动显示，告诉用户应该输入什么样的数据；当用户输入不符合验证规则的数据时，错误警告会自动显示，提醒用户输入的数据无效。要设置提示信息和错误警告，在数据验证对话框中选择“输入信息”和“出错警告”选项卡，分别输入提示信息和错误警告的标题和内容。

六、利用公式自动化

使用IF函数

IF函数是Excel中最常用的函数之一，可以根据条件返回不同的结果。例如，你可以在“状态”列中使用IF函数，根据“跟进日期”和“当前日期”的差值自动判断跟进状态。如果差值小于等于0，则返回“已完成”；如果差值大于0且小于等于3，则返回“即将到期”；否则返回“进行中”。公式如下：=IF(DATEDIF(跟进日期, TODAY(), "d") <= 0, "已完成", IF(DATEDIF(跟进日期, TODAY(), "d") <= 3, "即将到期", "进行中"))。

使用VLOOKUP函数

VLOOKUP函数可以帮助你在另一张表中查找和返回数据。例如，你可以在“客户名称”列中使用VLOOKUP函数，根据客户名称自动填充客户的联系方式。首先，在另一张表中创建一个包含客户名称和联系方式的表格，然后在“联系方式”列中使用VLOOKUP函数查找和返回客户的联系方式。公式如下：=VLOOKUP(客户名称, 客户表!A:B, 2, FALSE)。

七、使用备注功能

添加备注

备注功能可以帮助你记录额外的信息和注释，而不会影响表格的结构和布局。例如，你可以在某个单元格中添加备注，记录跟进的详细内容和重要事项。要添加备注，右键单击需要添加备注的单元格，选择“插入批注”，输入备注内容，点击“确定”即可。

查看和编辑备注

当你将鼠标悬停在有备注的单元格上时，备注内容会自动显示。如果需要查看和编辑备注，右键单击有备注的单元格，选择“编辑批注”，即可修改备注内容。此外，你还可以通过菜单栏中的“审阅”→“显示所有批注”来查看工作表中所有的备注。

八、保护工作表

设置工作表保护

为了防止他人修改你的跟进记录，可以设置工作表保护。这样，只有授权的用户才能对工作表进行修改。要设置工作表保护，在菜单栏中选择“审阅”→“保护工作表”，在弹出的对话框中设置保护密码并选择允许的操作，点击“确定”即可启用工作表保护。

取消工作表保护

如果需要对工作表进行修改，可以取消工作表保护。要取消工作表保护，在菜单栏中选择“审阅”→“撤销工作表保护”，输入保护密码，点击“确定”即可取消工作表保护。

九、使用图表和仪表板

创建图表

图表可以帮助你直观地展示跟进记录的数据和趋势。例如，你可以创建一个柱状图，展示每个负责人的跟进数量；或者创建一个折线图，展示每个月的跟进数量变化。要创建图表，首先选择需要创建图表的数据区域，然后在菜单栏中选择“插入”→“图表”，选择合适的图表类型并进行设置即可。

创建仪表板

仪表板是一个集成多个图表和数据的可视化工具，可以帮助你全面了解跟进记录的情况。例如，你可以在仪表板中集成多个图表、数据透视表和切片器，实现数据的动态展示和筛选。要创建仪表板，首先在工作表中创建所需的图表和数据透视表，然后将它们排列在一个页面上，并添加切片器和时间线进行筛选和导航。

十、使用宏和VBA

创建宏

宏是Excel中的一种自动化工具，可以帮助你执行重复的任务。例如，你可以创建一个宏，将所有未完成的跟进记录自动标记为“进行中”，并发送邮件提醒负责人。要创建宏，在菜单栏中选择“开发工具”→“录制宏”，按照步骤执行任务，录制完成后点击“停止录制”即可保存宏。

使用VBA编写代码

VBA（Visual Basic for Applications）是Excel中的一种编程语言，可以帮助你实现更复杂的自动化任务。例如，你可以使用VBA编写代码，将所有未完成的跟进记录自动导出为PDF文件，并保存到指定的文件夹。要使用VBA编写代码，在菜单栏中选择“开发工具”→“Visual Basic”，在VBA编辑器中创建新模块并编写代码，保存后即可运行代码。

通过以上这些方法，你可以在Excel中高效地记录和管理跟进记录，从而提高工作效率和数据准确性。希望这些方法对你有所帮助。