怎么把excel打印为pdf

将Excel打印为PDF的最佳方法包括：使用Excel自带的导出功能、调整页面布局和格式、利用虚拟打印机、以及使用第三方软件。 其中，使用Excel自带的导出功能是最直接和常用的方法。这个方法不仅简单易行，还可以确保PDF文件的格式和内容与Excel文件一致。

在使用Excel自带的导出功能时，首先需要进行一些页面布局和格式的调整。确保所有内容都在一个页面内，或者按照需要分布在多个页面上。接下来，只需选择“文件”菜单中的“导出”选项，然后选择“创建PDF/XPS文档”，并根据提示保存即可。

一、使用Excel自带的导出功能

Excel提供了内置的导出功能，可以将工作簿直接保存为PDF格式。这种方法最为便捷，且能够保持格式的完整性。

1、选择正确的页面布局

在导出为PDF之前，首先需要确保页面布局设置正确。点击“页面布局”选项卡，根据需要调整纸张大小、方向（纵向或横向）、页边距等。使用“分页预览”功能可以查看每一页的布局，确保内容不会超出页面边界。

2、设置打印区域

如果只需要导出工作表中的一部分内容，可以先设置打印区域。选择要导出的单元格区域，点击“页面布局”选项卡，然后选择“打印区域”->“设置打印区域”。这样，在导出PDF时，Excel只会包含所选区域的内容。

3、导出为PDF

完成页面布局和打印区域的设置后，点击“文件”菜单，选择“导出”，然后点击“创建PDF/XPS文档”。在弹出的对话框中，选择文件保存位置和文件名，并点击“发布”按钮即可生成PDF文件。

二、调整页面布局和格式

为了确保导出的PDF文件符合预期，需要对页面布局和格式进行一些调整。

1、调整列宽和行高

确保所有数据都能在页面上完整显示。可以通过拖动列标和行标来调整列宽和行高，或者使用“格式”选项下的“自动调整列宽”或“自动调整行高”功能。

2、设置页眉和页脚

页眉和页脚可以包含页码、日期、文件名等信息。在“页面布局”选项卡中，点击“页眉/页脚”按钮，选择预设的页眉或页脚样式，或者自定义设置。

3、添加分页符

如果数据较多，需要分多个页面显示，可以手动添加分页符。在“页面布局”选项卡中，点击“分页符”按钮，选择“插入分页符”，然后将分页符拖动到合适的位置。

三、利用虚拟打印机

除了Excel自带的导出功能，还可以使用虚拟打印机将Excel文件打印为PDF。这种方法适用于所有支持打印的应用程序，不仅限于Excel。

1、安装虚拟打印机软件

有许多虚拟打印机软件可供选择，如Adobe PDF、CutePDF Writer、doPDF等。下载并安装其中一种虚拟打印机软件。

2、选择虚拟打印机

打开Excel文件，点击“文件”菜单，选择“打印”。在打印机选择列表中，选择刚安装的虚拟打印机，然后点击“打印”按钮。在弹出的对话框中，选择文件保存位置和文件名，并点击“保存”按钮即可生成PDF文件。

四、使用第三方软件

有许多第三方软件可以将Excel文件转换为PDF格式，这些软件通常提供更多的转换选项和功能。

1、下载并安装第三方软件

一些常用的第三方软件包括Adobe Acrobat、Nitro Pro、Wondershare PDFelement等。下载并安装其中一种软件。

2、导入Excel文件

打开第三方软件，选择“导入”或“打开文件”选项，选择需要转换的Excel文件。

3、选择导出为PDF

在第三方软件中，选择“导出”或“保存为”选项，选择PDF格式，并根据需要调整转换设置。完成设置后，点击“保存”按钮即可生成PDF文件。

五、使用在线转换工具

如果不想安装软件，还可以使用在线工具将Excel文件转换为PDF。这种方法适合处理小型文件或临时转换需求。

1、选择在线转换工具

有许多在线工具可以将Excel转换为PDF，如Smallpdf、ILovePDF、PDF2Go等。打开浏览器，访问其中一个在线工具的网站。

2、上传Excel文件

在网站上，选择“Excel转PDF”功能，点击“选择文件”按钮，上传需要转换的Excel文件。

3、下载PDF文件

上传文件后，在线工具会自动进行转换。转换完成后，点击“下载”按钮，将PDF文件保存到本地。

六、使用宏和VBA代码

对于经常需要进行批量转换的用户，可以使用Excel中的宏和VBA代码来自动化转换过程。

1、打开Excel开发工具

在Excel中，点击“开发工具”选项卡。如果未显示开发工具选项卡，可以通过“文件”->“选项”->“自定义功能区”来启用。

2、编写VBA代码

在开发工具选项卡中，点击“Visual Basic”按钮，打开VBA编辑器。插入一个新模块，然后编写以下代码：

Sub ExportAsPDF() Dim ws As Worksheet For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets ws.ExportAsFixedFormat Type:=xlTypePDF, Filename:=ThisWorkbook.Path & "" & ws.Name & ".pdf" Next ws End Sub

这段代码会将工作簿中的每个工作表导出为单独的PDF文件，并保存在与工作簿相同的目录中。

3、运行宏

编写完成后，关闭VBA编辑器，返回Excel。在开发工具选项卡中，点击“宏”按钮，选择刚才编写的宏，点击“运行”按钮即可完成批量转换。

七、优化PDF文件

在导出PDF文件后，可以通过一些方法对文件进行优化，以提高其质量和可读性。

1、压缩文件大小

如果生成的PDF文件较大，可以使用PDF压缩工具来减小文件大小。有许多在线和离线工具可以实现这一功能，如Adobe Acrobat、Smallpdf等。

如果PDF文件包含多个工作表或章节，可以添加书签和目录，方便阅读和导航。在Adobe Acrobat等软件中，可以使用“书签”功能添加书签，使用“目录”功能生成目录。

3、保护PDF文件

为了防止PDF文件被未经授权的修改或打印，可以添加密码和权限设置。在Adobe Acrobat等软件中，可以使用“保护”功能设置密码和权限，限制文件的访问和操作。

八、常见问题及解决方法

在将Excel文件转换为PDF的过程中，可能会遇到一些常见问题，可以通过以下方法解决。

1、内容超出页面

如果导出的PDF文件中，内容超出了页面边界，可以通过调整页面布局、缩放比例、列宽和行高等方式解决。

2、格式错乱

如果导出的PDF文件格式错乱，可以尝试使用不同的导出方法或软件进行转换，或者手动调整Excel文件中的格式。

3、图表和图片不显示

如果导出的PDF文件中，图表和图片不显示，可以检查Excel文件中的图表和图片是否嵌入正确，或者尝试使用不同的导出方法。

4、文件过大

如果生成的PDF文件过大，可以通过压缩工具减小文件大小，或者在导出时选择较低的图像分辨率和质量设置。

九、总结

将Excel文件打印为PDF是一项常见的任务，可以通过多种方法实现。使用Excel自带的导出功能是最简单和常用的方法，而利用虚拟打印机和第三方软件则提供了更多的选择和功能。无论选择哪种方法，都需要对页面布局和格式进行适当调整，确保生成的PDF文件符合预期。通过本文的介绍，相信您已经掌握了多种将Excel打印为PDF的方法和技巧，能够根据实际需求选择合适的解决方案。