excel发送传真怎么

在Excel中发送传真的方法包括：使用传真软件、通过电子邮件发送至传真机、使用在线传真服务等。 这里我们重点介绍通过电子邮件发送至传真机的方法，因为这种方法相对简单且普遍适用。

使用电子邮件发送至传真机的详细步骤如下：首先，确保您拥有一个支持传真功能的电子邮件账户。其次，准备您的Excel文件并将其保存为PDF格式。然后，打开您的电子邮件客户端，创建一封新邮件并将接收者的传真号码添加到收件人栏中（格式通常为“传真号码@传真服务提供商域名”）。最后，附加您的PDF文件并发送邮件。

一、使用传真软件

传真软件是实现从Excel发送传真的一种常见方法。这些软件通常提供一个虚拟打印机驱动程序，使您能够直接从Excel打印到传真。

1、安装传真软件

首先，您需要安装一个支持传真功能的软件包，如WinFax、FaxTalk或其他类似软件。这些软件通常提供一个虚拟传真打印机，允许您将Excel文件直接打印并发送为传真。

2、配置传真软件

安装完软件后，您需要进行配置。这通常包括输入您的传真号码、配置调制解调器和设置软件选项。大多数传真软件都有详细的配置向导，可以帮助您完成这些步骤。

3、发送传真

配置完成后，打开您的Excel文件。选择“打印”选项，然后选择已安装的虚拟传真打印机。按打印键后，传真软件将启动，您可以输入接收者的传真号码并发送传真。

二、通过电子邮件发送至传真机

这是一个灵活且普遍适用的方法，特别是在现代数字办公环境中。

1、准备Excel文件

首先，打开您要发送的Excel文件并进行必要的编辑。完成后，选择“文件”菜单中的“另存为”选项，将文件保存为PDF格式。这是因为PDF文件更具兼容性和可读性。

2、创建电子邮件

打开您的电子邮件客户端并创建一封新邮件。在收件人栏中，输入接收者的传真号码以及传真服务提供商的域名。例如，如果接收者的传真号码是1234567890，且您使用的传真服务提供商是eFax，则收件人地址可能为1234567890@efaxsend.com。

3、附加文件并发送

在电子邮件中附加已保存的PDF文件，并填写邮件主题和正文。如果传真服务提供商有任何特殊要求，请确保遵循这些要求。完成后，点击发送按钮，您的邮件将通过传真服务发送至接收者的传真机。

三、使用在线传真服务

在线传真服务是一种无需安装任何软件即可从Excel发送传真的方法。这些服务通常收取一定的费用，但提供了极大的便利。

1、选择在线传真服务

目前市场上有许多在线传真服务，如HelloFax、MyFax和FaxZero等。选择一个适合您需求的服务，并在其官网上注册一个账户。

2、上传Excel文件

登录您的在线传真服务账户，找到上传文件的选项。选择您要发送的Excel文件，并根据需要进行编辑。大多数在线传真服务允许您将Excel文件直接上传并转换为传真。

3、输入传真号码并发送

上传文件后，您需要输入接收者的传真号码。确保号码准确无误，然后点击发送按钮。在线传真服务将处理您的文件并将其发送至指定的传真号码。

四、通过传真机与电脑连接

如果您有一台传真机和一台电脑，可以通过连接它们来实现从Excel发送传真。这种方法需要一些硬件和软件设置，但也非常有效。

1、连接传真机和电脑

首先，确保您的传真机和电脑通过USB电缆或网络连接。大多数现代传真机都支持这两种连接方式。连接完成后，您可能需要安装传真机的驱动程序。

2、配置传真软件

大多数传真机都附带传真软件，您需要安装并配置这些软件。配置过程通常包括输入您的传真号码和设置传真选项。

3、发送传真

打开您的Excel文件，选择“打印”选项，然后选择已配置的传真机作为打印机。按打印键后，传真软件将启动，您可以输入接收者的传真号码并发送传真。

五、使用第三方插件或宏

Excel有许多第三方插件和宏，可以帮助您直接从Excel发送传真。这些工具通常需要一些技术知识，但可以实现高度自动化的传真发送。

1、安装第三方插件

首先，找到一个适合您需求的第三方插件或宏。许多Excel插件市场提供各种传真插件，您可以选择并安装这些插件。

2、配置插件或宏

安装后，您需要配置插件或宏。这通常包括输入您的传真号码、配置传真选项和设置发送参数。大多数插件和宏都有详细的配置指南。

3、使用插件或宏发送传真

配置完成后，您可以直接在Excel中使用插件或宏发送传真。这通常只需点击几下按钮，非常方便。

六、注意事项

在使用上述方法发送传真时，有一些注意事项需要牢记：

1、检查传真号码

确保接收者的传真号码准确无误。错误的号码可能导致传真发送失败或发送到错误的接收者。

2、确保文件格式兼容

无论您使用哪种方法，确保您的Excel文件格式兼容。这通常意味着将Excel文件保存为PDF或其他常见格式。

3、测试发送

在大规模发送传真之前，先进行测试发送。这可以帮助您确认配置正确，并确保传真能够成功发送。

4、遵守隐私和安全规定

在发送包含敏感信息的传真时，确保遵守隐私和安全规定。使用加密和其他安全措施保护敏感信息。

总结

从Excel发送传真有多种方法，包括使用传真软件、通过电子邮件发送至传真机、使用在线传真服务、通过传真机与电脑连接、使用第三方插件或宏等。选择适合您需求的方法，并确保配置正确，可以帮助您高效地从Excel发送传真。无论选择哪种方法，确保传真号码准确、文件格式兼容，并遵守隐私和安全规定，是成功发送传真的重要步骤。

相关问答FAQs：

1. 如何使用Excel发送传真？

• 问题： 如何在Excel中设置发送传真？
• 回答： 您可以在Excel中使用"邮件合并"功能来发送传真。首先，确保您的Excel表格中包含传真收件人的姓名和传真号码。然后，打开Excel并选择"邮件合并"选项。在设置邮件合并时，选择"传真"作为邮件类型，并输入传真服务提供商的详细信息。最后，将您的Excel表格与邮件合并模板相结合，选择要发送传真的行，并发送传真。

2. Excel如何导出为传真格式？

• 问题： 如何将Excel文件导出为传真格式？
• 回答： 要将Excel文件导出为传真格式，您可以使用以下步骤：首先，打开您的Excel文件并选择要导出的工作表。然后，转到"文件"选项并选择"另存为"。在另存为窗口中，选择传真格式（通常是PDF或TIF）作为文件类型，并选择您要保存文件的位置。最后，点击"保存"按钮，您的Excel文件将以传真格式保存。

3. 如何在Excel中生成传真号码列表？

• 问题： 如何在Excel中生成传真号码列表以供发送传真使用？
• 回答： 要在Excel中生成传真号码列表，您可以使用以下步骤：首先，创建一个新的工作表并在第一列中输入传真收件人的姓名。然后，在第二列中输入相应的传真号码。接下来，选择第一列和第二列的数据，然后点击"数据"选项卡上的"排序"按钮以按照姓名的字母顺序排序列表。最后，您可以将此生成的传真号码列表与邮件合并模板相结合，以便在Excel中发送传真。