excel只保留前两位怎么做

在Excel中只保留前两位的方法有多种，包括使用函数、格式设置和自定义公式。 这些方法各有优缺点，适用于不同的应用场景。下面我们将详细介绍这些方法，并深入探讨每种方法的应用及注意事项。

一、使用LEFT函数

LEFT函数的基本使用

LEFT函数是Excel中用于从文本字符串的左边提取指定数量字符的函数。 其基本语法如下：

=LEFT(text, num_chars)

其中，text是你要从中提取字符的文本，num_chars是你想要提取的字符数量。例如，如果你想从单元格A1中提取前两位字符，可以使用以下公式：

=LEFT(A1, 2)

LEFT函数的优点和局限

优点：

• 简单易用：LEFT函数的语法非常简单，易于理解和使用。
• 灵活性高：可以用于处理各种文本字符串，包括字母、数字和特殊字符。

局限：

• 只适用于文本：LEFT函数主要针对文本字符串，对于纯数字可能需要额外处理。
• 不改变原数据：LEFT函数提取的结果是新生成的，原数据不会被修改。

实际应用场景

数据清洗：在处理大量数据时，LEFT函数可以帮助你快速提取所需信息。例如，在处理电话号码、身份证号码等信息时，只保留前两位用于分类或标识。

二、使用数值截取函数

TRUNC函数的基本使用

TRUNC函数用于截取数值的小数部分，仅保留整数部分。 其基本语法如下：

=TRUNC(number, [num_digits])

其中，number是你要截取的数值，num_digits是你想要保留的小数位数。如果要保留数值的前两位，可以结合其他函数使用。例如：

=LEFT(TEXT(A1, "0"), 2)

TRUNC函数的优点和局限

优点：

• 适用于数值数据：TRUNC函数对于数值数据的处理非常有效。
• 灵活多变：可以结合其他函数使用，实现更复杂的数据处理需求。

局限：

• 仅适用于数值：TRUNC函数主要针对数值数据，对于文本字符串无效。
• 需要结合其他函数：在某些情况下，需要与其他函数结合使用，增加了复杂性。

实际应用场景

财务报表：在制作财务报表时，TRUNC函数可以帮助你快速截取数值数据，简化报表格式，提高可读性。

三、使用自定义格式

自定义格式的基本使用

Excel允许用户通过自定义格式来显示数据，但不改变其实际值。 其基本步骤如下：

1. 选择你要格式化的单元格或范围。
2. 右键选择“设置单元格格式”。
3. 在“数字”选项卡中选择“自定义”。
4. 输入你想要的格式代码，例如00。

自定义格式的优点和局限

优点：

• 不改变原数据：自定义格式只改变数据的显示方式，不影响其实际值。
• 灵活性高：可以根据需要定义各种显示格式。

局限：

• 仅适用于显示：自定义格式只改变显示，不适用于实际数据处理。
• 复杂性高：对于初学者来说，定义格式代码可能较为复杂。

实际应用场景

数据展示：在制作报告或展示数据时，自定义格式可以帮助你快速调整数据的显示方式，提高数据的可读性和美观度。

四、使用VBA宏

VBA宏的基本使用

VBA（Visual Basic for Applications）是一种用于编写宏和自动化任务的编程语言。 通过编写VBA宏，你可以实现更复杂的数据处理需求。以下是一个简单的VBA宏示例，用于提取前两位字符：

Sub KeepFirstTwoCharacters()

    Dim cell As Range
    For Each cell In Selection
        If cell.Value <> "" Then
            cell.Value = Left(cell.Value, 2)
        End If
    Next cell
End Sub

VBA宏的优点和局限

优点：

• 高度灵活：可以实现非常复杂的任务，适用于各种数据处理需求。
• 自动化：可以自动化处理大量数据，提高工作效率。

局限：

• 需要编程基础：VBA宏的编写需要一定的编程基础，对于不熟悉编程的用户可能较为困难。
• 维护成本高：一旦宏出现问题，可能需要较高的维护成本。

实际应用场景

批量处理：在处理大量数据时，VBA宏可以帮助你快速实现批量处理，节省大量时间和精力。

五、使用数据验证

数据验证的基本使用

数据验证可以帮助你在输入数据时进行约束。 其基本步骤如下：

1. 选择你要验证的单元格或范围。
2. 选择“数据”选项卡，然后选择“数据验证”。
3. 在“设置”选项卡中，选择“自定义”，并输入公式，例如=LEN(A1)=2。

数据验证的优点和局限

优点：

• 实时约束：可以在数据输入时进行约束，避免输入错误。
• 简单易用：数据验证的设置非常简单，易于理解和使用。

局限：

• 仅适用于输入阶段：数据验证只在数据输入时生效，对于已存在的数据无效。
• 灵活性有限：数据验证的功能相对有限，无法处理非常复杂的需求。

实际应用场景

数据输入：在进行数据输入时，数据验证可以帮助你确保输入数据的格式正确，提高数据质量。

六、使用Power Query

Power Query的基本使用

Power Query是Excel中的一个强大工具，用于数据导入和处理。 通过Power Query，你可以轻松实现各种数据处理需求。以下是一个基本步骤：

1. 在Excel中选择“数据”选项卡，然后选择“从表/范围”。
2. 在Power Query编辑器中，选择你要处理的列。
3. 选择“添加列”选项卡，然后选择“提取”下的“前N个字符”。
4. 输入你想要提取的字符数量，例如2。

Power Query的优点和局限

优点：

• 功能强大：Power Query提供了非常丰富的数据处理功能，适用于各种复杂需求。
• 界面友好：Power Query的界面非常友好，易于理解和使用。

局限：

• 学习成本较高：对于不熟悉Power Query的用户，可能需要一定的学习成本。
• 依赖性高：一旦使用Power Query，可能需要在多个步骤中保持一致性。

实际应用场景

数据导入和清洗：在进行数据导入和清洗时，Power Query可以帮助你快速实现各种数据处理需求，提高工作效率。

七、总结

通过以上几种方法，你可以在Excel中轻松实现只保留前两位的需求。每种方法都有其优缺点，适用于不同的应用场景。根据你的实际需求，选择最适合的方法，可以大大提高你的工作效率和数据处理能力。

无论是使用函数、自定义格式、VBA宏、数据验证还是Power Query，掌握这些技巧都将使你在Excel的使用中更加得心应手。希望本文对你有所帮助，让你在数据处理的道路上更加顺畅。

相关问答FAQs：

1. 如何在Excel中只保留数字的前两位？
在Excel中只保留数字的前两位，你可以使用以下两种方法：

• 使用Excel的文本函数：使用LEFT函数将数字转换为文本，并指定保留的字符数为2。例如，=LEFT(A1, 2) 将保留A1单元格中数字的前两位。
• 使用Excel的自定义格式：选择包含数字的单元格，然后在格式选项中选择“自定义”，并输入“00”作为自定义格式。这将使Excel只显示数字的前两位，并在需要时在前面添加零。

2. 如何在Excel中截断数字并仅显示前两位？
如果你想截断一个数字并只显示前两位，你可以使用Excel的TRUNC函数。例如，=TRUNC(A1, 2) 将截断A1单元格中的数字并只显示前两位。

3. 如何使用Excel公式截取数字的前两位？
如果你想使用Excel公式截取数字的前两位，你可以使用以下公式：
=INT(A1/10^(LEN(A1)-2))
这个公式将根据数字的长度截取前两位，并返回结果。