2000多kb的excel怎么变小

2000多KB的Excel文件变小的方法包括：删除多余数据、压缩图像、删除隐藏的工作表、清理空白单元格、使用高效公式、移除格式化、压缩文件格式。 其中，删除多余数据是最为直接有效的方法。

删除多余数据是指将Excel表格中不必要的数据行、列、单元格或整个工作表删除。这些数据虽然在日常操作中可能不会被注意到，但它们会占用大量的存储空间。例如，一个数据表中可能包含了成千上万行的空白单元格，这些空白单元格虽然没有显示内容，但在文件存储时会占用一定的空间。因此，定期检查并删除这些多余数据可以显著减少文件的大小。

一、删除多余数据

删除多余数据是减少Excel文件大小的最直接方式。很多时候，文件中可能包含了大量的无用数据或空白单元格，这些都会占用不必要的存储空间。

定位并删除空白单元格

在Excel中，可以通过以下步骤找到并删除空白单元格：

1. 选择整个工作表，按下 Ctrl+G 调出“定位条件”对话框。
2. 选择“定位条件”，然后选择“空值”。
3. Excel会高亮显示所有空白单元格，右键点击选择“删除”。

这种方法可以快速清理掉文件中的空白单元格，减少文件大小。

删除隐藏的工作表

有时Excel文件中可能包含多个隐藏的工作表，这些工作表虽然不显示在主界面上，但依然占用存储空间。通过以下步骤可以删除这些隐藏的工作表：

1. 右键点击工作表标签栏，选择“取消隐藏”。
2. 选择需要删除的隐藏工作表，点击“确定”。
3. 右键点击已显示的工作表标签，选择“删除”。

定期检查并删除这些隐藏的工作表，可以显著减少文件的大小。

二、压缩图像

如果Excel文件中包含大量的图片，图像文件大小可能是文件变大的主要原因之一。通过压缩图像，可以大幅度减少文件大小。

使用内置的压缩工具

Excel提供了内置的图像压缩工具，可以通过以下步骤来压缩图像：

1. 选择需要压缩的图像，点击“格式”选项卡。
2. 在“调整”组中，选择“压缩图片”。
3. 选择适当的分辨率和压缩选项，点击“确定”。

这种方法可以显著减少图像占用的存储空间，从而减少整个Excel文件的大小。

使用外部工具压缩

如果内置工具不能满足需求，可以使用一些专业的图像压缩工具，例如Adobe Photoshop或在线压缩工具。这些工具可以提供更高的压缩率和更多的压缩选项。

三、清理空白单元格

很多时候，Excel文件中可能包含大量的空白单元格，这些空白单元格虽然看起来没有内容，但在文件存储时会占用一定的空间。

使用“清理”功能

Excel提供了“清理”功能，可以通过以下步骤来清理空白单元格：

1. 选择需要清理的区域，点击“数据”选项卡。
2. 在“数据工具”组中，选择“删除重复项”。
3. 选择需要删除的重复项，点击“确定”。

这种方法可以有效清理掉文件中的空白单元格，减少文件大小。

手动删除空白单元格

如果“清理”功能不能完全清理空白单元格，可以手动删除这些单元格：

1. 选择整个工作表，按下 Ctrl+G 调出“定位条件”对话框。
2. 选择“定位条件”，然后选择“空值”。
3. Excel会高亮显示所有空白单元格，右键点击选择“删除”。

手动删除可以更精确地清理掉文件中的空白单元格，减少文件大小。

四、使用高效公式

在Excel中，公式的使用方式也会影响文件的大小。使用高效公式可以显著减少文件的大小，同时提高文件的计算速度。

避免使用数组公式

数组公式虽然功能强大，但会占用大量的存储空间和计算资源。尽量避免使用数组公式，可以通过以下方式优化公式：

1. 使用普通公式替代数组公式，减少存储空间和计算资源的占用。
2. 将复杂的数组公式拆分成多个简单的公式，提高计算速度和文件大小。

使用高效的函数

一些函数在使用时会占用较大的存储空间，尽量使用高效的函数可以减少文件大小。例如：

1. 使用 SUMIF 和 COUNTIF 函数替代数组公式，提高计算效率。
2. 避免使用 INDIRECT 和 OFFSET 函数，这些函数在使用时会占用较大的存储空间。

五、移除格式化

过多的格式化会增加Excel文件的大小，移除不必要的格式化可以显著减少文件的大小。

使用“清除格式”功能

Excel提供了“清除格式”功能，可以通过以下步骤来移除不必要的格式化：

1. 选择需要清除格式的区域，点击“开始”选项卡。
2. 在“编辑”组中，选择“清除”下拉菜单，然后选择“清除格式”。

这种方法可以快速移除文件中的不必要格式化，减少文件大小。

手动调整格式

如果“清除格式”功能不能完全满足需求，可以手动调整格式：

1. 选择需要调整格式的区域，右键点击选择“设置单元格格式”。
2. 根据需要调整格式，尽量减少不必要的格式化。

手动调整格式可以更精确地控制文件的格式化，减少文件大小。

六、压缩文件格式

将Excel文件保存为压缩格式，例如 .xlsb 或 .zip，可以显著减少文件的大小。

保存为 .xlsb 格式

Excel提供了 .xlsb 格式，可以通过以下步骤将文件保存为 .xlsb 格式：

1. 点击“文件”菜单，选择“另存为”。
2. 选择保存位置，在“保存类型”下拉菜单中选择“Excel 二进制工作簿（*.xlsb）”。
3. 点击“保存”。

这种方法可以显著减少文件的大小，同时保留文件的所有功能。

压缩为 .zip 文件

如果需要进一步压缩文件，可以将文件压缩为 .zip 格式：

1. 右键点击需要压缩的文件，选择“发送到”。
2. 选择“压缩（zipped）文件夹”。

这种方法可以进一步减少文件的大小，方便传输和存储。

七、删除临时文件和缓存

Excel在使用过程中会生成一些临时文件和缓存，这些文件会占用一定的存储空间。定期删除这些临时文件和缓存可以减少文件的大小。

删除临时文件

可以通过以下步骤删除Excel生成的临时文件：

1. 打开Windows资源管理器，进入临时文件夹（通常位于 C:Users用户名AppDataLocalTemp）。
2. 选择所有临时文件，右键点击选择“删除”。

清理缓存

Excel提供了一些工具来清理缓存，可以通过以下步骤清理缓存：

1. 打开Excel，点击“文件”菜单，选择“选项”。
2. 在“高级”选项卡中，找到“显示”组，选择“清理缓存”。

这种方法可以有效清理掉Excel生成的缓存文件，减少文件大小。

八、使用外部工具优化

除了Excel自带的功能，还可以使用一些外部工具来优化和减少文件的大小。这些工具通常提供更多的优化选项和更高的压缩率。

使用专业的Excel优化工具

一些专业的Excel优化工具可以提供更多的优化选项和更高的压缩率，例如：

1. Excel File Optimizer：提供多种优化选项，可以显著减少文件大小。
2. Kutools for Excel：提供丰富的工具和功能，帮助用户优化和减少文件大小。

使用在线压缩工具

如果不想安装软件，可以使用一些在线压缩工具，例如：

1. Smallpdf：提供在线Excel文件压缩功能，操作简单方便。
2. ILovePDF：支持多种文件格式的在线压缩，包括Excel文件。

通过使用这些外部工具，可以进一步优化和减少Excel文件的大小。

九、定期备份和归档

定期备份和归档Excel文件，不仅可以减少文件的大小，还可以提高文件的安全性和可管理性。

定期备份

定期备份Excel文件可以避免文件损坏或丢失，同时可以删除一些不必要的旧版本文件，减少文件的大小：

1. 使用云存储服务（如Google Drive、OneDrive）进行自动备份。
2. 使用外部硬盘或USB驱动器进行定期手动备份。

归档旧文件

将不常用的旧文件进行归档，可以减少主文件夹的文件数量，提高文件的管理效率：

1. 将旧文件压缩为 .zip 文件，存储在归档文件夹中。
2. 使用文件管理工具（如WinRAR、7-Zip）进行批量归档和管理。

通过定期备份和归档，可以有效减少文件的大小，提高文件的安全性和可管理性。

十、总结

通过删除多余数据、压缩图像、清理空白单元格、使用高效公式、移除格式化、压缩文件格式、删除临时文件和缓存、使用外部工具优化以及定期备份和归档，可以显著减少Excel文件的大小，提高文件的运行速度和存储效率。定期检查和优化文件，不仅可以减少文件的大小，还可以提高文件的可管理性和安全性。

相关问答FAQs：

1. 如何压缩2000多KB大小的Excel文件？

• 问题： 我的Excel文件大小超过了2000KB，有什么方法可以将其压缩到更小的尺寸？
• 回答： 有几种方法可以压缩Excel文件的大小，首先可以尝试使用Excel内置的压缩功能。选择“文件”选项卡，然后点击“压缩工作簿”选项，选择“最小化”选项，这将删除文件中的多余信息并减小文件大小。

2. 为什么我的Excel文件大小超过2000KB？

• 问题： 我创建的Excel文件只包含一些数据和简单的公式，为什么它的大小超过了2000KB？
• 回答： Excel文件的大小取决于其中包含的内容和格式。如果您使用了大量的格式化、图表、图像或复杂的公式，这些都会增加文件的大小。另外，如果您的文件包含了隐藏的数据或空白单元格，这些也会增加文件的大小。

3. 是否有其他方法可以缩小2000多KB大小的Excel文件？

• 问题： 我已经尝试了Excel内置的压缩功能，但文件大小仍然超过了2000KB。是否有其他方法可以帮助我缩小文件大小？
• 回答： 是的，您可以尝试以下方法来进一步缩小Excel文件的大小：
  • 删除不必要的工作表：如果您的文件包含多个工作表，可以删除其中不需要的工作表。
  • 清除不必要的格式：使用“清除格式”功能来删除不必要的格式化，比如字体颜色、背景色等。
  • 压缩图像：如果您的文件包含大量的图像，可以尝试将它们压缩到较低的分辨率或使用压缩工具进行压缩。

希望以上解答对您有所帮助！如果您还有其他问题，请随时提问。