怎么保存excel的打印预览

要保存Excel的打印预览，可以采取截图、导出为PDF、使用打印机驱动等方法。其中最推荐的方法是导出为PDF，因为这种方式不仅可以保留原始的格式和布局，还方便分享与存档。

保存Excel的打印预览是一个非常实用的技巧，尤其在需要与他人分享或存档时更加重要。接下来，我将详细介绍几种保存Excel打印预览的方法，并提供一些最佳实践和注意事项。

一、截图

1、使用系统自带的截图工具

大多数操作系统都有自带的截图工具。例如，Windows有“截图工具”和“截屏键”，而Mac OS有“Command + Shift + 4”等快捷键。这些工具可以非常方便地截取当前显示的内容。

具体步骤：

1. 打开Excel文件并进入“打印预览”模式。
2. 使用系统自带的截图工具进行截图。
3. 保存截图文件。

注意事项：

• 截图方法适用于小范围的内容，如果需要截图的内容较多，可能需要多次截图并进行拼接。
• 截图的分辨率和质量可能不如直接导出的PDF文件。

2、第三方截图软件

有许多第三方截图软件可以提供更高级的功能，如自动滚动截图、编辑和注释等。例如，Snagit、Lightshot等。

具体步骤：

1. 打开Excel文件并进入“打印预览”模式。
2. 使用第三方截图软件进行截图。
3. 根据需要对截图进行编辑和注释。
4. 保存截图文件。

注意事项：

• 部分第三方截图软件需要付费，但通常提供更多功能和更高的截图质量。
• 选择有良好用户评价和口碑的软件。

二、导出为PDF

1、使用Excel内置功能

Excel内置了将文件导出为PDF的功能，这种方法是最推荐的，因为它可以保留原始的格式和布局，并且便于分享和存档。

具体步骤：

1. 打开Excel文件并进入“打印预览”模式。
2. 点击“文件”菜单，选择“另存为”。
3. 在文件类型中选择“PDF”格式。
4. 设置保存路径和文件名，点击“保存”。

注意事项：

• 确保所有需要保存的内容都在打印区域内。
• 检查导出的PDF文件是否符合预期，尤其是格式和布局。

2、使用虚拟打印机驱动

虚拟打印机驱动可以将任何打印输出保存为PDF文件。例如，Adobe PDF、Microsoft Print to PDF等。

具体步骤：

1. 打开Excel文件并进入“打印预览”模式。
2. 选择“打印”选项，选择虚拟打印机驱动（例如，Microsoft Print to PDF）。
3. 点击“打印”按钮，设置保存路径和文件名，点击“保存”。

注意事项：

• 确保安装了虚拟打印机驱动，如果没有，可以下载并安装。
• 检查导出的PDF文件是否符合预期，尤其是格式和布局。

三、使用打印机驱动

1、选择保存为图像格式

一些打印机驱动支持将打印输出保存为图像格式（如JPEG、PNG等）。

具体步骤：

1. 打开Excel文件并进入“打印预览”模式。
2. 选择“打印”选项，选择支持保存为图像格式的打印机驱动。
3. 点击“打印”按钮，设置保存路径和文件名，点击“保存”。

注意事项：

• 图像格式的文件可能会比较大，不适合长文档。
• 检查导出的图像文件是否符合预期，尤其是分辨率和质量。

2、使用扫描仪功能

一些多功能打印机具有扫描仪功能，可以将打印输出保存为PDF或图像格式。

具体步骤：

1. 打开Excel文件并进入“打印预览”模式。
2. 打印输出并扫描保存为PDF或图像格式。

注意事项：

• 这种方法适用于需要纸质备份的情况。
• 检查扫描保存的文件是否符合预期，尤其是分辨率和质量。

四、最佳实践

1、检查打印设置

在保存打印预览之前，确保打印设置正确，包括纸张大小、页边距、缩放比例等。

具体步骤：

1. 打开Excel文件并进入“打印预览”模式。
2. 检查并调整打印设置，确保所有内容都在打印区域内。
3. 预览打印输出，确保格式和布局符合预期。

注意事项：

• 打印设置影响最终的输出效果，务必仔细检查。
• 根据需要调整打印设置，确保最佳输出效果。

2、使用高分辨率显示器

在截图或导出为图像格式时，使用高分辨率显示器可以提高输出质量。

具体步骤：

1. 打开Excel文件并进入“打印预览”模式。
2. 使用高分辨率显示器查看打印预览。
3. 进行截图或导出为图像格式。

注意事项：

• 高分辨率显示器可以提高截图或导出文件的质量。
• 确保显示器设置正确，避免失真或模糊。

3、定期备份

为了防止数据丢失，定期备份保存的打印预览文件非常重要。

具体步骤：

1. 将保存的打印预览文件备份到云存储、外部硬盘或其他存储设备。
2. 定期检查备份文件，确保数据完整。

注意事项：

• 选择可靠的备份方案，确保数据安全。
• 定期检查备份文件，防止数据丢失。

五、总结

保存Excel的打印预览是一个非常实用的技巧，可以帮助我们更好地分享和存档重要信息。通过截图、导出为PDF、使用打印机驱动等方法，我们可以轻松地保存打印预览。希望本文提供的方法和最佳实践能够帮助你在工作和生活中更加高效地使用Excel。

相关问答FAQs：

1. 为什么要保存Excel的打印预览？

保存Excel的打印预览可以帮助您在需要时快速查看和打印文档，无需再次设置打印选项和布局。

2. 如何保存Excel的打印预览？

要保存Excel的打印预览，您可以按照以下步骤进行操作：

• 打开您想要保存打印预览的Excel文档。
• 在Excel菜单栏中，选择“文件”选项。
• 在文件选项中，选择“打印”。
• 在打印预览页面中，您可以调整打印布局和设置打印选项。
• 在打印预览页面的顶部工具栏中，点击“保存”按钮。
• 在弹出的保存窗口中，选择您希望保存打印预览的位置和文件名，并点击“保存”。

3. 如何在需要时查看保存的Excel打印预览？

一旦您保存了Excel的打印预览，您可以随时在需要时进行查看。只需按照以下步骤操作：

• 打开您保存打印预览的Excel文档。
• 在Excel菜单栏中，选择“文件”选项。
• 在文件选项中，选择“打印”。
• 在打印预览页面中，您可以查看之前保存的打印布局和设置。
• 如果需要打印，您可以直接点击“打印”按钮，或者根据需要进行调整后再打印。