excel怎么把文件大小缩小

在Excel中，缩小文件大小的有效方法有：删除不必要的数据和格式、压缩图片、使用Excel二进制文件格式、移除隐藏数据和属性、优化公式和函数。在这些方法中，删除不必要的数据和格式是最常见且有效的方式。通过删除不必要的数据和格式，你可以显著减少文件的大小，因为每个额外的单元格、行和列都会增加文件的存储需求。

一、删除不必要的数据和格式

删除不必要的数据和格式是最常见且有效的方式。通过删除不必要的数据和格式，你可以显著减少文件的大小，因为每个额外的单元格、行和列都会增加文件的存储需求。

1. 清理多余的行和列

   在Excel工作表中，使用Ctrl+Shift+End可以快速定位包含数据的最后一个单元格。之后，可以将多余的行和列删除或清理。例如，如果你的数据只占用到第100行，那么可以删除第101行及以后所有的行。

2. 删除空白单元格和空白工作表

   空白单元格和工作表不仅没有实际数据，还会占用存储空间。删除这些空白部分能够显著减少文件大小。同时，确保没有无用的隐藏工作表也很重要。

3. 移除不必要的格式

   多余的字体、边框、填充颜色等格式会增加文件体积。选择整个工作表，然后使用清除格式功能来移除多余的格式。这样可以使文件更加简洁和高效。

二、压缩图片

Excel文件中嵌入的图片往往是导致文件变大的主要原因之一。通过压缩图片，可以显著减少文件大小。

1. 使用Excel内置的图片压缩工具

   在Excel中，选择需要压缩的图片，点击“图片工具”选项卡中的“格式”选项，然后选择“压缩图片”功能。在弹出的对话框中，可以选择应用于所有图片或仅当前图片，并选择适当的分辨率。

2. 使用外部工具进行图片压缩

   在插入图片之前，可以使用外部工具（如Photoshop、GIMP或在线图片压缩工具）对图片进行压缩和优化。这样可以确保图片在导入Excel文件之前已经达到最小化。

三、使用Excel二进制文件格式

Excel提供了多种文件格式，其中Excel二进制文件格式（.xlsb）相比常见的.xlsx格式，可以显著减少文件大小。

1. 保存文件为.xlsb格式

   打开需要压缩的Excel文件，点击“文件”菜单，选择“另存为”选项，然后在文件类型中选择“Excel二进制工作簿 (*.xlsb)”。保存文件后，可以发现文件大小显著减小。

2. 性能优化

   .xlsb格式不仅可以减少文件大小，还能提高Excel的打开和保存速度，特别是对于包含大量数据和复杂公式的文件。

四、移除隐藏数据和属性

Excel文件中隐藏的数据和属性也会占用存储空间。移除这些不必要的信息，可以有效减少文件大小。

1. 检查和移除隐藏数据

   使用Excel的“审阅”功能，可以检查文件中是否存在隐藏的数据。确保没有隐藏行、列、单元格以及工作表中的数据。

2. 移除文档属性和个人信息

   在Excel中，点击“文件”菜单，选择“信息”选项，然后点击“检查问题”按钮，选择“检查文档”。在弹出的对话框中，可以选择移除文档属性和个人信息。这些信息可能包含元数据、作者信息和其他不必要的内容。

五、优化公式和函数

复杂的公式和函数也会增加Excel文件的大小和计算时间。通过优化公式和函数，可以提高Excel文件的性能，并减少文件大小。

1. 使用简单的公式

   尽量使用简单的公式和函数，避免使用过于复杂和嵌套的公式。简单的公式不仅计算速度更快，还能减少文件大小。

2. 避免使用过多的数组公式

   数组公式通常会占用更多的内存和存储空间。尽量避免使用过多的数组公式，或者将数组公式替换为其他等效的简单公式。

3. 使用Excel内置函数

   Excel提供了许多内置函数，这些函数通常比自定义的VBA代码更高效。尽量使用Excel内置函数来完成任务，避免使用不必要的VBA代码。

六、分割大文件

如果Excel文件过大，可以考虑将其分割成多个小文件。这样不仅可以减少每个文件的大小，还能提高文件的打开和保存速度。

1. 按工作表分割

   将不同的工作表分割成独立的Excel文件。这样可以减少每个文件的大小，并且更容易管理和维护。

2. 按数据类别分割

   如果Excel文件中包含多种类别的数据，可以按数据类别分割成多个文件。例如，将销售数据和库存数据分割成两个独立的文件。

七、使用数据压缩工具

除了Excel内置的功能，还可以使用第三方数据压缩工具对Excel文件进行压缩。这些工具通常可以进一步减少文件大小，并提高文件的传输速度。

1. 使用压缩软件

   使用常见的压缩软件（如WinRAR、7-Zip）对Excel文件进行压缩。这些软件可以将文件压缩成.zip或.rar格式，从而减少文件大小。

2. 使用云存储服务

   将Excel文件上传到云存储服务（如Google Drive、Dropbox）时，这些服务通常会对文件进行压缩和优化。这样可以减少文件大小，并方便文件共享和访问。

八、定期维护和优化

定期对Excel文件进行维护和优化，可以确保文件始终保持较小的大小和高效的性能。

1. 定期清理和压缩

   定期清理和压缩Excel文件，删除不必要的数据和格式，压缩图片，移除隐藏数据和属性。

2. 检查文件完整性

   定期检查Excel文件的完整性，确保没有损坏或错误的数据。使用Excel的“检查问题”功能，可以快速发现和修复文件中的问题。

3. 备份文件

   定期备份Excel文件，确保数据的安全和完整性。备份文件可以防止数据丢失和文件损坏，同时可以保留文件的不同版本。

通过以上方法，可以有效减少Excel文件的大小，提高文件的性能和可管理性。无论是删除不必要的数据和格式，压缩图片，使用Excel二进制文件格式，还是移除隐藏数据和属性，优化公式和函数，分割大文件，使用数据压缩工具，定期维护和优化，都能够帮助你实现这一目标。

相关问答FAQs：

1. 如何在Excel中缩小文件大小？

• 为了缩小Excel文件的大小，您可以尝试以下方法：
  • 删除不必要的工作表：如果您的工作簿中有多个工作表，可以删除不需要的工作表来减小文件大小。
  • 删除多余的格式：在Excel中，格式会占用大量的存储空间。您可以使用“清除格式”功能来删除不必要的格式，从而减小文件大小。
  • 压缩图片：如果您的Excel文件中包含图片，可以尝试压缩这些图片以减小文件大小。可以通过点击图片，然后选择“格式”选项卡中的“压缩图片”来完成此操作。
  • 删除隐藏的数据：在Excel中，某些数据可能被隐藏起来，但仍然占用存储空间。您可以使用“查找和选择”功能来查找并删除隐藏的数据。

2. 如何减小Excel文件的大小而不影响数据？

• 您可以采取以下措施来减小Excel文件的大小，同时确保数据不受影响：
  • 删除空白行和列：检查工作表中是否有任何空白行或列，然后将它们删除。这将减小文件大小并提高文件的整体效率。
  • 使用数据筛选功能：使用Excel的数据筛选功能，可以根据特定的条件筛选数据。通过筛选数据，您可以删除不必要的行或列，从而减小文件大小。
  • 使用压缩工具：Excel提供了一些压缩工具，可以将文件压缩为更小的大小。您可以在“文件”选项卡中的“保存为”选项中查找并使用这些工具。

3. 如何在Excel中压缩文件大小并保存？

• 要在Excel中压缩文件大小并保存，您可以按照以下步骤操作：
  • 点击“文件”选项卡，然后选择“另存为”选项。
  • 在弹出的对话框中，选择保存文件的位置和文件名。
  • 在“保存类型”下拉菜单中，选择“Excel二进制工作簿 (.xlsb)”或“Excel 97-2003工作簿 (.xls)”。
  • 点击“保存”按钮，Excel将自动压缩文件并将其保存为较小的文件大小。
  • 注意：保存为二进制工作簿可能会导致某些功能的丢失，因此请确保在保存之前备份原始文件。