怎么把excel中内存变小

要减少Excel文件的内存占用，可以从以下几个方面入手：删除多余数据、优化表格结构、使用压缩格式、减少使用公式和图表、定期清理数据缓存。

删除多余数据是最直接的方法，尤其是那些隐藏的行和列。即使它们在视觉上不可见，它们依然占用内存。通过定期检查和清理，您可以显著减少文件大小。

一、删除多余数据

1.1 清理隐藏的行和列

Excel表格中隐藏的行和列虽然不可见，但依然占用内存。清理这些隐藏部分可以显著减少文件大小。

首先，按Ctrl + A选择整个表格，然后右键点击选择“取消隐藏”。如果存在大量隐藏行和列，这个操作将会释放大量内存。之后，审视表格内容，删除不必要的数据行和列。

1.2 删除空白单元格

空白单元格在表格中可能会被误认为占用了内存。特别是那些在数据区域之外的空白单元格。按Ctrl + End可以查看最后一个非空单元格的位置。如果这个位置远超实际数据范围，清理这些空白单元格将有助于减少文件大小。

1.3 删除多余工作表

有时Excel文件中可能包含多个不必要的工作表，这些工作表会增加文件大小。定期检查并删除那些不再需要的工作表，可以有效减少文件内存占用。

二、优化表格结构

2.1 合并单元格

在数据分析和处理过程中，我们可能会创建大量的单元格来存储不同的数据。合并单元格可以减少单元格的数量，从而减少文件的大小。特别是在数据重复的情况下，合并单元格后可以显著减少内存占用。

2.2 使用表格格式

Excel提供了一种称为“表格格式”的功能，可以帮助优化数据结构。表格格式不仅使数据更加清晰易读，还能自动调整行和列的大小，减少不必要的空白单元格，从而减少文件大小。

2.3 使用数据透视表

数据透视表是一种强大的工具，可以帮助您汇总和分析数据。与直接在单元格中存储大量数据相比，数据透视表通过引用原始数据，可以减少文件大小。并且，数据透视表的更新速度比传统的大量数据操作更快。

三、使用压缩格式

3.1 保存为压缩文件格式

Excel文件可以保存为多种格式，其中一些格式具有更好的压缩性能。例如，将文件保存为“.xlsx”而不是“.xls”可以显著减少文件大小。因为“.xlsx”格式本质上是一个压缩包，包含多个XML文件和其他资源。

3.2 使用外部压缩工具

除了Excel自身的压缩功能，您还可以使用外部压缩工具，如WinRAR、7-Zip等。这些工具可以进一步压缩Excel文件，特别是包含大量图表和图像的文件。

四、减少使用公式和图表

4.1 降低公式复杂性

复杂的公式和大量的计算会占用大量内存。通过简化公式或将公式转换为数值，可以减少内存占用。例如，使用Paste Special功能将公式转换为数值。这不仅能减少内存占用，还能提高文件的加载和处理速度。

4.2 限制图表数量

虽然图表是数据可视化的重要工具，但过多的图表会显著增加文件大小。通过限制图表的数量，或者使用更简单的图表类型，可以减少文件内存占用。此外，避免使用嵌入式图表，改为使用独立的图表工作表，也能减少文件大小。

五、定期清理数据缓存

5.1 清理数据缓存

Excel在操作过程中会生成大量的临时缓存数据，这些数据会占用内存。定期清理这些缓存数据可以帮助减少文件大小。您可以通过Excel选项中的“清理缓存”功能，或者使用VBA代码来自动清理缓存数据。

5.2 使用Excel内置工具

Excel提供了一些内置工具，可以帮助您优化文件大小。例如，“压缩图片”功能可以显著减少包含大量图片的文件大小；“删除未使用的格式”功能可以清理不必要的格式，从而减少文件大小。

六、优化图片和对象

6.1 压缩图片

如果Excel文件中包含大量图片，压缩这些图片可以显著减少文件大小。Excel提供了内置的图片压缩功能，您可以在图片工具栏中找到该选项。选择“压缩图片”后，您可以选择不同的压缩级别，以平衡图片质量和文件大小。

6.2 删除不必要的对象

除了图片，Excel文件中可能还包含其他类型的对象，如形状、文本框、SmartArt等。这些对象会增加文件大小。如果不再需要这些对象，删除它们可以显著减少文件内存占用。

七、使用外部数据源

7.1 使用外部数据源

将大量数据存储在Excel文件中会增加文件大小。通过使用外部数据源，如SQL数据库、Access数据库等，可以减少Excel文件的大小。Excel提供了多种连接外部数据源的方式，如ODBC、OLE DB等。

7.2 使用Power Query

Power Query是Excel中的一项强大功能，可以帮助您从外部数据源导入和处理数据。通过Power Query，您可以将数据存储在外部源，而不是Excel文件中，从而减少文件大小。此外，Power Query还提供了多种数据转换和清理功能，可以帮助您优化数据结构。

八、优化宏和VBA代码

8.1 优化宏和VBA代码

如果Excel文件中包含大量的宏和VBA代码，这些代码会增加文件大小。通过优化代码、删除不必要的模块和过程，可以减少文件大小。特别是那些不再使用的宏和代码模块，删除它们可以显著减少内存占用。

8.2 使用模块化编程

模块化编程是指将代码分解为多个独立的模块，每个模块完成特定的任务。通过这种方式，可以减少代码的冗余和重复，从而减少文件大小。此外，模块化编程还可以提高代码的可维护性和可读性。

九、定期备份和归档

9.1 定期备份

定期备份是防止数据丢失的重要措施。通过定期备份，您可以在数据损坏或丢失时恢复文件。此外，备份文件可以帮助您比较不同版本的文件，找到并删除不必要的数据，从而减少文件大小。

9.2 归档历史数据

随着时间的推移，Excel文件中可能会包含大量的历史数据。这些数据虽然不再需要频繁访问，但仍然占用内存。通过将历史数据归档到其他文件或数据库中，可以减少Excel文件的大小。归档后，您可以通过连接外部数据源的方式，在需要时访问这些数据。

十、使用专业工具

10.1 使用专业压缩工具

除了Excel自身的功能外，还有一些专业工具可以帮助您优化和压缩Excel文件。例如，Kutools for Excel是一款功能强大的Excel插件，提供了多种优化和压缩功能。通过使用这些工具，您可以更高效地减少文件大小。

10.2 使用在线服务

有一些在线服务可以帮助您优化和压缩Excel文件。例如，Smallpdf、iLovePDF等在线工具提供了Excel文件压缩功能。通过上传文件到这些服务，您可以自动进行压缩和优化，从而减少文件大小。

十一、使用适当的数据格式

11.1 使用适当的数据格式

选择适当的数据格式可以显著减少文件大小。例如，将日期和时间存储为数字格式，而不是文本格式，可以减少内存占用。此外，避免使用过多的自定义格式，因为这些格式会增加文件大小。

11.2 避免使用合并单元格

虽然合并单元格可以使表格更加美观，但它们会增加文件大小，并且在数据处理和分析时可能会带来不便。尽量避免使用合并单元格，特别是在大数据量的情况下，可以减少文件大小。

十二、定期检查和优化

12.1 定期检查文件大小

定期检查文件大小，可以帮助您及时发现和解决内存占用问题。通过Excel的“属性”功能，您可以查看文件的详细信息，包括文件大小、创建和修改日期等。定期检查这些信息，有助于您及时发现异常并采取措施。

12.2 定期优化文件

定期优化文件是保持文件高效和减少内存占用的关键。通过定期清理不必要的数据、优化表格结构、压缩文件等措施，您可以保持文件的高效性和可用性。此外，定期优化还可以提高文件的加载和处理速度，提升工作效率。

十三、总结

通过本文的介绍，我们详细探讨了如何减少Excel文件的内存占用。主要的方法包括删除多余数据、优化表格结构、使用压缩格式、减少使用公式和图表、定期清理数据缓存、优化图片和对象、使用外部数据源、优化宏和VBA代码、定期备份和归档、使用专业工具、使用适当的数据格式、以及定期检查和优化。这些方法相互配合，可以显著减少Excel文件的大小，提高文件的加载和处理速度，从而提升工作效率。希望本文对您在实际工作中有所帮助。