excel表格怎么数据保存小一点

EXCEL表格怎么数据保存小一点：压缩图像、减少公式、使用适当的数据格式、删除空白单元格、使用外部链接、分离数据表、使用二进制文件格式。其中，压缩图像是一个非常有效的方法，可以大大减少文件大小。

图像文件通常占用大量的空间，尤其是在Excel中插入了高分辨率的图片时。通过压缩图像，可以显著减少文件的大小。具体方法是，选择需要压缩的图片，进入“图片工具”选项卡，选择“压缩图片”功能，然后选择适当的分辨率。这不仅可以减少文件的大小，还能保持图像的可接受质量。

一、压缩图像

压缩图像是减少Excel文件大小的最直接方法之一。图像文件通常占用大量的空间，尤其是在插入了高分辨率的图片时。通过压缩图像，可以显著减少文件的大小。

压缩图像的方法

选择需要压缩的图片。
进入“图片工具”选项卡，选择“压缩图片”功能。
选择适当的分辨率，如“Web（150 ppi）”或“电子邮件（96 ppi）”，然后点击“确定”。

通过这种方法，图像的分辨率会降低，但质量仍然可以保持在可接受的范围内，从而减少文件的大小。

压缩图像的好处

压缩图像不仅可以减少文件的大小，还能提高Excel文件的加载速度和操作流畅度。这对于需要频繁操作和共享的文件尤为重要。

二、减少公式

公式是Excel文件的核心功能之一，但复杂的公式也会占用大量的内存和计算资源，从而增加文件的大小。通过减少或优化公式，可以有效地控制文件的大小。

替换复杂公式

复杂的公式可以替换为简单的公式或通过分步计算来简化。例如，将嵌套的IF函数替换为VLOOKUP或INDEX-MATCH函数，这样可以减少计算的复杂性和内存占用。

使用数组公式

数组公式可以一次性计算多个值，从而减少公式的数量。例如，SUMPRODUCT函数可以替代多个SUM和IF函数的组合，从而简化公式结构。

三、使用适当的数据格式

数据格式对文件大小有直接影响。选择适当的数据格式可以显著减少文件的大小。例如，将日期和时间格式设置为短日期或时间格式，而不是完整的日期时间格式。

压缩文本格式

如果文件中包含大量的文本数据，可以使用压缩文本格式，如“文本（压缩）”或“文本（简化）”。这不仅可以减少文件的大小，还能提高加载和保存速度。

使用数字格式

数字格式通常比文本格式占用更少的空间。例如，将货币格式设置为普通数字格式，可以减少文件的大小。此外，使用科学记数法表示大数值也可以减少文件的大小。

四、删除空白单元格

空白单元格虽然看似不占用空间，但实际上它们会增加文件的大小，特别是当文件包含大量的空白单元格时。通过删除空白单元格，可以有效地减少文件的大小。

删除空白行和列

空白行和列会占用额外的内存和存储空间。通过删除这些空白行和列，可以显著减少文件的大小。具体方法是，选择空白行或列，右键点击选择“删除”。

清理空白单元格

有时候，单元格看似空白，但实际上可能包含空格或其他不可见字符。通过使用“查找和替换”功能，可以清理这些空白单元格，从而减少文件的大小。

五、使用外部链接

外部链接可以将数据存储在外部文件中，从而减少主文件的大小。通过这种方法，可以将大型数据集分离到多个文件中，减少主文件的大小。

创建外部链接

创建外部链接的方法是，将数据存储在外部文件中，然后在主文件中引用这些数据。具体方法是，选择需要引用的数据单元格，右键点击选择“复制”，然后在主文件中选择“粘贴链接”。

管理外部链接

外部链接需要定期管理和更新，以确保数据的准确性和一致性。可以使用“数据”选项卡中的“编辑链接”功能来管理和更新外部链接。

六、分离数据表

将大型数据表分离到多个文件中，可以显著减少主文件的大小。这种方法尤其适用于包含大量数据的文件，如财务报表、销售数据等。

创建分离文件

将大型数据表分离到多个文件中，每个文件存储一部分数据。例如，将年度销售数据分离到多个文件中，每个文件存储一个季度的数据。

引用分离文件数据

在主文件中引用分离文件的数据，可以使用外部链接或数据导入功能。这样可以保持数据的一致性，同时减少主文件的大小。

七、使用二进制文件格式

Excel文件可以保存为不同的文件格式，其中二进制文件格式（.xlsb）通常比默认的Excel文件格式（.xlsx）占用更少的空间。通过使用二进制文件格式，可以显著减少文件的大小。

保存为二进制文件

保存为二进制文件的方法是，在“文件”选项卡中选择“另存为”，然后选择“Excel二进制工作簿（.xlsb）”格式。这样可以减少文件的大小，同时保持数据的完整性和功能。

二进制文件的优势

二进制文件格式不仅可以减少文件的大小，还能提高文件的加载速度和操作流畅度。此外，二进制文件格式支持所有Excel功能和数据类型，因此不会影响文件的使用。

八、使用数据压缩工具

除了上述方法，还可以使用专业的数据压缩工具来进一步减少Excel文件的大小。这些工具可以自动压缩文件中的图像、删除空白单元格、优化公式等，从而显著减少文件的大小。

常用数据压缩工具

常用的数据压缩工具包括WinRAR、7-Zip等。可以将Excel文件压缩为ZIP或RAR格式，从而减少文件的大小。

使用数据压缩工具的注意事项

使用数据压缩工具时，需要注意压缩后的文件格式和兼容性。确保压缩后的文件可以正常打开和使用，并且数据和格式不会丢失。

九、优化数据模型

优化数据模型可以减少Excel文件的大小，特别是在使用Power Pivot或数据模型功能时。通过优化数据模型，可以减少内存占用和文件大小。

清理未使用的数据

清理未使用的数据和表可以减少数据模型的大小。例如，删除未使用的列和表，减少数据量。

优化数据关系

优化数据关系和索引可以提高数据模型的性能和减少文件的大小。可以使用“数据”选项卡中的“管理数据模型”功能来优化数据模型。

十、定期维护和清理

定期维护和清理Excel文件可以保持文件的大小和性能。通过定期检查和清理文件，可以减少不必要的数据和格式，从而减少文件的大小。

定期检查文件

定期检查文件中的数据、公式、图像等，删除不必要的部分。可以使用Excel的“审阅”功能来检查和清理文件。

清理历史版本

清理历史版本和备份文件可以减少文件的大小。可以使用Excel的“版本历史记录”功能来管理和清理历史版本。

十一、使用数据透视表

数据透视表是一种强大的数据分析工具，可以减少数据量和文件大小。通过使用数据透视表，可以汇总和分析数据，而无需存储大量的原始数据。

创建数据透视表

创建数据透视表的方法是，选择数据源，进入“插入”选项卡，选择“数据透视表”功能。可以根据需要选择不同的汇总方式和筛选条件。

优化数据透视表

优化数据透视表可以提高性能和减少文件的大小。例如，使用适当的数据格式和筛选条件，减少不必要的数据展示。

十二、使用宏和VBA

宏和VBA可以自动化数据处理和优化文件大小。通过编写宏和VBA代码，可以自动执行数据压缩、删除空白单元格、优化公式等操作，从而减少文件的大小。

编写宏和VBA代码

编写宏和VBA代码的方法是，进入“开发工具”选项卡，选择“录制宏”或“编辑VBA代码”。可以根据需要编写不同的代码来实现数据压缩和优化。

管理宏和VBA代码

管理宏和VBA代码可以提高文件的性能和减少文件的大小。可以使用“开发工具”选项卡中的“宏管理器”功能来管理和优化宏和VBA代码。

十三、使用云存储和协作工具

云存储和协作工具可以减少本地文件的大小，并提高文件的共享和协作效率。通过将Excel文件存储在云端，可以减少本地存储的压力和文件的大小。

常用云存储和协作工具

常用的云存储和协作工具包括OneDrive、Google Drive、Dropbox等。可以将Excel文件上传到云端，并与团队成员共享和协作。

优化云存储和协作

优化云存储和协作可以提高文件的性能和减少文件的大小。例如，使用实时协作功能，减少文件的版本和备份数量。

十四、使用数据压缩算法

数据压缩算法可以减少Excel文件的大小，特别是在处理大量数据时。通过使用数据压缩算法，可以减少数据的存储空间和文件的大小。

常用数据压缩算法

常用的数据压缩算法包括gzip、bzip2等。可以使用这些算法来压缩Excel文件中的数据，从而减少文件的大小。

使用数据压缩算法的注意事项

使用数据压缩算法时，需要注意压缩后的文件格式和兼容性。确保压缩后的文件可以正常打开和使用，并且数据和格式不会丢失。

十五、总结

通过上述方法，可以有效地减少Excel文件的大小，提高文件的性能和操作流畅度。具体方法包括：压缩图像、减少公式、使用适当的数据格式、删除空白单元格、使用外部链接、分离数据表、使用二进制文件格式、使用数据压缩工具、优化数据模型、定期维护和清理、使用数据透视表、使用宏和VBA、使用云存储和协作工具、使用数据压缩算法。每种方法都有其独特的优势和适用场景，可以根据具体需求选择合适的方法来优化Excel文件的大小。