怎么将excel表的文件变小

将Excel表的文件变小的主要方法是：删除不必要的数据和格式、压缩图片、使用适当的文件格式、移除隐藏数据和修复损坏的Excel文件。 其中，删除不必要的数据和格式是最有效的方式之一。通过仔细检查和删除不再需要的行和列、去除多余的格式和条件格式，我们可以显著地减少Excel文件的大小。以下是详细的步骤和其他方法来确保您的Excel文件保持较小的尺寸。

一、删除不必要的数据和格式

删除不必要的数据和格式是减少Excel文件大小的最直接方法。数据和格式的冗余会导致文件变得臃肿，因此定期清理和优化是必要的。

1、删除不必要的行和列

在Excel中，一些空白的行和列也会占用存储空间。确保只保留实际需要的数据。

步骤： 选择不需要的行或列，右键点击并选择“删除”选项。

2、清除多余的格式

Excel表格中的格式，比如字体、颜色、边框等，也会增加文件大小。清除不必要的格式可以有效减少文件体积。

步骤： 选择整个工作表，点击“开始”选项卡中的“清除”按钮，然后选择“清除格式”。

3、移除不必要的条件格式

条件格式是Excel中一个强大的工具，但如果使用过多，会使文件变大。

步骤： 在“开始”选项卡中，点击“条件格式”，然后选择“管理规则”来查看和删除不需要的条件格式。

二、压缩图片

如果Excel文件中包含大量图片，那么压缩这些图片可以显著减少文件大小。

1、使用Excel内置的图片压缩功能

Excel提供了一个内置的图片压缩工具，可以在不显著降低图片质量的情况下减少文件大小。

步骤： 选择图片，点击“格式”选项卡中的“压缩图片”按钮，选择适当的分辨率并应用。

2、减少图片的分辨率

对于展示目的的图片，使用较低分辨率的图片可以显著减少文件大小。

步骤： 在图片编辑软件中调整图片的分辨率，然后重新插入到Excel中。

三、使用适当的文件格式

不同的文件格式会对文件大小产生影响。选择合适的文件格式，可以帮助你保持文件较小。

1、保存为二进制格式（.xlsb）

Excel的二进制格式（.xlsb）通常比默认的.xlsx格式文件小。

步骤： 点击“文件”选项卡，选择“另存为”，在文件类型中选择“Excel二进制工作簿 (*.xlsb)”。

2、保存为压缩格式（.zip）

将Excel文件压缩为.zip格式可以显著减少文件大小，尤其是当需要通过邮件发送时。

步骤： 在文件资源管理器中右键点击Excel文件，选择“发送到” > “压缩 (zipped) 文件夹”。

四、移除隐藏数据

Excel文件中可能包含一些隐藏的数据，例如隐藏的工作表、行和列，或者被删除的数据的痕迹，这些都可以增加文件大小。

1、删除隐藏的工作表

有时一些隐藏的工作表仍然占用存储空间。

步骤： 右键点击工作表标签，选择“取消隐藏”，然后删除不需要的工作表。

2、清除被删除数据的痕迹

即使删除了数据，它们的痕迹可能仍然存在于文件中。

步骤： 使用“查找和替换”功能查找并删除不需要的数据。

五、修复损坏的Excel文件

损坏的Excel文件可能会导致文件大小异常增大。修复这些文件可以帮助减少文件大小。

1、使用内置的修复工具

Excel提供了内置的修复工具，可以尝试修复损坏的文件。

步骤： 打开Excel，点击“文件”选项卡，选择“打开”，然后选择“修复”选项。

2、重建Excel文件

如果文件损坏严重，您可能需要手动重建Excel文件。

步骤： 复制并粘贴数据到新的Excel文件中，重新应用必要的格式和公式。

六、禁用自动计算

在Excel中，自动计算功能会在数据更改时自动重新计算所有公式，这可能会导致文件变大。

1、禁用自动计算

禁用自动计算可以在一定程度上减少文件大小，尤其是对于包含大量公式的文件。

步骤： 点击“文件”选项卡，选择“选项”，在“公式”选项卡中选择“手动”计算模式。

七、使用外部数据源

对于大型数据集，使用外部数据源而不是直接在Excel中存储数据，可以显著减少文件大小。

1、链接到外部数据源

将数据存储在外部数据库或文件中，并在Excel中创建链接。

步骤： 在“数据”选项卡中，选择“从其他来源”，然后选择合适的外部数据源类型。

八、优化数据结构

重新组织和优化数据结构可以帮助减少文件大小。

1、使用表格而不是区域

将数据转换为表格格式，可以更高效地管理数据，并减少文件大小。

步骤： 选择数据区域，点击“插入”选项卡中的“表格”按钮。

2、合并重复的数据

如果Excel文件中存在大量重复的数据，可以考虑合并这些数据。

步骤： 使用Excel的“删除重复项”功能，去除重复的数据。

通过以上方法，您可以有效地减少Excel文件的大小，确保文件更易于管理和分享。每种方法都有其特定的应用场景，建议根据实际情况选择合适的方法进行优化。