excel退出后怎么保持修订

在Excel中退出后保持修订：保存文件、启用“跟踪修订”功能、设置自动保存、使用SharePoint或OneDrive、定期备份。 启用“跟踪修订”功能是关键，因为它可以详细记录每次更改，并且即使关闭文件后，这些更改也会保留在文件中。

一、启用“跟踪修订”功能

启用“跟踪修订”功能是确保在Excel中退出后保留修订记录的最有效方法之一。

1. 启用跟踪修订

在Excel中，启用“跟踪修订”功能非常简单。首先，打开需要启用修订跟踪的Excel文件。然后，点击“审阅”选项卡。在这个选项卡中，可以找到“跟踪修订”按钮。点击这个按钮，系统将开始记录所有对文件所做的修改。

为什么要启用跟踪修订？ 启用“跟踪修订”功能后，Excel会自动记录每个用户所做的修改，包括添加的内容、删除的内容和格式更改等。这样，即使文件被关闭和重新打开，所有的修订记录都会保留下来，并且可以随时查看和恢复到之前的版本。

2. 自定义修订设置

Excel允许用户自定义修订设置，以便更好地满足个性化需求。点击“跟踪修订”按钮旁边的下拉箭头，可以找到“修订选项”设置。在这里，可以选择不同类型的修订内容，包括插入、删除、格式更改等。同时，还可以选择是否显示修订标记和批注，以便更清晰地查看每个修改。

自定义修订设置的好处：通过自定义修订设置，用户可以更好地控制修订记录的显示方式。例如，可以选择只显示特定类型的修改，或隐藏不必要的修订标记，以便更专注于重要的修改内容。

二、保存文件

确保在退出Excel之前保存文件是保持修订记录的基本步骤。

1. 手动保存文件

在完成对Excel文件的修改后，记得手动保存文件。可以通过点击“文件”选项卡，然后选择“保存”或“另存为”选项，将文件保存到指定位置。定期手动保存文件不仅可以确保修订记录的保留，还可以防止由于意外关闭或系统崩溃导致的数据丢失。

手动保存的重要性：手动保存文件是确保修订记录保留的最基本方法。即使启用了自动保存功能，手动保存仍然是一个重要的补充措施，特别是在完成重要修改后。

2. 使用快捷键保存

为了提高工作效率，可以使用快捷键来保存文件。在Windows操作系统中，可以按下“Ctrl + S”键组合来快速保存文件。在Mac操作系统中，可以按下“Command + S”键组合。这些快捷键可以帮助用户快速保存文件，确保修订记录不会丢失。

快捷键保存的优势：使用快捷键保存文件可以大大提高工作效率，特别是在进行频繁修改时。通过养成使用快捷键保存的习惯，可以确保修订记录及时保留，减少意外数据丢失的风险。

三、设置自动保存

自动保存功能可以帮助用户在忘记手动保存时，自动保留修订记录。

1. 启用自动保存

在Excel中，可以启用自动保存功能，以确保文件在一定时间间隔内自动保存。点击“文件”选项卡，然后选择“选项”。在弹出的“Excel选项”对话框中，选择“保存”选项卡。在这里，可以找到“自动恢复信息保存间隔”选项。勾选该选项，并设置自动保存的时间间隔（例如每5分钟）。

启用自动保存的好处：启用自动保存功能可以确保即使用户忘记手动保存，文件也会在设定的时间间隔内自动保存。这有助于保留修订记录，防止因意外关闭或系统崩溃导致的数据丢失。

2. 使用OneDrive自动保存

如果将Excel文件存储在OneDrive中，可以启用OneDrive的自动保存功能。当文件存储在OneDrive中时，Excel会自动将修改保存到云端，确保修订记录在退出后也能保留。

OneDrive自动保存的优势：将文件存储在OneDrive中并启用自动保存功能，可以确保文件的每次修改都会自动同步到云端。这不仅可以保留修订记录，还可以方便地在不同设备上访问和编辑文件。

四、使用SharePoint或OneDrive

使用SharePoint或OneDrive可以更好地管理和保留Excel文件的修订记录。

1. 使用SharePoint

SharePoint是一个企业级的文档管理和协作平台，可以帮助用户更好地管理Excel文件。将Excel文件上传到SharePoint文档库后，可以启用版本控制功能。这样，每次对文件的修改都会自动生成一个新版本，保留所有修订记录。

使用SharePoint的好处：通过使用SharePoint，可以更好地管理Excel文件，并保留所有修订记录。版本控制功能可以帮助用户轻松查看和恢复到之前的版本，确保数据的完整性和安全性。

2. 使用OneDrive

OneDrive是微软提供的云存储服务，可以帮助用户在云端存储和管理Excel文件。将文件上传到OneDrive后，可以启用自动保存功能，确保文件的每次修改都会自动保存到云端，并保留修订记录。

OneDrive的优势：使用OneDrive可以方便地在不同设备上访问和编辑Excel文件，并确保修订记录的保留。自动保存功能可以防止因意外关闭或系统崩溃导致的数据丢失，确保文件的安全性和完整性。

五、定期备份

定期备份是确保修订记录保留的重要措施之一。

1. 手动备份文件

可以定期手动备份Excel文件，将其保存到外部存储设备或云存储中。这样，即使文件发生意外丢失或损坏，仍然可以通过备份文件恢复数据。

手动备份的重要性：手动备份可以确保在出现意外情况时，仍然可以恢复修订记录和数据。定期手动备份文件可以大大降低数据丢失的风险，确保文件的安全性。

2. 使用自动备份工具

可以使用自动备份工具来定期备份Excel文件。例如，Windows系统自带的“文件历史记录”功能可以自动备份文件到外部存储设备。也可以使用第三方备份软件，如Acronis True Image、EaseUS Todo Backup等，来自动备份文件。

自动备份工具的优势：使用自动备份工具可以确保文件定期备份，不需要手动干预。这样可以更好地保留修订记录，防止数据丢失。自动备份工具可以根据设定的时间间隔和备份策略，自动将文件备份到指定位置，确保文件的安全性和完整性。

六、利用Excel的版本历史功能

Excel的版本历史功能可以帮助用户查看和恢复之前的版本，确保修订记录的保留。

1. 查看版本历史

在Excel中，可以通过版本历史功能查看文件的所有修订记录。点击“文件”选项卡，然后选择“信息”。在“信息”页面，可以找到“版本历史”按钮。点击该按钮，可以查看文件的所有版本历史记录。

查看版本历史的好处：通过查看版本历史，可以轻松找到并恢复到之前的版本，确保修订记录的保留。版本历史功能可以帮助用户跟踪文件的所有修改，确保数据的完整性和安全性。

2. 恢复到之前的版本

在查看版本历史时，可以选择任意一个之前的版本，并将其恢复为当前版本。这样可以确保在出现错误修改或数据丢失时，能够迅速恢复到之前的版本，保留修订记录。

恢复版本的优势：通过恢复到之前的版本，可以迅速解决因错误修改或数据丢失导致的问题。版本历史功能可以帮助用户轻松查看和恢复文件的所有修订记录，确保数据的安全性和完整性。

七、使用Excel的保护功能

Excel的保护功能可以帮助用户防止未经授权的修改，确保修订记录的保留。

1. 保护工作表

在Excel中，可以通过保护工作表来防止未经授权的修改。点击“审阅”选项卡，然后选择“保护工作表”按钮。在弹出的对话框中，可以设置密码，并选择需要保护的内容（例如锁定单元格、隐藏公式等）。

保护工作表的重要性：通过保护工作表，可以防止未经授权的修改，确保修订记录的保留。设置密码保护可以确保只有授权用户才能对工作表进行修改，确保数据的安全性和完整性。

2. 保护工作簿

除了保护工作表外，还可以通过保护工作簿来防止未经授权的修改。点击“审阅”选项卡，然后选择“保护工作簿”按钮。在弹出的对话框中，可以设置密码，并选择需要保护的内容（例如结构、窗口等）。

保护工作簿的好处：通过保护工作簿，可以防止未经授权的修改，确保修订记录的保留。设置密码保护可以确保只有授权用户才能对工作簿进行修改，确保数据的安全性和完整性。

八、使用第三方修订管理工具

除了Excel自身的功能外，还可以使用第三方修订管理工具来更好地管理和保留修订记录。

1. Git

Git是一种分布式版本控制系统，可以帮助用户管理Excel文件的修订记录。通过将Excel文件存储在Git仓库中，可以记录每次修改，并生成版本历史。用户可以通过Git命令查看和恢复之前的版本，确保修订记录的保留。

使用Git的优势：Git可以帮助用户更好地管理Excel文件的修订记录，确保数据的安全性和完整性。通过使用Git命令，可以轻松查看和恢复之前的版本，确保修订记录的保留。

2. 其他修订管理工具

除了Git外，还有其他修订管理工具可以帮助用户管理Excel文件的修订记录。例如，SVN、Mercurial等版本控制系统也可以用于管理Excel文件的修订记录，确保数据的安全性和完整性。

使用修订管理工具的好处：通过使用修订管理工具，可以更好地管理Excel文件的修订记录，确保数据的安全性和完整性。这些工具可以记录每次修改，并生成版本历史，帮助用户轻松查看和恢复之前的版本。