excel怎么设置打印小计

在Excel中设置打印小计的方法包括使用数据透视表、使用分类汇总功能、调整打印区域、在页面布局中设置适当的打印选项。其中，使用数据透视表是最为推荐的方法，因为它不仅能自动计算小计，还能提供灵活的筛选和排序功能。

一、使用数据透视表

数据透视表是Excel中非常强大的工具，能够轻松地对数据进行汇总、分析和报告。以下是如何使用数据透视表来设置打印小计的详细步骤：

创建数据透视表

1. 选择数据源：首先，确保你的数据源已经被选中。包括列标题和数据内容。
2. 插入数据透视表：点击“插入”选项卡，然后选择“数据透视表”。
3. 设置数据范围：在弹出的对话框中，确认数据范围并选择将数据透视表放置在新工作表或现有工作表上。
4. 布局数据透视表：在数据透视表字段列表中，将需要汇总的字段拖动到“行标签”和“值”区域。

设置小计

1. 自动小计：Excel默认会自动对行标签进行小计。如果需要自定义，可以右键单击行标签，然后选择“字段设置”。
2. 调整小计选项：在字段设置中，可以选择是否显示小计、选择小计方式（如求和、计数、平均值等）。

打印设置

1. 调整打印区域：在数据透视表完成后，选择需要打印的区域，点击“页面布局”选项卡，然后选择“打印区域” -> “设置打印区域”。
2. 页面设置：点击“文件” -> “打印”，在打印预览中进行页面设置，包括纸张大小、方向、页边距等。
3. 打印预览：确认打印预览中显示的小计和总计是否正确，调整页面布局和缩放比例以确保所有内容都能在一页或多页中完整显示。

二、使用分类汇总功能

分类汇总功能适用于没有使用数据透视表的数据源，可以在数据中插入小计和总计。

准备数据

1. 排序数据：确保数据按需要汇总的字段进行排序。点击“数据”选项卡，然后选择“排序”。
2. 选择数据范围：选中需要汇总的数据范围，包括列标题。

插入分类汇总

1. 打开分类汇总对话框：点击“数据”选项卡，然后选择“分类汇总”。
2. 设置分类汇总选项：在分类汇总对话框中，选择汇总的字段、汇总方式（如求和、计数、平均值等），然后选择需要汇总的列。
3. 插入小计：点击“确定”，Excel会在每个分类末尾插入小计，并在数据末尾插入总计。

打印设置

1. 调整打印区域：选择需要打印的区域，点击“页面布局”选项卡，然后选择“打印区域” -> “设置打印区域”。
2. 页面设置：点击“文件” -> “打印”，在打印预览中进行页面设置，包括纸张大小、方向、页边距等。
3. 打印预览：确认打印预览中显示的小计和总计是否正确，调整页面布局和缩放比例以确保所有内容都能在一页或多页中完整显示。

三、调整打印区域

在Excel中，打印区域的设置也非常重要。以下是如何调整打印区域以确保小计和总计正确打印的步骤：

选择打印区域

1. 选择数据范围：选中需要打印的数据范围，包括小计和总计。
2. 设置打印区域：点击“页面布局”选项卡，然后选择“打印区域” -> “设置打印区域”。

页面设置

1. 纸张大小和方向：点击“页面布局”选项卡，然后选择“纸张大小”和“方向”（横向或纵向）。
2. 调整页边距：点击“页面设置”对话框启动器，然后选择“页边距”选项卡，调整上、下、左、右的页边距。

打印预览

1. 打印预览：点击“文件” -> “打印”，查看打印预览。
2. 调整缩放比例：如果数据太多导致无法在一页中显示，可以调整缩放比例。点击“没有缩放”下拉菜单，然后选择“调整为一页宽”或“调整为一页高”。

四、在页面布局中设置适当的打印选项

为了确保打印效果最佳，页面布局中的一些打印选项需要进行调整。

页眉和页脚

1. 添加页眉和页脚：点击“插入”选项卡，然后选择“页眉和页脚”。你可以在页眉和页脚中添加页码、日期、时间等信息。
2. 自定义页眉和页脚：点击“设计”选项卡，然后选择“页眉和页脚元素”来添加自定义内容。

打印网格线和标题行

1. 打印网格线：点击“页面布局”选项卡，然后勾选“打印”下的“网格线”选项，以确保打印出的表格有网格线。
2. 打印标题行：点击“页面布局”选项卡，然后选择“打印标题”。在“工作表”选项卡中，选择要重复的行或列标题。

打印选项

1. 打印选项：点击“文件” -> “打印”，在打印对话框中，选择适当的打印机和打印范围。
2. 确认设置：在打印预览中，确认所有设置是否正确，然后点击“打印”按钮。

通过以上方法，你可以在Excel中轻松设置打印小计，并确保打印结果符合预期。无论是使用数据透视表、分类汇总功能，还是调整打印区域和页面布局，每一步都需要仔细检查和调整，以确保最终的打印效果。

相关问答FAQs：

1. 如何在Excel中设置打印小计？
在Excel中设置打印小计的步骤如下：

1. 打开Excel文档并选择要打印的数据范围。
2. 在“数据”选项卡中，点击“分级显示”按钮，然后选择“小计”。
3. 在弹出的对话框中，选择要按照哪一列进行小计，并选择要进行小计的函数。
4. 点击“确定”按钮，Excel会自动在数据中插入小计行。
5. 在“页面布局”选项卡中，点击“打印预览”按钮，查看小计是否显示正确。
6. 调整打印设置，如页边距、纸张方向等。
7. 点击“打印”按钮，即可打印出带有小计的数据。

2. 我如何在Excel中打印带有小计的数据？
在Excel中打印带有小计的数据很简单，只需按照以下步骤操作：

1. 在Excel中选择要打印的数据范围。
2. 在“数据”选项卡中，点击“分级显示”按钮，然后选择“小计”。
3. Excel会自动在数据中插入小计行。
4. 在“页面布局”选项卡中，点击“打印预览”按钮，查看小计是否显示正确。
5. 调整打印设置，如页边距、纸张方向等。
6. 点击“打印”按钮，即可打印出带有小计的数据。

3. 如何在Excel中调整打印设置，以便正确显示小计？
在Excel中调整打印设置以正确显示小计的步骤如下：

1. 在Excel中选择要打印的数据范围。
2. 在“数据”选项卡中，点击“分级显示”按钮，然后选择“小计”。
3. Excel会自动在数据中插入小计行。
4. 在“页面布局”选项卡中，点击“打印预览”按钮，查看小计是否显示正确。
5. 如果小计不正确显示，点击“页面布局”选项卡中的“页面设置”按钮。
6. 在“页面设置”对话框中，调整打印设置，如页边距、纸张方向等。
7. 点击“确定”按钮，再次点击“打印预览”按钮查看小计是否显示正确。
8. 调整设置直到小计正确显示。
9. 点击“打印”按钮，即可打印出带有小计的数据。