出库送货单用excel怎么做

出库送货单用Excel制作的核心步骤包括：设计数据表格、添加公式和自动化功能、使用数据验证和下拉菜单、设置打印格式。 下面将详细描述其中一个步骤——设计数据表格。

设计数据表格是制作出库送货单的基础步骤。首先，要确定出库送货单需要包含的基本信息，例如：送货单号、客户名称、送货日期、商品名称、数量、单价、总金额等。通过合理布局这些信息，可以使出库送货单直观明了，易于填写和查阅。接下来，可以考虑添加一些辅助列，如商品编号、仓库位置等，以便于后续的数据管理和分析。

一、设计数据表格

设计数据表格是制作出库送货单的基础步骤。通过合理布局信息，可以使出库送货单直观明了，易于填写和查阅。

1. 确定基本信息

在制作出库送货单前，首先要确定需要包含的基本信息。一般来说，出库送货单应包括以下内容：

• 送货单号：唯一标识每一张送货单。
• 客户名称：接收商品的客户名称。
• 送货日期：实际送货的日期。
• 商品名称：送货的商品名称。
• 数量：送货的商品数量。
• 单价：商品的单价。
• 总金额：商品的总金额（数量*单价）。

除此之外，还可以根据企业的具体需求，添加一些辅助信息，如商品编号、仓库位置、操作员等。

2. 创建表格

在Excel中创建一个新的工作表，并为每一个信息项分配一个单独的列。可以按照以下步骤进行：

1. 打开Excel，创建一个新的工作表。
2. 在第一行输入表头信息，如：送货单号、客户名称、送货日期、商品名称、数量、单价、总金额。
3. 在表头下方输入示例数据，以确保表格设计合理。

3. 格式设置

为了让表格更加美观和易读，可以对表格进行适当的格式设置。例如：

• 调整列宽：确保每一列的数据都能完整显示。
• 设置字体：选择合适的字体和字号，使表格内容清晰可见。
• 添加边框：为表格添加边框，增强视觉效果。
• 使用颜色：可以使用不同的颜色区分不同的信息，如表头使用深色背景，数据区域使用浅色背景。

二、添加公式和自动化功能

为了提高出库送货单的效率，可以在表格中添加一些公式和自动化功能。

1. 计算总金额

在出库送货单中，计算总金额是一个常见的需求。可以使用Excel的公式功能自动计算总金额：

1. 在总金额列输入公式：=数量*单价。
2. 将公式向下拖动，应用到所有行。

2. 自动生成送货单号

可以使用Excel的自动填充功能，生成连续的送货单号。例如，假设送货单号的格式为“D0001”、“D0002”等，可以按照以下步骤进行：

1. 在第一行输入第一个送货单号，如“D0001”。
2. 选中第一个送货单号的单元格，将鼠标移到右下角，出现黑色十字时拖动向下，即可自动生成连续的送货单号。

三、使用数据验证和下拉菜单

为了减少输入错误，提高数据的准确性，可以在出库送货单中使用数据验证和下拉菜单。

1. 客户名称下拉菜单

假设公司有固定的客户名单，可以使用数据验证功能创建客户名称的下拉菜单：

1. 在Excel中创建一个新的工作表，输入所有客户名称。
2. 选中客户名称列，右键选择“定义名称”，将其命名为“客户名单”。
3. 回到出库送货单工作表，选中客户名称列，点击“数据”选项卡，选择“数据验证”。
4. 在数据验证窗口中，选择“允许”下拉菜单，选择“列表”，在来源框中输入“=客户名单”，点击确定。

这样，在填写客户名称时，即可从下拉菜单中选择，避免输入错误。

2. 商品名称下拉菜单

同样，可以为商品名称创建下拉菜单：

1. 在新的工作表中，输入所有商品名称。
2. 选中商品名称列，右键选择“定义名称”，将其命名为“商品名单”。
3. 回到出库送货单工作表，选中商品名称列，点击“数据”选项卡，选择“数据验证”。
4. 在数据验证窗口中，选择“允许”下拉菜单，选择“列表”，在来源框中输入“=商品名单”，点击确定。

四、设置打印格式

为了确保打印出的出库送货单美观整洁，可以对表格进行打印格式设置。

1. 页面布局

在Excel中，可以通过页面布局选项卡，设置页面的大小、方向、页边距等。例如：

• 纸张大小：选择合适的纸张大小，如A4。
• 页面方向：选择纵向或横向，具体取决于表格的宽度。
• 页边距：适当调整页边距，确保打印出的表格内容不被裁剪。

2. 添加页眉和页脚

可以在出库送货单中添加页眉和页脚，显示公司名称、联系方式等信息：

1. 在页面布局选项卡中，点击“页眉和页脚”。
2. 在页眉区域，输入公司名称、送货单标题等信息。
3. 在页脚区域，输入联系方式、页码等信息。

3. 打印预览

在打印之前，可以通过打印预览，检查表格的布局和内容是否正确：

1. 在文件选项卡中，选择“打印”。
2. 在打印预览窗口中，检查表格的布局和内容。
3. 如果有需要，可以返回表格进行调整，直到满意为止。

五、保存和共享

制作好出库送货单后，可以将其保存为模板，以便于今后使用。同时，可以通过电子邮件、共享文件夹等方式，与其他同事共享出库送货单。

1. 保存为模板

为了方便今后使用，可以将制作好的出库送货单保存为模板：

1. 在文件选项卡中，选择“另存为”。
2. 在保存类型下拉菜单中，选择“Excel 模板（*.xltx）”。
3. 输入文件名，选择保存位置，点击保存。

2. 共享出库送货单

可以通过电子邮件、共享文件夹等方式，与其他同事共享出库送货单：

1. 通过电子邮件发送：在电子邮件中附加出库送货单文件，发送给相关同事。
2. 通过共享文件夹：将出库送货单文件保存到共享文件夹，供其他同事访问和使用。

总之，通过合理设计数据表格、添加公式和自动化功能、使用数据验证和下拉菜单、设置打印格式，可以在Excel中制作出美观实用的出库送货单，提高工作效率，减少输入错误。希望这篇文章能对您有所帮助，如果有任何疑问或建议，请随时与我们联系。

相关问答FAQs：

1. 如何在Excel中创建出库送货单？

• 打开Excel，并创建一个新的工作簿。
• 在第一个工作表中，设置列标题，例如“产品名称”，“数量”，“收货地址”等。
• 在每一列下面逐行填写相关的产品信息、数量和收货地址。
• 如果需要，可以使用Excel的格式化功能对数据进行美化，例如设置字体、颜色和边框。
• 在第二个工作表中，可以创建一个汇总表格，用于统计各个产品的数量和总量。
• 最后，保存工作簿并打印出库送货单，或者将其导出为PDF格式发送给相关人员。

2. Excel中如何计算出库送货单的总数量？

• 在Excel中，可以使用SUM函数来计算出库送货单的总数量。
• 首先，在一个空白单元格中输入“总数量”或其他适当的标题。
• 然后，在下一个单元格中，使用SUM函数计算所有数量的总和。例如，如果数量位于B2到B10单元格中，可以输入“=SUM(B2:B10)”来计算总数量。
• 按下回车键后，Excel将自动计算出总数量并显示在该单元格中。

3. 如何在Excel中自动编号出库送货单？

• 在Excel中，可以使用自动填充功能来快速生成连续的编号。
• 首先，在第一行的第一个单元格中输入第一个编号，例如“1”。
• 将鼠标悬停在该单元格的右下角，直到鼠标变为一个加号。
• 点击并拖动鼠标向下，直到生成所需的编号数量。
• 松开鼠标后，Excel将自动填充剩余的编号。
• 如果需要，可以调整编号的格式，例如添加前缀或后缀，或者改变编号的格式（如字体、颜色等）。