excel做好了怎么发邮件出去

在Excel中完成工作后，发送邮件的步骤包括：将文件保存为合适的格式、选择合适的邮件客户端、附加文件并撰写邮件、检查邮件内容并发送。 首先，保存文件是确保数据不会丢失的重要步骤，可以选择保存为Excel原生格式（.xlsx）或其他兼容格式（如.pdf）。接下来，选择一个邮件客户端（如Outlook、Gmail等），附加文件并撰写一封简洁明了的邮件，最后检查邮件内容确保无误后发送。

一、文件保存与格式选择

在将Excel文件通过邮件发送之前，首先需要确保文件已经被保存，并且保存的格式适合接收者的需求。

1.1 保存文件

在Excel中完成工作后，点击左上角的“文件”选项卡，然后选择“保存”或“另存为”。确保文件保存在合适的位置，并且命名清晰，以便于查找。

1.2 选择合适的文件格式

根据接收者的需求，选择合适的文件格式。常见的格式包括：

• .xlsx：Excel原生格式，适合需要编辑的文件。
• .xls：兼容旧版本Excel的格式。
• .pdf：适合只需要查看而不需要编辑的文件。
• .csv：适合数据处理和导入其他系统的文件。

二、选择邮件客户端

选择合适的邮件客户端发送邮件。常用的邮件客户端包括Outlook、Gmail、Yahoo Mail等。

2.1 Outlook

Outlook是微软的邮件客户端，特别适合与Excel和其他Office应用集成。

2.2 Gmail

Gmail是谷歌的邮件服务，具有高效的搜索功能和强大的反垃圾邮件机制。

2.3 其他邮件客户端

如Yahoo Mail、Apple Mail等，根据个人或企业的使用习惯选择。

三、附加文件并撰写邮件

在选择好邮件客户端后，下一步是附加文件并撰写邮件内容。

3.1 附加文件

在邮件客户端中，点击“新建邮件”或“撰写”按钮，进入邮件撰写界面。点击“附件”按钮，选择之前保存的Excel文件进行附加。

3.2 撰写邮件内容

撰写一封简洁明了的邮件，确保接收者能够快速理解邮件的目的。邮件内容通常包括以下部分：

• 邮件主题：简明扼要地说明邮件的内容，如“关于销售数据的Excel文件”。
• 邮件正文：介绍邮件的主要内容和附件，包括以下信息：
  • 问候语：如“您好”或“亲爱的[收件人姓名]”。
  • 文件说明：简要说明附件的内容和用途。
  • 后续安排：如需要接收者进行的操作或回复。
  • 结束语：如“谢谢”和“祝好”。

四、检查邮件内容并发送

在发送邮件之前，务必检查邮件内容和附件，确保无误。

4.1 检查邮件内容

仔细检查邮件主题、正文内容和附件，确保信息准确无误。特别注意以下几点：

• 附件是否正确：确保附件是正确的文件，并且已经被成功附加。
• 邮件内容是否清晰：确保邮件正文内容表达清晰，接收者能够理解邮件的目的和要求。
• 拼写和语法：检查拼写和语法错误，确保邮件专业。

4.2 发送邮件

检查完毕后，点击“发送”按钮，将邮件发送给接收者。

五、后续跟进

发送邮件后，可能需要进行后续跟进，确保接收者已经收到并处理邮件。

5.1 确认邮件送达

在发送邮件后，可以通过邮件客户端的“已发送”文件夹确认邮件是否成功发送。如果邮件未能送达，邮件客户端通常会发回失败通知。

5.2 跟进接收者

如果邮件中有需要接收者回复或操作的内容，可以在适当的时间进行跟进。例如，发送邮件后的一两天，可以通过邮件或电话确认接收者是否已经收到并处理邮件。

六、使用Excel集成的邮件功能

Excel提供了一些内置功能，可以直接从Excel中发送邮件。这些功能可以通过VBA（Visual Basic for Applications）宏实现。

6.1 创建邮件宏

在Excel中，可以通过编写VBA宏代码来实现自动发送邮件的功能。以下是一个简单的示例代码：

Sub SendEmail()

    Dim OutApp As Object
    Dim OutMail As Object
    Dim emailBody As String
    Set OutApp = CreateObject("Outlook.Application")
    Set OutMail = OutApp.CreateItem(0)
    emailBody = "您好," & vbCrLf & vbCrLf & _
                "请查收附件中的Excel文件。" & vbCrLf & vbCrLf & _
                "谢谢！"
    With OutMail
        .To = "recipient@example.com"
        .CC = ""
        .BCC = ""
        .Subject = "关于销售数据的Excel文件"
        .Body = emailBody
        .Attachments.Add ActiveWorkbook.FullName
        .Send
    End With
    Set OutMail = Nothing
    Set OutApp = Nothing
End Sub

6.2 运行宏

在Excel中按下Alt + F11打开VBA编辑器，插入一个新模块，并将上述代码粘贴进去。然后关闭VBA编辑器，在Excel中按下Alt + F8，选择刚才创建的宏并运行。

通过以上步骤，可以实现直接从Excel中发送邮件的功能，简化了邮件发送的流程。

七、邮件发送的最佳实践

为了确保邮件能够顺利发送并被接收者有效处理，以下是一些最佳实践：

7.1 保持邮件简洁

邮件内容应简洁明了，避免冗长的描述。接收者通常没有太多时间阅读冗长的邮件，因此，尽量在邮件中清晰地表达核心信息。

7.2 确保附件大小适中

邮件附件的大小应适中，避免过大的文件导致邮件发送失败或接收者无法下载。通常，附件的大小应控制在10MB以内。如果文件过大，可以考虑使用压缩工具将文件压缩，或者使用云存储服务（如Google Drive、OneDrive等）提供下载链接。

7.3 避免敏感信息泄露

在发送邮件时，确保附件和邮件内容不包含敏感信息。如果必须发送敏感信息，可以考虑使用加密工具对文件进行加密，或者使用安全邮件服务。

7.4 使用邮件模板

如果经常需要发送类似内容的邮件，可以创建邮件模板，以便快速撰写邮件内容，提高工作效率。大多数邮件客户端都支持邮件模板功能。

八、常见问题及解决方法

在发送邮件的过程中，可能会遇到一些常见问题，以下是一些解决方法：

8.1 邮件发送失败

如果邮件发送失败，首先检查网络连接是否正常，然后检查邮件客户端的设置是否正确。如果邮件附件过大，考虑将文件压缩或使用云存储服务。

8.2 接收者未收到邮件

如果接收者未收到邮件，首先确认邮件地址是否正确，然后检查邮件是否被误认为垃圾邮件。如果邮件被误认为垃圾邮件，建议接收者将发件人添加到白名单。

8.3 附件无法打开

如果接收者无法打开附件，首先确认附件格式是否正确，然后检查文件是否损坏。如果文件损坏，重新保存并发送文件。

九、总结

通过以上步骤，可以顺利地将完成的Excel文件发送出去。首先，需要确保文件已经被保存，并选择合适的文件格式。然后，选择合适的邮件客户端，附加文件并撰写简洁明了的邮件内容。发送邮件前，务必检查邮件内容和附件，确保无误。发送邮件后，可以进行后续跟进，确保接收者已经收到并处理邮件。此外，可以使用Excel内置的邮件功能，通过VBA宏实现自动发送邮件的功能。最后，遵循邮件发送的最佳实践，确保邮件能够顺利发送并被接收者有效处理。

通过以上方法，可以提高邮件发送的效率和准确性，确保信息能够及时传达给接收者。

相关问答FAQs：

1. 如何在Excel中将已完成的表格发送为邮件附件？

• 打开Excel文件并确保表格已完整填写。
• 点击"文件"，然后选择"共享"。
• 选择"电子邮件"，然后选择"作为附件发送"。
• 在弹出的新电子邮件窗口中，填写收件人、主题和正文。
• 点击"发送"，即可将Excel表格作为附件发送给收件人。

2. 如何在Excel中自动发送已完成的表格到指定邮箱？

• 打开Excel文件并确保表格已完整填写。
• 按下"Alt + F11"打开VBA编辑器。
• 在VBA编辑器中，选择"插入"，然后选择"模块"。
• 在新建的模块中，编写VBA代码以自动发送邮件。例如：

Sub SendEmail()
    Dim OutlookApp As Object
    Dim OutlookMail As Object
    Set OutlookApp = CreateObject("Outlook.Application")
    Set OutlookMail = OutlookApp.CreateItem(0)
    
    With OutlookMail
        .To = "recipient@example.com"
        .Subject = "请查收附件"
        .Body = "您好，请查收附件。"
        .Attachments.Add "C:路径文件名.xlsx"
        .Send
    End With
    
    Set OutlookMail = Nothing
    Set OutlookApp = Nothing
End Sub

• 将代码中的收件人邮箱、主题、正文和附件路径进行修改。
• 关闭VBA编辑器，然后按下"Alt + F8"打开宏对话框。
• 选择"SendEmail"宏，并点击"运行"，即可自动发送已完成的Excel表格到指定邮箱。

3. 如何在Excel中将已完成的表格发送到多个收件人？

• 打开Excel文件并确保表格已完整填写。
• 点击"文件"，然后选择"共享"。
• 选择"电子邮件"，然后选择"作为附件发送"。
• 在弹出的新电子邮件窗口中，填写主题和正文。
• 在收件人框中，输入第一个收件人的邮箱地址，然后按下分号 ";"。
• 输入下一个收件人的邮箱地址，以此类推。
• 点击"发送"，即可将Excel表格作为附件发送给多个收件人。